Deducción De Gastos De Viaje

Los gastos de viaje o viáticos se pueden definir de manera general como aquellos recursos financieros que son asignados a personas que llevan a cabo un viaje o traslado a un punto diferente de su lugar habitual de trabajo. Estos recursos se utilizarán para cubrir conceptos como hospedaje, alimentación y traslados.

Las erogaciones por viáticos pueden representar una partida muy importante dentro del rubro de gastos generales de algunas compañías, principalmente de servicios, y resulta necesario establecer e implementar una adecuada política para el pago de estos gastos.

Estas políticas o lineamientos, que se establezcan para el control de los gastos de viaje, deberán especificar las reglas sobre su uso y aplicación así como establecer reglas que se deberán observar en los documentos que amparen dichos gastos.

En materia de deducción de gastos de viaje, es importante mencionar que son diversos los requisitos que hay que cumplir para estar en posibilidades de llevar a cabo la mencionada deducción, de ahí que una correcta definición de políticas y lineamientos para el control de viáticos deberá establecer, entre otros, que los comprobantes que amparen los gastos sean documentos que cumplan con requisitos fiscales e indicar montos máximos autorizados por conceptos tales como hospedaje, alimentación y renta de autos que se apeguen en la medida de lo posible a lo que dispone la Ley para su deducción.

Podemos mencionar que la fracción III del artículo 29 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) establece que se podrán deducir los gastos. Sin embargo, los viáticos o gastos de viaje se señalan dentro de los gastos no deducibles en la fracción V del artículo 32 del mismo ordenamiento, considerando que sí podrán ser deducibles pero con algunas restricciones que se analizarán a continuación.

Requisitos para su deducibilidad

1. Gastos estrictamente indispensables

Para deducir un gasto para efectos de la LISR, éste debe reunir los requisitos generales y particulares establecidos en la ley; el caso de los viáticos no es la excepción. En este rubro, uno de los requisitos generales aplicable a todas las deducciones es que se trate de un gasto estrictamente indispensable.

2. Conceptos deducibles

La mencionada fracción V del artículo 32 de la LISR señala, de manera general, que los viáticos son un gasto no deducible a menos de que se destinen a:

a) Hospedaje

b) Alimentación

c) Transporte

d) Uso o goce temporal de automóviles

e) Pago de kilometraje

3. Beneficiarios de los viáticos

Los gastos de viaje deberán erogarse a favor de personas que tengan relación de trabajo con el contribuyente en términos del Capítulo I, del Título IV de la LISR (salarios y servicios personales subordinados) o le presten un servicio profesional (Art. 32 fracc. V LISR).

En los términos del artículo 20 de la Ley Federal del Trabajo, se entiende por relación de trabajo la prestación de un trabajo personal subordinado a una persona, mediante el pago de un salario.

4. Faja de 50 km

Los viáticos deben aplicarse fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente (Art. 32 fracc. V LISR).

La faja de los 50 kilómetros deberá considerarse respecto al establecimiento del contribuyente, entendiéndose como tal aquel en el cual presta normalmente sus servicios la persona a favor de quien se realiza la erogación, ya sea en el país o en el extranjero (fracción V, del artículo 32 de la LISR y 49 del RLISR).

5. Comprobación de los gastos

El beneficiario del viático deberá proporcionar al contribuyente una relación de los gastos anexando los comprobantes respectivos, los cuales deberán reunir los requisitos que señala el Código Fiscal de la Federación (CFF).

El artículo 29-A del CFF establece los requisitos mínimos que debe contener un comprobante para efectos fiscales, los cuales son:

I. Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de quien los expida

II. Contener impreso el número de folio

III. Lugar y fecha de expedición

IV. Clave del RFC de la persona a favor de quien se expida

V. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen

VI. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que se trasladan, desglosados por tasa de impuesto

VII. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana de importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación

Adicionalmente, los comprobantes deberán contener la fecha de impresión y datos del impresor autorizado del mismo; la vigencia de los comprobantes será de dos años a partir de su fecha de impresión, que se indicará en el documento.

Cuando los viáticos beneficien a personas que presten al contribuyente servicios profesionales, los comprobantes deberán ser expedidos a nombre del propio contribuyente.

Si los viáticos benefician a personas que prestan servicios personales subordinados (trabajadores), los comprobantes podrán ser expedidos a nombre de dichas personas.

Los gastos erogados en el extranjero deberán estar amparados con documentación que no debe reunir todos los requisitos fiscales, y tampoco requiere de ser impresa en establecimientos autorizados por el SAT; sin embargo, sí deberán señalar el nombre, denominación o razón social y domicilio de quien la expida; lugar y fecha de expedición; descripción del servicio que amparen; el

monto total de la contraprestación pagada por los servicios y en ésta deberá asentarse el nombre, denominación o razón social del usuario del servicio, y además contener los requisitos que conforme a la legislación del país en que resida quien expide el comprobante, deba incluir el mismo.

6. Límites y requisitos adicionales de deducción

El artículo 32 fracción V de la LISR, establece los siguientes límites y requisitos:

Tratándose de gastos de viaje con motivo de seminarios o convenciones, efectuados en el país o en el extranjero se estará a lo siguiente:

Cuando el total del gasto forme parte de la cuota de recuperación

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