Gestion en la cadena de abastecimiento casos

Caso 1

La empresa JAV Ltda. Se caracteriza por ser una empresa líder en las actividades logísticas, satisfaciendo así su principal cliente Translogic S.A. Como soporte a ello, ha adquirido tecnología de punta para mantener y controlar sus procesos productivos, estableciendo tecnología de acuerdo a los lineamientos y estrategias trascendentales que permitan mejorar y optimizar las actividades desempeñadas en cada una de las unidades que conformen su estructura organizativa.

Esta empresa cuenta con dos unidades principales, el departamento de operaciones y el departamento de mantenimiento, el primero se encarga de planificar, organizar y llevar el control de la descarga de productos en el tiempo estipulado para dicha actividad, el segundo tiene como tarea velar la ejecución de los planes de mantenimientos enfocados en preventivos y correctivos según la programación de las actividades y operaciones realizadas en el día a día, llevando el control del inventario existente en las instalaciones.

La formulación de una política de inventario en cada empresa depende de las características propias de los repuestos y de la importancia de los mismos dentro el proceso de la compañía, en este sentido JAV Ltda. cuenta con una gran variedad de productos en inventario en sus almacenes calificados y ubicados dependiendo de los equipos que funcionan en las instalaciones de dicha empresa.

En la actualidad la problemática se presenta en el poco control existente en la entrada y salida de dichos repuestos, en el uso deficiente del sistema informático de apoyo, la poca experiencia del personal de bodega, y los problemas ocasionados por la falta de criterios de clasificación. Problemas que se producen en los momentos en que se clasifican los ítems que tiene mayor porcentaje de rotación y que por lo tanto es importante aplicar ciertos criterios de clasificación para poder conocer cuáles de ellos son los más críticos e importantes.

Por su parte JAV Ltda., ha detectado problemas en su nivel de inventario debido a la gestión de abastecimiento la empresa realiza El último año realizó compras por US$ 4.500.000 distribuidos en diferentes artículos y proveedores, en un total de 2500 órdenes de compra, de las cuales llegaron completas 2200 órdenes por un valor total de US$ 4.200.000 y llegaron 300 órdenes atrasadas que sumaron US$ 1.050.000. Lo anterior provocó problemas con los clientes y con el departamento de producción en la empresa. La empresa se abastece sin aplicar un sistema en particular, por lo cual es necesario definir un modelo considerando las variables como: el déficit, la demanda determinística o probabilística, el punto de re orden y el costo de los faltantes.

 Otro aspecto que está en estudio, es la posibilidad de subcontratar la gestión de abastecimiento, el punto favorable es que la empresa podría destinar recursos, que actualmente destina al departamento de compras, al área de operaciones a fin de obtener una mayor producción, con posibilidades de ampliar la planta. La duda que existe es el riesgo de traspasar un área muy estratégica para que sea manejada por terceros.  

La empresa ha realizado toma de inventario físico y siempre tiene diferencias entre el 5 al 7%. Desea reducir la brecha hasta un máximo de 3%.  

SE PIDE:

1. Según el caso, indique cuatro razones por las cuales se produce la brecha de inventario. (5ptos.)

• La brecha en el inventario se da por un problema de logística en la organización y coordinación entre los distintos departamentos de gestión interna.  Las áreas de operaciones y mantenimiento no interactúan en conjunto para realizar un control tanto en la entrada como salida de repuestos de bodega.

• Notamos deficiencia en la gestión que realiza el departamento de compras, que entendemos tiene la función del abastecimiento a su cargo. Ahora bien, es importante señalar que la empresa está evaluando subcontratar servicios que realicen esta gestión, sin embargo, consideramos que es una función demasiado estratégica como para sacarla del proceso interno, dado que la empresa tiene se define como líder en las actividades logísticas.

• Si bien la empresa cuenta con la tecnología de punta para poder operar, mantener y controlar sus procesos, no tiene personal con experiencia que utilice dichos programas y ello lleva a un uso deficiente de esta herramienta, que debiera permitir a las diferentes áreas que interactúan en la cadena logística, realizar de forma adecuada sus funciones.

• Falta de control y manejo de la información solicitada al proveedor por no llevar control interno por cada orden de compra, falta de seguimiento de la compra para poder saber cuánto es el Fill Rate de mi proveedor y si realmente me sirve para cumplir a mis clientes, no manejar los tiempos de cada orden de compra y saber en qué parte del proceso de distribución se encuentra mi pedido.

• No existe el personal capacitado a cargo del manejo de la existencia, adquisición y manejo de la gestión interna, no hay una integración entre la tecnología que adquiere  la empresa y el personal a cargo de la gestión de la existencia. Asimismo, existe falta de control en el manejo de pedidos internos para abastecer a los clientes  y los flujos de salida y entrada de existencia a la bodega. Además, el mal manejo de la bodega impide determinar inventarios reales y necesidad de stock de seguridad, debido a la falta de criterio en la clasificación de los productos dentro de los almacenes.

1. Investigue y Proponga cuatro soluciones posibles que permitan disminuir la brecha de inventario. 5ptos.

• Crear un departamento de Adquisiciones que se encargue de todo el proceso de compra para mantener un control eficiente de las órdenes de compra y que permita conocer en tiempo real los Fill Rate de sus proveedores, para así manejar los stocks, acorde a la necesidad de abastecimiento.
• Capacitación al personal a cargo, tanto en el manejo de existencias para evitar mermas como en el uso adecuado de las herramientas tecnológicas.
• Control de existencia en bodega, de las entradas y salida de flujos, con su documentación correspondiente.
• Analizar de cuál es mi necesidad real y futura de existencia para mantener stock de seguridad en bodega y no tener quiebre de stock, esto me permite optimizar mis recursos.

Proponemos finalmente, que la empresa evalúe contar con un Área especializada en el tema logístico, evaluando generar un Supply Chain Management, concepto que incluye todas las actividades comprendidas en planeamiento, abastecimiento, manufactura, logística de entrada, logística interna, logística de salida y logística inversa. Incluye también sistemas de integración con los proveedores de mis proveedores y con los clientes de mis clientes para poder evaluar el flujo de los productos en procesos integrados, midiendo su velocidad, visibilidad y su grado de sincronización. Es indudable que el soporte de tecnología de la información es una plataforma indispensable para el desarrollo de esta gestión

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