Gestión y costos de proyecto

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1. Gestión del proyecto

Se entienden por gestión de proyecto a las acciones en el planeamiento, ejecución, supervisión y control que nos conducirán a lograr el objetivo central del proyecto por la UEI. La ejecución eficiente es un aspecto crítico en el ciclo de inversión.

1. Fase de ejecución

En esta fase se pretende lograr conformar la UP en el diseño, plazo y costo que se planifique. Se debe desarrollar el análisis para las alternativas técnicas factibles.

1. Organización

La UEI será la encargada de la conducción, coordinación y el desarrollo de los aspectos técnicos de la ejecución, por ello debe tener capacidad técnica, administrativa y financiera. La UF será quien observará las condiciones que debe reunir la UEI, y la encaminará a una adecuada ejecución del proyecto. Si se es necesario más de una UEI, es conveniente hacer arreglos institucionales y la repartición de responsabilidades y establecer el alcance de cada una de ellas. Se deberá evaluar a las UEI desde los siguientes criterios:

• Competencias y funciones en el campo de acción en el proyecto
• Capacidad técnica (equipos, experiencia, organización, instrumentos de gestión, etc.)  considerando también la modalidad de ejecución que puede ser de administración directa e indirecta.
• Capacidad profesional, observando si cuenta con disponibilidad del recurso humano con las capacidades consideradas en la programación del proyecto.

1. Plan de implementación

Se debe detallar las actividades y tareas para el logro de las metas del proyecto, se debe hacer una programación realista de las actividades por ejecutar en la fase de inversión (debe haber una adecuada articulación con los sistemas administrativos de inversiones, presupuesto y contrataciones). Para su elaboración se debe seguir los siguientes pasos:

1. Paso 1: Establecer el plazo de ejecución

En este paso se desagregan las actividades para la ejecución y el tiempo que demanda cada una de ellas, así como las de cada tarea y acción. Se debe minimizar los riesgos de desfase en la culminación por ello debe tomarse en cuenta periodos de espera, aprobaciones, autorizaciones, entre otros. La UF puede validar las estimaciones con las UEI que hayan ejecutado proyectos similares. Para establecer el plazo de ejecución debe tomarse en cuenta lo siguiente; Si el proyecto se ejecutará por etapas, la modalidad de ejecución y las posibilidades reales para la obtención de recursos financieros.

1. Paso 2: Analizar interdependencia entre actividades y tareas

Determinar la relación que existe entre las actividades y tareas, si estas se pueden ejecutar de forma paralela o secuencial.

1. Paso 3: Elaborar el cronograma

El cronograma mostrará el avance esperado en la ejecución del proyecto.

1. Paso 4: Determinar requerimientos de recursos

En este paso se identificará los recursos (humanos y físicos) necesarios y considerarlos en la organización de la UEI a cargo.

1. Paso 5: Elaborar la síntesis del plan de implementación

1. Modalidad de ejecución

Puede ser por contrata que es ejecución indirecta o por administración directa que es de ejecución directa, como también puede haber la combinación de estas y es pertinente analizarlas.

1. Condiciones previas a la ejecución

Son aspectos técnicos y regulatorios que garantizarán el oportuno inicio de la ejecución de la PI. Tales como autorizaciones para la ejecución, el saneamiento físico legal de la propiedad (documentos necesarios para la declaración de viabilidad de acuerdo a los términos de propiedad), licencia de construcción, el CIRA, la certificación ambiental de acuerdo al SEIA, entre otros.

1. Fase de Funcionamiento

Se realiza un análisis y descripción de la entidad que se hará cargo de la O&M, así como un análisis de la disponibilidad de recursos para su financiamiento y otro de la capacidad de gestión del operador. Debe contener los siguientes temas:

1. Entidad que se hará cargo de la O&M y la organización que se adoptará

Se precisa UP encargado de la O&M. Si se trata de uno existente se debe plantear los adecuados ajustes; si es uno nuevo es pertinente observar las características de la organización; en caso sea una entidad privada se debe observar la ley vigente.

1. Instrumento y recursos para la gestión de la UP

Si es un nueva UP se debe identificar los instrumentos que apoyan la gestión, así como los recursos humanos y activos propios de esta. Sin embargo se tratase de una la existente se debe plantear ajustes en los instrumentos de la gestión. También se analizará la falta de recursos humanos de la unidad de gestión de la entidad encargada. En caso de la existencia de riesgo residual es necesario aumentar la resiliencia de la UP por medio de los instrumentos de gestión.

1. Condiciones previas relevantes para el inicio de la operación

Se identifica las acciones previas que garantizarán la disponibilidad del servicio. Medidas tales como:

• Pruebas y la puesta en marcha.
• Difusión del inicio de operaciones a la población.
• Asignar el recurso humano entrenado para la operación.
• Constatar que la entidad a cargo disponga con los recursos para el inicio de la prestación del servicio.
• Elaborar o mejorar los instrumentos de gestión de la fase de ejecución
• Establecer los procesos y protocolos de prevención y corrección.

1. Gestión integral de riesgos en la ejecución y funcionamiento

La UF debe identificar los riesgos y proponer las medidas de gestión de estos, el cual se debe sistematizar cuyo contenido será la descripción, la posibilidad de ocurrencia, el impacto y medidas de mitigación. Los riesgos se pueden clasificar en internos (propias de la gerencia del proyecto) y externas (involucran al medio ambiente o del entorno del mismo). En el análisis de riesgos se propone una matriz de posibilidad e impacto y como resultado se tiene una lista de riesgos priorizados, para estos riesgos se adoptan medidas que eviten las causas que lo genere y contrarresten los efectos, si estos persisten entonces son riesgos residuales, el cual es inevitable. Pero se debe conocer y de ser posible proponer acciones en el proyecto para mitigar su impacto.

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