Guía de inspección contabilidad asobies

Supervisado:

Cargo:

Núcleo:

Supervisor:

Fecha:

5…..Sobresaliente

4…..Muy bueno

3…..Bueno

2…..Regular

1…..Deficiente

De  100  puntos

De 99 a 95 puntos

De 94 a 90 puntos

De 89 a 70 puntos

Menos de 69 puntos

Nº

Aspectos Evaluativos contabilidad

Estimación Valorativa

1

2

3

4

5

1.

Informes de Gestión Mes a mes.

2.

Reporte de saldos e ingresos según cortes solicitados por la Dirección de Asobies y el VAD.

3.

Relación de Pagos mensuales por cada concepto, Taquilla, Proveeduría, Postgrado y extensión, Petición de grado y Cobranzas.

4.

Archivo Digital de los Estados de cuenta con sus respectivos soportes.

5.

Rendiciones nacionales de todos los concepto (digital)

6.

Respaldo de las facturas proformas provenientes de los convenios interinstitucionales.

7.

Conciliación General de todos los ingresos percibidos según los conceptos.

Nº

Aspectos Evaluativos Cobranzas

Estimación valorativa

1

2

3

4

5

1.

Revisar diariamente el correo electrónico de la unidad de cobranzas.

2.

Revisar el cuadro de deudas y el cuadro de los ingresos.

3.

Mantener comunicación con los jefes de región.

4.

Recepción de información sobre los espacios arrendados y en caso de incumplimiento enviar aviso de cobro.

5.

Verificar que se cumpla el pago de los espacios los primeros cinco (5) días del mes

6.

Actualizar el cuadro de deudas y el cuadro de ingresos.

7.

Recibir las rendiciones, recibos y depósitos correspondientes  los pagos de los espacios arrendados enviados por las diferentes regiones.

8.

Archivar la información recibida.

9.

Verificar que los N° de recibos y depósitos bancarios, fechas y montos de ambos en la relación de las rendiciones coincidan con los recibos y depósitos en físico, Igualmente que el recibo esté realizado correctamente.

Nº

Aspectos Evaluativos Proveeduría

Estimación valorativa

1

2

3

4

5

1.

Verificar que las relaciones de las rendiciones se encuentren en el formato establecido por la Dirección General de Asobies.

2.

Verificar que los N° de recibos y depósitos bancarios, fechas y montos de ambos en la relación de las rendiciones coincidan con los recibos y depósitos en físico, Igualmente que el recibo esté realizado correctamente

3.

Verificar que el depósito bancario sea original.

4.

Revisar el número de cuenta donde se realizó el depósito

5.

Deben enviar las rendiciones de Ventas

6.

Deben enviar el Formato del Inventario donde se desglose el Inventario Inicial (el cual es el Inventario Final del mes anterior), Entrada (si se despachó mercancía al CAIU), Ventas (Cantidad de mercancía vendida en el mes), Devoluciones (si se presenta el caso) y el Inventario Final (de haber ventas debe colocarse el inventario que realmente queda en el depósito).

7.

Archivar la información recibida.

Nº

Aspectos Evaluativos Aranceles de Pregrado y postgrado

Estimación valorativa

1

2

3

4

5

1.

Verificar que las relaciones de las rendiciones se encuentren en el formato establecido por la Dirección General de Asobies.

2.

Verificar que los N° de recibos y depósitos bancarios, fechas y montos de ambos en la relación de las rendiciones coincidan con los recibos y depósitos en físico. Igualmente que el recibo esté realizado correctamente

3.

Verificar que el depósito bancario sea original.

4.

Deben enviar  las rendiciones de Ingresos Varios,  Aranceles de Grado (kit de grado) procesadas de manera "separada", en el formato correspondiente ya que cada uno va depositado en cuentas distintas.

5.

Revisar que el número de cuenta donde se realizó el depósito corresponda al concepto de la solicitud.

6.

Actualizar el cuadro de ingresos.

7.

Archivar la información recibida.

8.

Manejar un aproximado de ingresos percibidos mensualmente.

Aspectos Evaluativos Postgrado

Estimación valorativa

1

2

3

4

5

1.

Recibir movimientos de postgrado a nivel nacional.

2.

Registrar un estimado de los ingresos percibidos por concepto de matrícula, arancel de grado e ingresos varios de Postgrado.

3.

 Recibir en físico los movimientos y recaudos para su verificación.

4.

Verificar los campos correspondientes al formato de extensión a nivel nacional, además del pago asignado por concepto.

5.

Informar a la Dirección General  los núcleos y/o extensiones que se encuentran en mora

6.

Manejar un aproximado de ingresos percibidos mensualmente        

7.

Regular el proceso de recaudación adecuado a nivel nacional.

8.

Validar información contable de los ingresos que aún no se encuentran relacionados.

9.

Resguardar la información para futuro control administrativo.

10.

Archivar la información recibida.

Nº

Aspectos Evaluativos Extensión

Estimación valorativa

1

2

3

4

5

1.

Recibir movimientos de las proveedurías a nivel nacional.

2.

Registrar un estimado de los ingresos percibidos por concepto de matrícula, arancel de grado e ingresos varios de Postgrado.

3.

Recibir en físico los movimientos y recaudos para su verificación

4.

Verificar los campos correspondientes al formato de extensión a nivel nacional, además del pago asignado por concepto.

5.

Manejar un aproximado de ingresos percibidos mensualmente.

6.

Velar por el correcto cumplimiento de las funciones de la unidad.

7.

Regular el proceso de recaudación adecuado a nivel nacional.

8.

Validar información contable de los ingresos que aún no se encuentran relacionados.

Resguardar la información para futuro control administrativo

9.

Archivar la información recibida.

Nº

Aspectos Evaluativos de Taquilla

Estimación valorativa

1

2

3

4

5

1.

Verificar que las relaciones de las rendiciones se encuentren en el formato establecido por la Dirección General de Asobies.

2.

Verificar que los N° de recibos y depósitos bancarios, fechas y montos de ambos en la relación de las rendiciones coincidan con los recibos y depósitos en físico, Igualmente que el recibo esté realizado correctamente

3.

Verificar que el depósito bancario sea original.

4.

Revisar el número de cuenta donde se realizó el depósito

5.

Deben enviar las rendiciones

6.

Archivar la información recibida.

Calificación definitiva del evaluado…

100 puntos