HERRAMIENTAS DE DIRECCIÓN

HERRAMIENTAS DE DIRECCIÓN

C. LA COMUNICACIÓN

Concepto

Es el proceso por medio del cual se transmiten los conocimientos, sentimientos, emociones y requerimientos con razonamiento y sensibilidad para dar a conocer los informes, opiniones y deseos, esperando respuesta de los comunicados con reciprocidad de caracteres, compartiendo e intercambiando mediante el diálogo, la conversación y la discusión que son las formas naturales de comunicación.

La comunicación es la expresión lógica del lenguaje del hombre por medio del cual se acuerdan, aclaran, se imponen y aceptan situaciones, conceptos y normas que sirven de sustento a la vida y sus relaciones de convivencia en sociedad.

Principios de la Comunicación

a) La comunicación es bilateral.- Significa que para que exista comunicación tiene que haber un ente emisor para un ente receptor o un emisor para varios receptores.

b) La comunicación es también unilateral.- Se generan las comunicaciones mediante uno o varios emisores que tienen

características exclamativas, arengativas para darse valor en determinadas pruebas de alto riesgo que pueden o no

tener receptores.

c) La comunicación es un intercambio de todos los elementos, es un medio de tránsito que emplean todos los seres

vivientes para satisfacer sus necesidades. Es la vía más común de todos los seres y cosas.

Etapas de la Comunicación

a) Antes de emitir una comunicación es importante hacer una formulación y revisión de lo que se desea comunicar.

b) Comprender lo que vas a comunicar. c) Transmitir eficazmente.

d) Hacer el seguimiento de la comunicación.

e) Evaluar los resultados de los efectos de la comunicación, si los objetivos que se trazó en la comunicación se han logrado.

Condiciones para una comunicación formal

a) Que los contenidos sean fáciles de comprender, empleando palabras adecuadas.

b) Realizar una buena motivación para mantener el interés de los que participan entregando confianza.

c) Emplear ejemplos de ayudas visuales cuando sea

necesario.

d) Procurar encontrar campos de experiencia.

e) Que la comunicación satisfaga tanto al emisor como al receptor.

Tipos de Comunicación Organizacional

Formal: Es aquella que se da de carácter formal siguiendo reglas que impone un grupo, ejemplo: reuniones, juntas, entrevistas, etc.

Sigue la cadena de mando de la organización formal. Para cualquiera de

esa comunicación de transmisión, está prescrita y estipulada la designación formal y la sanción oficial. Esto puede incluir órdenes ejecutivas respecto a nuevos sistemas de bonos o planes de acción, información técnica para propósito de la toma de decisiones y políticas sobre procedimientos y las reglas fijadas por los manuales o compañías.

Informal: Es aquella que parte simplemente de reuniones y es de carácter personal, esta distorsiona el mensaje que se quiere dar.

Es comúnmente llamada rumor o telégrafo secreto, lo utilizan los gerentes para comprender la comunicación formal. Este tipo de comunicación

informal puede ser útil y precisa o dañina para el manejo de las personas. Se dice que hay un 80% de exactitud en los rumores, para saber las

controversias en las organizaciones.

Ascendente: Es aquella que va desde los niveles bajos de la comunicación hasta los niveles altos de una empresa.

Descendiente: Es aquella que va desde los niveles más altos a las más bajas, ejemplo: desde el presidente o gerente de una empresa hasta los obreros.

Verbal: Es aquella que se da a través de palabras, ejemplo: reuniones, juntas

Escrita: Es la que se da a través de cartas, memorando, etc.

Eficiente: Intenta minimizar el tiempo y el costo. Es el esfuerzo total de intercambio de información. El costo puede incurrir dinero, privación de comodidad y la cantidad de energía y esfuerzo gastados en la comunicación. La comunicación se puede considerar eficiente si el

mensaje se transmite por un canal menos costoso y por otros canales alternativos.

Efectivo: Comprende la mejor forma de envío y recibo de la información, el pleno entendimiento del mensaje se transmite por un canal emprendida al final del intercambio de información.

Elementos en el Proceso de la Comunicación

Empecemos por decir que el emisor puede tratarse de cualquier individuo interno o externo de una organización o empresa, es la fuente de comunicación, quien desea transmitir un pensamiento o idea a otro u otros. En el caso de una empresa podría tratarse del gerente, secretaria, obrero, cliente, quien sea que tenga necesidad de transmitir una información relacionada con los servicios, sucesos, etc. que ocurra en la empresa.

El código en este caso se refiere a la forma en que se codificará ese pensamiento, incluyendo la habilidad, la actitud, los conocimientos y el sistema sociocultural. Es más, el éxito total de cada persona se determina también por las habilidades de hablar, escribir, escuchar y razonar. Tenemos ideas preconcebidas sobre temas diversos y esas actitudes afectan nuestras comunicaciones. Se tiene que tomar en cuenta que no se puede comunicar lo que no se sabe y aunque el individuo (emisor) lo sepa, es posible que el receptor no lo entienda.

El mensaje es el producto real de la fuente codificadora. Es toda la información que se transmite y si se logra una comunicación exitosa será también todo lo que reciba el receptor.

El canal es el medio a través del cual viaja el mensaje. En una organización y en cualquier situación es muy importante seleccionar el medio más adecuado para transmitir la información y esto dependerá del tipo de información, de quienes deberán recibirlo, las condiciones que se requieren para el mejor entendimiento del mismo. Tradicionalmente siguen la red de autoridad de una organización los mensajes relacionados con el trabajo de los miembros de la misma; para esto lo más adecuado es un canal formal. Otras formas de mensajes como los sociales o personales, siguen canales informales en la organización.

El receptor es el objeto a quien se dirige en mensaje. Pero antes de que esto ocurra

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