INCIDENCIA DE LOS PROCESOS EN LAS EMPRESAS

INCIDENCIA DE LOS PROCESOS EN LAS

EMPRESAS

CRISTIAN BETANCUR BELTRÁN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CONTROLES Y SEGURIDAD INFORMÁTICA

MANIZALES

2020

INCIDENCIA EN LOS PROCESOS DE LA

EMPRESA

     Ninguno pensaría hace 200 años que sería posible almacenar y procesar la información a grandes velocidades y usando grandes repositorios que no estarían presentes físicamente, sino a nivel digital. El Internet, esta gran red de servidores, procesos, redes y comunicaciones, que han aplanado la curva de acercamiento entre las personas, y han acercado cada vez más a la gente a la información, a las comunicaciones, a una gran nube de conocimiento que les ha permitido formarse y conocer con más rapidez el mundo que les rodea.

Los más impactados con esta gran transformación son las empresas. Aquellas que se rehusaron a aceptarla y a seguir con sus actuales modelos de negocio, terminaron en la bancarrota o absorbidas por otras más pequeñas; pero con mayor visión de cambio y con procesos de mejora continua. Han hecho uso del Internet y de las aplicaciones móviles para acercarse más a sus clientes, inyectar publicidad masiva, aprovechar los datos de las redes sociales para sus investigaciones de mercado, y se fortalecen a través de los sistemas de información empresariales para gestionar las áreas funcionales de la empresa y tenerlas integradas.

Pero el uso de Internet, aplicaciones y programas computacionales, al ser construidas por humanos, no están exceptas de errores y fallos graves en la seguridad e integridad de los datos. Aquí es donde las herramientas tecnológicas pasan a un segundo plano, y los controles y procesos de negocio cobran mucha relevancia como parte del modelo de negocio y los procedimientos a realizar. Esto generará crecimiento organizacional, reducción de costos y competitividad empresarial.

Con el desarrollo de los sistemas de planeación empresarial y financiera (sistemas ERP), el concepto de áreas organizacionales se ha redefinido. Antes del Internet, cada una de ellas trabajaba de manera independiente, y solo reportaban parte de su actividad contable a través de libros que entregaban a sedes centrales; pero muchas de ellas pasaban desapercibidas y eran difíciles de entregar a las autoridades fiscales. Sumado a que el control de la seguridad y la calidad de los datos era ineficiente y generaba reprocesos a los usuarios, casi siempre fallidos. Pero con el paso del tiempo, la globalización y el uso de sistemas de información han convertido a las áreas funcionales de la empresa en componentes integrados del sistema, los cuales están relacionados entre sí y comparten su información a través de repositorios, bases de datos, informes y gráficos, con trazabilidad y auditoria de información que soporten la estructura organizacional.

Entre las áreas funcionales más representativas de las empresas se encuentran (GroppImprenta, 2018):

• Área de Dirección General: Es quien sabe hacia dónde va la empresa y establece los objetivos de la misma, normalmente se basa en su plan de negocios, sus metas personales y sus conocimientos por lo que será quien tome las decisiones en situaciones críticas. Además debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y respeto en la empresa para motivar a los colaboradores de la misma.
• Área administrativa y de operaciones: Esta es una de las áreas que comúnmente tienen un crecimiento muy pronto, ya que de aquí se derivarán, muchos otros puestos o áreas importantes.  Esta área toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la operación del negocio en su sentido más general. Desde

• La contratación del personal hasta
• La compra de insumos,
• El pago del personal,
• La firma de los cheques,
• Verificar que el personal cumpla con su horario,
• La limpieza del local,
• El pago a los proveedores,
• El control de los inventarios de insumos y de producción,
• La gestión del negocio son parte de esta área.

• Área Contable y Financiera: Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y egresos monetarios en tiempo y se deberá declarar periódicamente al SAT, esta área la puede manejar un contador o el mismo dueño de la Empresa.
• Área de mercadeo y ventas: En esta área se detallarán las funciones, capacidades y cualidades de quien será el responsable y el personal involucrado en la estrategia de mercadeo del negocio, es decir, la publicidad, el diseño del empaque del producto o servicio, la distribución del mismo y el punto de venta, la promoción y la labor de ventas. Aquí es donde se define cuánta será la inversión en folletos, volantes, catálogos y publicidad en general y de este departamento depende mucho el éxito en ventas, ya que, la publicidad de la misma será la que facilite la labor de un vendedor y a su vez las ganancias económicas incrementarán.
• Área de informática: Es el área responsable de desarrollar la estructura tecnológica, el hardware, el software y las redes de computadoras dentro de la organización. Sus tareas abarcan tanto el soporte técnico a los empleados como la administración de la seguridad de la información para proteger los datos corporativos.
• Área de recursos humanos: Es el área encargada de buscar, seleccionar y reclutar a las personas que la empresa necesita emplear. Además, se ocupa de gestionar todo lo relacionado con el capital humano (asuntos administrativos, legales, capacitaciones, comunicación interna, etc.).

Cada una de estas áreas maneja sus propios procesos y su propia información. Gracias a los sistemas informáticos, estos datos permanecerán almacenados e integrados entre las diferentes áreas: Con los permisos adecuados y los controles que se realicen en ellos garantizaran la calidad y entrega de la información.

Pero antes de hablar de controles, es necesario conocer las herramientas tecnológicas que las organizaciones más utilizan en sus procesos de negocio.

Muchas de ellas concentran información sensible, como saldos contables, maestras de proveedores y clientes, facturas de venta y de compra, datos de empleados, etc; otros toman la información de las ventas y los clientes con el fin de hacer estadísticas de relaciones y marketing; y otros para presentar informes legales y tributarios.

Según una definición global, una herramienta tecnológica es cualquier “software” o “hardware” que ayuda a realizar bien una tarea, entendiéndose por “realizar bien” que se obtengan los resultados esperados, con ahorro de tiempo y ahorro en recursos personales y económicos. (Datadec, 2018):

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