Identificación de procesos y diagrama de bloques

Identificación de procesos

El proceso es el conjunto de actividades relacionadas que usan materia prima para construir resultados.

Este se conforma de entradas y salidas, además de contener otros factores como clientes, proveedores, actividades, recursos, entre otros.

Se compone de ciertas características que sirven para iniciar con los procesos:

• Entradas (insumos) y salidas (resultados).
• Entendimiento de los procesos para cada integrante del equipo de trabajo.
• Nombre de cada proceso dejando en claro conceptos y actividades que se desempeña en cada uno.
• Cada proceso debe tener un responsable como mínimo y este es quien debe responder por el cumplimiento de este.
• Cada proceso debe tener indicadores para visualizar gráficamente la evolución de dichos procesos.

El primer paso para gestionar los procesos es identificarlos.

Lo ideal es agrupar las actividades para así dar procesos, los cuales interactúan entre sí, se pueden agrupar de la siguiente manera:

• Procesos estratégicos/administrativos: Directrices a los demás y los cuales definen y controlan metas de la organización.
• Procesos operativos: Son los que generan el producto o servicio entregado al cliente, es la parte mas importante de todos los procesos.
• Procesos de soporte: También llamados de apoyo, los cuales brindan ayuda a los operativos.

Una forma sencilla de conocer lo que se hace en la organización es elaborar un organigrama donde conozcamos que realiza cada elemento y de allí comprobar cuantas actividades hay por definirse.

Mediante una correcta identificación y gestión de los procesos se producirán ventajas:

• Mejorar resultados
• Identificar quienes reciben el proceso y cuáles son sus expectativas.
• Integrar y alinear los procesos para obtener resultados planificados.
• Producir con eficiencia y eficacia.
• Siempre identificar oportunidades de mejora.
• Tener clientes satisfechos.
• Mejorar la productividad.
• Optimizar continuamente el funcionamiento.

El esquema para seguir por cada proceso nos lleva a definir en cada caso como mínimo la información:

• Misión del proceso: Describir los objetivos de los procesos, que es lo que se desea conseguir.
• Alcance del proceso: Se debe definir cuando comienzan y cuando terminan los procesos, para así evitar tareas sin terminar.
• Entradas del proceso: Conocer y definir cuales son las entradas o materias primas con las que se van a trabajar, llevando un control de unidades y ubicación.
• Salidas del proceso: Al igual que las entradas, se debe tener un control de que se está produciendo, así como su cantidad.
• Responsables del proceso: Definir en todo caso, quien cuenta con las responsabilidades y funciones del personal implicado en los procesos.
• Registros de proceso: Son las evidencias de que todo lo que se haya planteado con voz, se este haciendo de la misma manera, para así evitar cambios en los procesos.
• Indicadores de procesos: Se definirán cuáles serán los datos que tendremos que analizar en cada uno de los procesos para medir la capacidad de estos.
• Descripción del proceso: Describiremos en este apartado, ya sea mediante procedimientos o por medios gráficos (diagramas de flujo), las sistemáticas o actividades que compondrán cada uno de los diferentes procesos.

Con relación a los procesos, muchas veces se debe trabajar una profundización que le conteste a los trabajadores la pregunta ¿por qué es importante realizar bien mi trabajo?, lo cual permite una apropiación de cada actividad del proceso y por ende se mejoran los resultados esperados para el producto o servicio que se brinda.

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