Inactivos o no dinámicos

CLASES DE DOCUMENTOS

Según su vigencia:

Administrativo: Tiene valor mientras el documento le fue útil a la Institución

Histórico: Valor permanente y será consultado por su valor cultural

Según la frecuencia de uso:

Activos o dinámicos

Inactivos o no dinámicos

Entre activos están:

• Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos: de circulación, de tramitación por los canales o cauces normales, en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado.

• Archivos centrales o intermedios: una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, se debe conservar, ya que puede ser objeto de consulta o antecedente, pero no con la frecuencia de la primera etapa.

• Archivos permanentes o históricos: incluye los documentos que asumen un valor permanente por decisión del respectivo comité de archivo.

ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO

• Soporte: parte material o física (papel, cinta. disco).

• Técnica: es el medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos, dibujos, etc.

• Estructura: son los componentes del documento. Por ejemplo en una carta la estructura corresponde a: fecha, destinatario, asunto, saludo, despedida y firma.

• Contenido o asunto: es el mensaje que transmite el documento.

CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Tres elementos distinguen o particularizan a los documentos de archivo:

• Carácter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones especificas. Se producen uno a uno y en un orden natural. Ej. acuerdos, actas, resoluciones.

• Carácter de unicidad: son únicos, no están publicados ni se editan en ejemplares múltiples.

• Carácter de objetividad o ingenuidad: no son elaborados para la posteridad, registran hechos, tomados del acontecer inmediato, no comportan elementos de crítica subjetivos o valorativos, además se producen naturalmente dentro de la estructura orgánica de las instituciones.

DOCUMENTOS DE ARCHIVO SEGÚN SUS ATRIBUTOS

Los atributos se refieren a las características que adquieren los documentos en razón de su forma y contenido, o sea sus caracteres internos y externos.

Caracteres Externos

Clase: Definida en elementos de un documentos de archivo

Formato: Depende de la clase:

Los documentos de imagen se presentan en fotografía, microfilm, video

Los sonoros en cassettes, discos, cintas, etc.

Los textuales se presentan como formatos de documentos simples, de legajo o carpetas, de expediente o de libros.

Diferencia entre Legajo, Libro, Expediente y Dossier

Expediente: unidad o conjunto ordenado de documentos cuyo orden o secuencia corresponde al trámite que debe seguir una acción administrativa para entrar en vigencia o ser

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