La Importancia Del Control Interno En La Administración pública

SISTEMA NACIONAL DE CONTROL

Importancia del Control Interno en la Administración Pública

Por: Mg. María Rosario Vilca Bazán

1.- COMENTARIO PREVIO.-

A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos haciendo uso de los recursos que se posean. Para tal fin aplicamos la administración; es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr sus objetivos.

Para comprender apropiadamente la importancia del control interno en la administración pública, resulta necesario precisar que el control es una de las cinco funciones de la administración en sentido formal. Así pues, el control es una etapa primordial en la administración, pues aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que le informe adecuadamente si los hechos van de acuerdo con los objetivos previstos.

2.- EL CONTROL.-

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico. Son connotaciones del término “control”:

• Comprobar o verificar;

• Revisar;

• Regular;

• Comparar con un patrón;

• Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);

• Frenar o impedir.

Sin embargo, estas definiciones del control resultan incompletas; debiendo entenderse el control como una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan, evaluando y corrigiendo el desempeño de las actividades de los subordinados.

De ahí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar y corregir dichos errores. Asimismo, si efectuamos mediciones es la única manera de advertir aspectos que requieren ajustes y por ende propiciamos el proceso de mejora continua.

No obstante, es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y por qué los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro se eviten los errores del pasado.

Siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, este provee retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

En el contexto de la Administración Pública el término de control ha quedado definido en la Ley Nº 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, que precisa que el control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes, por lo que su desarrollo constituye un proceso integral y permanente, y puede ser interno y externo.

Igualmente, se precisa que el control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente, siendo responsabilidad del Titular de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, propendiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo.

Al tratarse de recursos del Estado, la preocupación de su uso adecuado y efectivo resulta de mayor relevancia, por cuanto en un país subdesarrollado como el nuestro se trata de recursos económicos escasos para atender una serie de necesidades sociales básicas, por lo que se requiere asegurar que tales recursos alcancen y resulten suficientes para que el Estado realice como corresponde las funciones asignadas cumpliendo los objetivos previstos.

3.-TIPOS DE CONTROL

Terry (1999) en su libro "Principios de Administración" expone que existen 3 tipos de control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentación o posterior.

• Control Preliminar (o Control Previo) .- Este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Son deseables debido a que permiten a la administración evitar problemas en lugar de tener que corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e información oportuna y precisa, lo que suele ser difícil de desarrollar.

Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la política de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningún vendedor de campo se le permite que altere algún precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su departamento a través de las políticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mejor funcionamiento del mismo.

• Control Concurrente.- este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a

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