La Industria Y Su Administración

4.1 EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DE ALIMENTOS Y BEBIDAS.

En la diversa industria de los servicios de alimentos, el papel del administrador consiste en hacer frente a esos desafíos, aprovechar las oportunidades y conseguir el éxito financiero para la compañía. Para poder desempeñar perfectamente su papel, el administrador debe establecer y mantener la comunicación entre todas las divisiones de alimentos y bebidas. Para ser eficaz, esta comunicación debe ser ordenada, regular y fiable. La configuración del puesto puede variar de una empresa a otra, pero las funciones del cargo son siempre las mismas. En muchos restaurantes independientes puede haber sólo dos jefes de departamento, el chef y el gestor.

4.1.1 Gastos de alimentos y bebidas.

Los propietarios, explotadores o administradores de establecimientos de alimentos y bebidas a menudo actúan como contables o contralores, en cualquier caso, quienquiera que sea responsable de esta importante función encontrará útil estos conceptos para definir y poner en práctica estrategias de control de costos y para supervisar los ingresos y los gastos.

Cuando un restaurante o un centro de consumo, tiene problemas de utilidades bajas, ello puede deberse a que las ventas son pocas, o a que los costos y gastos son elevados. Normalmente el problema es ocasionado por una combinación de las tres, y por lo general los restauranteros ponen mucha atención en las ventas, solo algunos en los costos y prácticamente nadie en los gastos.

Casi siempre se piensa que los gastos son indispensables para la operación del establecimiento y no se analiza a fondo su comportamiento y sobre todo sus posibles fugas.

El tema de los gastos en los centros de consumo o en los restaurantes y su control reviste una gran importancia debido a que el monto que puede representar sus fugas puede ser incluso mayor que los costos.

El análisis que se sigue en el caso de los gastos es muy similar al de los costos, y es de la siguiente manera:

¿Cuánto gasto? Frente a ¿Cuánto debería de gastar? Es igual a ¿Cuánto gasto de más? Entonces ¿Qué hacer para evitarlo?

Primero para saber cuanto se gasta, se deberá recurrir a la información contable, para así poder determinar por concepto el monto que se erogó. Es importante clasificar los gastos de acuerdo con su naturaleza, de esa forma podrán detectarse más fácilmente las fugas que existen.

Para su mejor análisis los gastos se clasifican en : Gastos de administración, Gastos de Venta, Gastos de Operación y Gastos Financieros.

GASTOS DE ADMINISTRACION.

Son todas aquellas erogaciones que tienen que ver con las remuneraciones del personal y las prestaciones, dentro de ellas están: salarios base, vacaciones, aguinaldos, seguro social, SAR, Infonavit, impuestos sobre las remuneraciones, otras prestaciones, uniformes y alimentos. Las prestaciones de ley y las demás prestaciones dependerán del nivel de salario que tenga el trabajador. Desde el punto de vista de la optimización de los gastos de administración puede haber gastos innecesarios si:

• Hay más o menos trabajadores de los necesarios.

• Los impuestos no corresponden con lo erogado en los salarios.

• Existieran malas negociaciones contractuales.

a) Si hay más o menos trabajadores de lo necesario: en este caso, al haber más trabajadores que los que requiere el restaurante, evidentemente las remuneraciones a ellos serán mayores que lo que deberían ser. Normalmente se contrata a más personal que el que se necesita cuando:

• No están bien elaborados los roles del personal (entradas, salidas y descansos o vacaciones) resulta obvio que los horarios dependerán de las ventas, la preparación y la administración.

• Las funciones entre los trabajadores no están bien distribuidas y hay horarios en los que el personal no tiene ocupación.

• El encargado de la contratación no tiene conocimiento y visión de las verdaderas necesidades de la empresa y solo se limita a contratar al personal que le piden.

• No hay una adecuada selección, contratación, inducción y capacitación del personal.

• No hay la adecuada supervisión.

En el caso de haber menos personal, aunque en apariencia se tendría un ahorro, en realidad, al haber funciones que no se cumplen o no se desarrollan correctamente por falta de trabajadores, se tendrán problemas operacionales o administrativos que a la larga representan una disminución en las utilidades. Existe como en todo un óptimo en la contratación de personal.

b) Si los impuestos no corresponden con lo erogado en los salarios: en este caso, cuando se paga de más en los impuestos, dicha situación representa dinero tirado a la basura, ya que es poco práctico o recomendable, e incluso hasta imposible, pedir su devolución al fisco, y en el caso que se pague de menos, la secretaria de hacienda, el seguro social y demás instituciones gubernamentales, cuentan con los sistemas adecuados para detectar por medio de cruces de información cuando hay omisiones e irregularidades en el pago de los impuestos, provocando así una revisión, a largo plazo el supuesto ahorro costará varias veces el monto original debido a las multas, actualizaciones y recargos.

c) Si existieran malas negociaciones contractuales: cada dos años se revisan los contratos colectivos de trabajo, y cada año los salarios en las empresas. Cuando las peticiones sindicales rebasan los límites de liquidez, solvencia y rendimiento de la empresa, puede ocasionarse hasta el cierre de la misma. Mejor es que las negociaciones vallan enfocadas a mejorar el ingreso y las prestaciones de los trabajadores, acompañadas de incrementos en la productividad de los restaurantes, entonces lejos de ser negativas para las empresas, siempre buscan el beneficio mutuo.

GASTOS DE OPERACIÓN.

Son todos aquellos egresos que tienen que ver con el local y su mantenimiento. Los principales rubros que lo integran son:

• Arrendamiento.

• Energía eléctrica.

• Agua.

• Teléfono.

• Gas.

• Depreciaciones y amortizaciones.

• Mantenimiento preventivo.

• Mantenimiento correctivo.

• Lavado de blancos.

• Impuestos locales. (licencia de funcionamiento, predial, impuestos sobre la venta de bebidas alcohólicas).

• Mejoras y acondicionamiento de local.

• Suministros.

• Papelería.

• Seguros y fianzas.

Todos los conceptos mencionados son susceptibles de optimizar su consumo. Solo en el caso de arrendamiento, depreciaciones, amortizaciones, mantenimiento preventivo e impuestos locales, es muy complejo tratar de disminuirlos, sin afectar la operación del restaurante. Sin embargo, en los demás es muy común que lo que se gasta sea mucho mayor de lo que se debería de gastar.

A continuación se mencionarán brevemente algunos consejos para optimizar los gastos.

• Energía eléctrica. En casi todos los centros de consumo se tienen prendidos más focos y motores que los indispensables. Se recomienda hacer un rol de encendido y apagado de los mismos que, sin afectar la operación, disminuyan el consumo de la energía eléctrica. Además es impresionante la cantidad de fugas de luz que puede haber en un negocio. Para saber si existen habrá que apagar y desconectar todo aquello que consuma energía eléctrica y si el medidor continúa rotando, entonces seguramente hay fugas que en general son ocasionadas por pequeñas tierras a lo largo del cableado, que deberán ser detectadas y aisladas, ya que además del consumo extra representan un gran riesgo de ocasionar corto circuito e incluso un incendio.

• Agua. Al igual que la luz , seguramente habrá desperdicios y fugas. Únicamente hay que detectarlas y establecer las políticas que las eviten o hacer reparaciones o adecuaciones de la red interna. Es importante verificar el consumo de agua de los inodoros, ya que muchos de estos aún continúan utilizando 10 litros en vez de 6 que son suficientes.

• Teléfono. Se recomienda instalar protectores electrónicos para bloquear llamadas no locales o a celular, y establecer políticas para el uso de este servicio.

• Gas. A todos los cocineros les gusta tener prendidas todas las hornillas de las estufas y planchas, y el consumo de gas que esto representa puede ser muy cuantioso. Para evitarlo, es conveniente establecer políticas y horarios para el prendido y apagado, tomando en consideración la afluencia de los comensales. Además es importante que al recibir cualquier distribuidor de gas se tenga el mismo cuidado que con cualquier otro proveedor:

a) Observar que el medidor está en ceros.

b) Tomar lectura de nuestro tanque en forma inicial.

c) Tomar la lectura cuando finaliza la carga.

d) Restar la lectura final de la inicial y compararla con la capacidad del tanque.

e) Comparar este consumo con el cobro de la nota del proveedor.

f) En caso de existir alguna diferencia ( que es muy probable) habrá que aclararlo con el repartidor.

• Mantenimiento correctivo. Aunque se piensa que los equipos algún día tienen que descomponerse, casi todas estas descomposturas pueden evitarse si:

a) Hay un adecuado mantenimiento preventivo.

b) Hay una adecuada limpieza de los equipos.

c) Se da un uso adecuado

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