Los estados financieros

Los estados financieros entregan información de interés referente a los activos, pasivos, capital, ingresos y gastos, cambios en el patrimonio y flujo de efectivo. Uno de esos estados financieros es el estado de posición financiera o balance general, el cual contiene una sección de activos circulantes, donde se encuentra el capital de trabajo que es la inversión que una empresa realiza en sus activos a corto plazo y está formado por las partidas que pertenecen a esa sección en el estado de situación financiera. Para ordenar esta sección se toma en cuenta la facilidad que tenga la cuenta de convertirse en efectivo, por lo que queda de la siguiente forma, que es enunciativa y no limitativa:

Las primeras cuentas que aparecen son efectivo y bancos, las cuales se clasifican en:

• Caja chica. Es una cantidad de dinero en efectivo propiedad del negocio que se encuentra bajo resguardo de un empleado, el cual firmó una carta responsiva por el mismo. Sirve para hacer frente a los gastos de la operación diaria del negocio de montos pequeños.

Su registro contable se hace con un cargo a Efectivo (Caja Chica) y un abono a Bancos, si se presenta un aumento de la cantidad de este fondo, se realiza un asiento similar, mientras que si se decide disminuirlo, entonces se hace un asiento a la inversa, cargo a Bancos y abono a Efectivo (Caja Chica). Cuando se realizan los reembolsos de caja chica, se carga a la cuenta del gasto correspondiente (por ejemplo Papelería) y se hace un abono a Bancos.

• Bancos. El dinero en Bancos que se encuentra disponible para cubrir pagos en cualquier momento, generalmente está depositado en una cuenta de cheques, a la que se le denomina cuenta normal o tradicional porque la disponibilidad existe y generan un interés muy bajo, de acuerdo al contrato con el banco. Un control importante que debe llevarse para la cuenta Bancos es la conciliación bancaria que se realiza cada mes, comparando el saldo contable contra el saldo del estado de cuenta del banco, para determinar las diferencias y aclararlas o registrarlas según sea el caso; las principales diferencias que se pueden detectar son:

1. Cuando el saldo del banco no concuerda con el saldo contable de la compañía:

a. Depósitos en tránsito. Son los depósitos que se hicieron posteriores a la fecha de corte del estado de cuenta o que aún no son aplicados por el banco por estar dentro del plazo (por ejemplo, el depósito de cheques de otros bancos).

b. Cheques pendientes de cobro. Son los cheques que giró la empresa que no se han cobrado por parte del beneficiario.

c. Errores del banco. Por ejemplo, por cargar o abonar una cuenta con un cheque de otra compañía.

2. Cuando el saldo contable de la compañía no coincide con el saldo del banco:

a. Cargos por servicios bancarios. Cuando el banco carga comisiones y no se han registrado contablemente.

b. Depósito de cheques sin fondos. Cuando se depositaron cheques que no tenían fondos y fueron devueltos por el banco.

c. Cobro de documentos. Honorarios por el servicio de cobro de documentos de la empresa.

d. Pago de documentos. Por cargo de servicios o documentos que la empresa autorizó al banco a efectuar a la fecha de vencimiento y éste no ha sido registrado contablemente.

e. Errores en los libros. Por errores en los registros contables de la compañía.

Hay tres formas de realizar la conciliación bancaria:

1. Partiendo del saldo de los registros contables del negocio hasta llegar al saldo del estado de cuenta del banco.

2. Partiendo del saldo del estado de cuenta del banco hasta llegar al saldo de los registros contables del negocio.

3. Por conciliación cuadrada. Partiendo de ambos saldos para llegar a un saldo conciliado.

La siguiente cuenta que aparece son las inversiones temporales, las cuales son valores negociables o cualquier otro instrumento de inversión que es convertible en efectivo en el corto plazo, pueden ser, por ejemplo:

1. Sociedades de inversión. Valores (acciones) que emitieron las sociedades anónimas.

2. Instrumentos gubernamentales. Instrumentos de inversión emitidos por el gobierno, por ejemplo, los CeTes (Certificados de la Tesorería).

En ambos casos el registro contable consiste en un cargo a la cuenta Inversiones Temporales y un abono a la cuenta Bancos, cuando se adquieren. Cuando se venden los instrumentos gubernamentales y existe ganancia, se hace un cargo a la cuenta Bancos, con un abono a Inversiones Temporales (por el monto inicial de la inversión) e Ingreso por Intereses (por la ganancia obtenida), pero si existe pérdida se hace un cargo a la cuenta Bancos (por el importe recibido) e Inversiones Temporales (por la pérdida), con abono a Inversiones Temporales (por el monto inicial de la inversión).

Para cada inversión temporal se debe mostrar:

• El costo de adquisición.

• La fecha de adquisición.

• El número de acciones, obligaciones, certificados o valores poseídos.

• El costo por unidad.

• Información necesaria para determinar la ganancia o pérdida al vender cada inversión.

Enseguida tenemos Clientes y Cuentas y Documentos por Cobrar, la clasificación es:

1. Clientes. Son las cuentas pendientes de cobro, por la venta a crédito de mercancías o servicios de la actividad principal del negocio. Su característica principal es que no hacen cargo de intereses si se pagan en tiempo.

2. Documentos por cobrar. Son los documentos pendientes de cobro, derivados de la venta de mercancías o servicios. Su característica principal es que se hace un cargo de intereses por el plazo del crédito.

3. Funcionarios y empleados. Es el saldo pendiente de pago de los empleados, funcionarios o accionistas de la empresa.

4. Deudores diversos. Son documentos o cuentas pendientes de cobro por operaciones distintas

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