MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON ÉNFASIS EN ALTA GERENCIA

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UNIVERSIDAD DEL ISTMO

MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON ÉNFASIS EN ALTA GERENCIA

ESTUDIANTE:

Maybelline Villa

2021

INDICE

ÍNDICE        4

INTRODUCCION        5

1.1        CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO.        6

• Analizar        6
• Plantear.        6
• Detectar.        6
• Descubrir        6
• Anexar.        6

1.2        ACTIVIDADES PARA EL LEVANTAMIENTO DE UN PROCESO DE NEGOCIO.        8

•         Comprensión de los procesos/subprocesos de la empresa:        8
•         Identificar fases y ocupaciones específicas de los procesos/subprocesos:        8
•         Preparar fichas y diagramas de flujo de los procesos:        8
•         Establecer indicadores de administración:        9

1.3        LA MATRIZ RACI.        9

• RESPONSABLE (R):        9
• AUTORIDAD (A):        9
• CONSULTOR (C):        10
• REPORTADO (I):        10

CONCLUSIÓN        11

BIBLIOGRAFIA        12

ANEXOS

INTRODUCCIÓN

El sistema de administración de calidad es un instrumento que le posibilita a las Empresas de toda clase planificar, llevar a cabo y mantener el control de cada una de las ocupaciones encaminadas al desarrollo de su tarea organizacional, por medio de la producción de productos y/o prestación de servicios con elevados estándares de calidad, los cuales son medidos por medio de indicadores de satisfacción del comprador.

En la actualidad las empresas buscan estandarizar sus procesos para ser más eficientes en el mercado en el que participan, esta estandarización posibilita que los ayudantes tengan la misma información y operen acorde a las mismas normas, evitando de esta forma una secuencia de problemáticas resultantes de la carencia del mismo y guiando las actividades de los ayudantes a compartir el mismo objetivo, con el cual la organización pretende ofrecer contestación a las necesidades de la sociedad.

1.  CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO.

Actualmente, la caracterización de procesos se basa en identificar situaciones o diversos elementos que hacen parte del proceso, es decir: ¿Quién lo hace?, ¿Con que finalidad se realiza?, ¿para quienes se hace?, ¿Cuándo debe realizarse?, ¿Qué se necesita para hacerlo?

Las características del proceso son el análisis en profundidad del proceso, considerando los factores que conducen al inicio y al final de estos procesos. Estos elementos pueden ser: Los elementos de entrada que hacen que se inicie el proceso, como el servicio al cliente / solicitudes de productos, Elementos de salida que conducen al final del proceso, como la elaboración de cotizaciones / estimaciones.

Estudiar un proceso implica:

• Analizar si es posible hacerlo más ágil.

• Plantear alguna posibilidad de automatizar algún paso.

• Detectar si hay posibilidades de riesgos a que falle el proceso.

• Descubrir ciertos pasos que no se están llevando a cabo tal y como se habían planteado de un principio.

• Anexar nuevos controles, registros de indicadores del proceso.

Cuando se caracteriza un proceso se tiene una visión 360º de lo que pasa alrededor de ese proceso y de ahí que sea una herramienta tan exigente y potente a la vez.

El soporte más utilizado para caracterizar el proceso es la tabla de procesos. Puede construir este diagrama de flujo utilizando una hoja de cálculo o un documento de texto. Antes de elaborar la caracterización de un proceso claramente se debe conceptualizar qué proceso se va a realizar.

Después se comunica a el individuo o personas responsable/s de aquel proceso el cual se desea hacer y en qué momento realizarlo para que reserven un día y hora en su agenda.

• Principio por efectuar el objeto (¿para qué existe aquel proceso?) pregunta que se debe hacer al responsable del proceso.

• Defina, por áreas de trabajo, quién/es son los encargados del proceso.

• Indique el principio y el desenlace del proceso. En otras palabras, aquí es dónde se fija el proceso. Arranca y acaba en un punto para después unirse a otro proceso o entregarse al comprador final.

• Anote los recursos de acceso y de salida: Está plenamente enlazado con el principio y final del proceso. Sin embargo, aquí no define la acción sino los recursos asociados a dicha acción.

• Indica las piezas interesadas que permanecen implicadas en este proceso. Por partes interesadas se refiere a las piezas implicadas.

• Describo los pasos u ocupaciones que se conducen a cabo a lo largo del proceso. Para hacer esto de manera ordenada realice continuamente, en este apartado, una separación del proceso en subprocesos.

Efectuar una caracterización de procesos es un trabajo que dará múltiples beneficios en una organización. Entre ellos se destacan:

• Probabilidad de comprender a profundidad el qué se hace y cómo se realizan las cosas.
• Equiparar el cómo se realizan las cosas con lo cual se establece la alta gerencia (dirección, gerencia).
• Oportunidad para identificar puntos a mejorar.
• Identificar probables peligros de que falle el proceso y examinar más adelante la gravedad de aquel peligro.
• Implantar nuevos controles al proceso, registros, indicadores de administración o mejorar los ya existentes.
• Hacer parte a los encargados de aquellos procesos en la optimización de los mismos.

1.  ACTIVIDADES PARA EL LEVANTAMIENTO DE UN PROCESO DE NEGOCIO.

• COMPRENSIÓN DE LOS PROCESOS/SUBPROCESOS DE LA EMPRESA: En este periodo se debería proceder a hacer una especificación de los procesos. Cada proceso está formado por una secuencia de métodos, y al mismo tiempo por ocupaciones o labores por desarrollar. Para hacer una correcta especificación de los procesos, métodos y ocupaciones institucionales debería contarse con un entendimiento preciso y claro de los mismos, por esto es fundamental usar técnicas de levantamiento de información con los ayudantes claves. Se usarán método de observación, entrevista y focus group para todo el levantamiento de información.

• IDENTIFICAR FASES Y OCUPACIONES ESPECÍFICAS DE LOS PROCESOS/SUBPROCESOS: En este periodo se identifica cada fase, subproceso y/o método que debería ser registrado.

• PREPARAR FICHAS Y DIAGRAMAS DE FLUJO DE LOS PROCESOS: En este periodo se explicará detalladamente cada proceso, subproceso y/o método y se documentara la manera en que se conducen por medio de fichas y diagramas de flujo con notación BPMN (Modelo y Notación de Procesos de Negocio).

• ESTABLECER INDICADORES DE ADMINISTRACIÓN: Dichos indicadores y KPIs van a ser utilizados para controlar la gestión y retroalimentación de la optimización continua de los procesos. Estudio de colas y estándares de servicio.

1.  LA MATRIZ RACI.

Es una matriz de responsabilidades enfocada a la administración de un plan (RACI matriz en inglés). En ella se establece qué persona va a hacer un papel concreto, algo que se sugiere por medio de las iniciales que ofrecen nombre a la matriz. Cada persona involucrada va a estar asignado a un papel.

La manera de representar la matriz de ocupaciones es simple. Se crea una cuadrícula en la que se presentan los nombres de los competidores (parte de arriba) y las ocupaciones a hacer (a la izquierda). Los recuadros interiores se complementan con los papeles que va a tener cada empleado. En una sola observación los implicados verán cuál será su tarea de manera clara.

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