MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

¿QUE ES? (Sandra Caso)

Es un documento en el cual se recopila todas las normas y procedimientos que se deben tener en cuenta en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr una mayor agilidad y eficiencia en la utilización de procedimientos y operaciones archivísticas

En este manual de archivo están los pasos para cumplir la función de archivo y correspondencia

¿QUIEN DEBE TENER ESTE MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA? (María Isabel Martínez)

Todas las organizaciones públicas y privadas que estén legalmente constituidas deben acogerse a las disposiciones legales en materia archivística.

Estipulado en la ley 594 de 2000 donde se estipulan las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado y las demás normas que establezca el Archivo General de la Nación.

DIFERENCIA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA (Fernanda Martin)

Archivo:

Son todos los documentos que se encuentran guardados y clasificados según sus características

Correspondencia:

Es la documentación que llega nueva para ser entregada, tramitada y finalmente archivada

PARTES DEL MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA (Fernanda Martin)

Introducción:

Allí podemos encontrar a groso modo la razón de ser del documento (en este caso manual)

Objetivos:

Se divide en generales y específicos. Es un resumen de lo que el manual quiere lograr brindando la información técnica de la gestión documental para que se administre de manera adecuada las comunicaciones oficiales; desde su recepción, registro y radicación, pasando por conservación, clasificación y ordenación para su disposición final según lo estipule la ley.

Estructura orgánica de la organización:

Allí se debe brindar información general de la empresa, su organigrama y funciones.

Documentos que elabora la entidad:

Comunicaciones externas: Cartas, telefax

Comunicaciones internas: memorandos, circulares, servicio interno de mensajería.

Correspondencia y sus clasificaciones:

Por su naturaleza:

• Oficial: Cuando el asunto puede darse a conocer por todos en la entidad
• Oficial confidencial: Cuando el asunto compete a la entidad, pero solo lo debe conocer el personal autorizado
• Personal: Cuando el asunto compete a un empleado de la entidad

Por el lugar de destino: de acuerdo en donde se encuentre el destinario

• Urbano local: Cuando el destinario se encuentra dentro de la misma ciudad
• Nacional: Cuando el destinario este en otra ciudad diferente, pero en el mismo país
• Internacional: Cuando el destinario se encuentra fuera del país

Por el destinario

• Correspondencia externa: La comunicación oficial fuera de la empresa y se envié por correo aéreo, terrestre fax etc.
• Correspondencia interna: Comunicaciones oficiales entre dependencia de la misma entidad

FUNCIONES DEL MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA (Maria Isabel Martínez)

• Establecer pautas para la organización de archivo y correspondencia de la empresa
• Control de ingreso de la documentación
• Organización del fondo documental (clasificar, ordenar, describir)
• Conservación
• Servicio y control de préstamo de la documentación
• Selección y traslado de la documentación al archivo central

RESPONSABILIDADES (Sandra Caso)

Los responsables del funcionamiento y cumplimiento del manual son:

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