MANUAL DE ARCHIVO

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Medellín,

MANUAL DE ARCHIVO

JUSTIFICACION

El gran volumen de papeles que se manejan en la oficina moderna, exige que los procedimientos de archivo, contribuyan eficazmente a que se puedan obtener los informes que se desee, con facilidad y rapidez. Al establecer un manual de archivo, debe escogerse un diseño y seleccionarse un sistema, que se adapte más fácilmente al uso que se le vaya a dar y en todo caso, que permita encontrar los documentos, rápida y fácilmente.

El manual debe ser tan claro y preciso, que no dependa de la memoria de quien archiva ni de la persona que ejecuta esas labores. Haciendo claridad desde luego, que solo las personas encargadas de esa dependencia, pueden entrar y salir de ella. Sin embargo, deben recordar que forman parte de un equipo de trabajo y que deben estar siempre, dispuestos a cooperar para garantizar éxito en el cumplimiento de los objetivos institucionales.

OBJETIVOS

1 Agilizar la labor de conservación de los documentos que contribuyen la memoria de la empresa.

2 Proporcionar información oportuna, veraz y segura.

3 Normalizar el recibo, distribución, circulación y atención de la correspondencia que llega a la institución.

4 Coordinar la labor de elaboración, y despacho de la correspondencia que sale de la empresa.

5 Utilizar los diferentes sistemas de archivo según las necesidades de cada su proyecto o dependencia.

6 Mantener los documentos, memoria de las transacciones comerciales, bajo escritas medidas de seguridad.

7 Familiarizar al trabajador, alumno. Con algunas normas que se utilizan en las empresas, para el manejo de documentos.

CONCEPTOS

MANUAL, Es el procedimiento que contiene, las nociones principales de una ciencia o de un arte

ARCHIVAR, Es el procedimiento de clasificar, organizar y guardar los registros de una empresa en forma ordenada y sistemática.

MANUAL DE ARCHIVO, Es el documento que contiene un conjunto de normas que deben tenerse en cuenta para hacer de la labor.

22 Para la rotación de empleos con el fin de que cada trabajador, alumno adquiera experiencia en más de un cargo, debe entregarse informe escrito de las condiciones en que se deja el anterior y los elementos que se utiliza. Deben firmarlo de común acuerdo ambas partes.

23 El empleado que hace entrega de un cargo, debe explicar y entregar el manual de funciones de ese cargo al empleado que lo remplaza; que hacer, como hacerlo, conque y a quien debe acudirse como conducto regular.

24 Cada trabajador, alumno al comenzar la práctica didáctica, recibirá sus funciones y un manual de procedimiento de cómo debe hacer cada actividad, que papelería emplear y cuantas copias debe presentar los papeles que se origina su práctica específica.

25 Los gerentes deben pasar informe escrito de los desacatos a sus sugerencias, que entorpezcan el normal funcionamiento de las actividades de la empresa a su cargo.

26 Cada jefe de personal debe controlar asistencia en los primeros diez minutos de la práctica cada día.

27 Los jefes del personal deben colocar en lugar visible de su empresa, una relación de fechas y personal responsable del mantenimiento de la planta física de la empresa.

28 Los gerentes y jefes de personal (o se rotan), deben vigilar que la programación de aseo y entregar de las instalaciones en perfecto orden se cumpla. Son las últimas personas en salir por su calidad de empleados de confianza.

29 Cada trabajador, alumno, debe presentar descargos por retardos o inasistencia a su jefe de personal, para liquidación de nóminas entre otros.

30 Durante el horario de permanencia en las instalaciones de la empresa, no se admiten charlas, recochas y tono de voz elevado por que atenta contra el eficiente desempeño y causa de contaminación ambiental.

31 Los documentos que se originan en el desarrollo de las actividades de cada su proyecto (SERVICASD, CENTRICADS, BANCO, EMPRESA MIXTA), deben estar identificados con el nombre de la respectiva razón social, numero del grupo y código de la empresa.

32 Los soportes contables y demás documentos originados en la práctica comercial, no deben presentar tachaduras, enmendaduras, rotos o cualquier otra diferencia, que menoscabe su presentación.

33 En el empleo de fechas, es recomendable que todos tengan en cuenta primero el día, luego el mes y por último el año con el fin de que haya coordinación en la presentación de formas impresas que se disponen de poco

-Nominas

-Documentos Legales

-Comprobantes originales de contabilidad

-Tarjeta individual de sueldo

-Libros de contabilidad

-Informe diario de asistencia

-Estados financieros

-Libro control de cheques de gerencia (banco)

-Copias comprobante de contabilidad

-Consignaciones y retiros de ahorro (banco)

-Prestamos de cartera (banco)

-Presupuesto de compras y ventas (CENTRICASD)

-Facturas pendientes de cobro (SERVICASD, CENTRICASD, E.MIXTA)

-Planilla movimiento diario de caja (SERVICASD; CENTRICASD)

-Libros control de chequeras y cheques de gerencia (banco)

-Planilla de entrada a caja (banco)

-Planilla de pagos (banco)

-Planilla de control de caja (banco)

-Planilla balance diario por contabilidad (banco)

-Planilla de movimiento diario de caja (SERVICASD, CENTRICASD)

-Hojas de vida

-Otros, los que crea necesarios cada establecimiento donde se implemente la práctica.

4 alfabético por asuntos

Para las instituciones que cobija la empresa mixta.

Caja de compensación familiar

S.E.N.A

I.C.B.F

Cámara de comercio

Banco de la republica

Empresas públicas

Municipio

Superintendencia nacional de sociedades

Superintendencia bancaria

Espacio. Además en comunicaciones o informes de más de una hoja, a partir de la segunda, se coloca esa información con dígitos.

34 Todos los documentos originales en la práctica, deben elaborarse a máquina.

Representante Legal Ministerio de trabajo y S.S

Cedula

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