MANUAL DE FUNCIONES - APUNTES VARIOS.

MANUAL DE FUNCIONES

El Gerente General es el encargado de ejecutar las directrices y estrategias establecidas por la Junta Directiva, velando siempre por el respeto a los principios de gestión, así como a la consecución de la misión de la Aseguradora; estará a cargo del desarrollo general administrativo de la Aseguradora, para lo cual se le otorgarán entre otras, las siguientes facultades:

1. Tendrá la representación de la Aseguradora, por lo que podrá actuar en nombre de la Aseguradora en actos, diligencias o contratos en los que la Aseguradora tenga algún interés.

1. Otorgar los poderes que considere necesarios, dentro del límite de sus facultades, en función del interés de la Aseguradora.

1. Definir y apoyar el logro de los objetivos corporativos.

1. Promover valores corporativos y una cultura alineada a la estrategia corporativa

1. Reportar a la Junta Directiva e implementar sus disposiciones

MANUAL DE FUNCIONES

Velar por que la contabilidad se lleve de acuerdo a las normas establecidas en Colombia como son:

1. Clasificar operaciones registradas, como medio para obtener objetivos propuestos.

1. Instalar el Software para el reporte de los estados financieros a la entidad que nos vigila contablemente.

1. Preparar la información financiera para ser presentada a las entidades que lo requieran.

1. Envío de informaciones adicionales que requiera la entidad que nos vigila contablemente.

1. Alimentar los módulos del software que se requieran para obtener información estadística o de otra índole, en forma oportuna y veraz.

1. Preparar comprobantes de Depreciación.        

1. Velar porque las notas contables y ajustes estén debidamente soportados y contabilizados.

1. Revisar los recibos de caja y comprobantes de pago.* Ordenar medidas necesarias para hacer arreglos técnicos que se requieran hacer al Software de la empresa, a fin de poder ejecutar correctamente el servicio contratado.

1. Las demás inherentes a su condición de contador público.

1. Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de conformidad con el plan de cuentas establecido para Fondos de Empleados.

1. Llevar los libros mayores de acuerdo con la técnica contable y los auxiliares necesarios.

1. Preparar y presentar informes sobre la situación financiera que exijan los entes de control y mensualmente entregar al Gerente, un balance de comprobación.

1. Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden municipal y nacional, a los cuales el Fondo de Empleados esté obligado.

1. Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes notas, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes.

1. Asesorar a la Gerencia y a la Junta Directiva en asuntos relacionados con el cargo, así como a toda la organización en materia de control interno.

1. llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin de atender los requerimientos o solicitudes de información tanto internas como externas.

1. Presentar los informes que requiera la Junta Directiva, el Gerente

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Las funciones del auxiliar contable están relacionadas con las tareas propias de la contabilidad, como puede ser:

1. La causación de los diferentes hechos económicos de la empresa [compras, ventas, sueldos, pago servicios, depreciaciones, etc.].

1. El manejo y control de inventarios, el manejo o gestión de cartera, conciliaciones bancarias, la proyección de estados financieros e informes contables o financieros

1. La preparación y proyección de las declaraciones tributarias y los diferentes informes con destino a las entidades estatales de control.

1. Elaboración de ingresos por concepto de pago de créditos.

1. Elaboración de descuentos y envió de los mismos a Empresas convenios.

1. Copia de seguridad diaria y mensual, Pago de seguros de vida, cartera, aportes y demás seguros obligatorios

1. Envío de reportes de seguros de vida.

1. Elaboración de ingresos por recaudos de Nómina.

1. Empresas convenios

1. Elaboración de conciliaciones Bancarias.

1. Elaboración y pago de Retefuente

1. Orientación y entrega de extractos de descuentos detallados a los asociados Notas de ajustes Generales en contabilidad y cartera.

1. Entrega de descuentos detallados a los asociados (colillas de descuentos).

1. Notas de ajustes generales Cuadre de módulos de cartera con contabilidad.

1. Envío en medios magnéticos a Dian.

1. Colaboración con la información para Revisoría, Gerencia y Contador.

1. Reglamos de seguros antes ante las entidades aseguradoras.

1. Redacción de correspondencias pertinentes al Departamento de Contabilidad.

1. Recibir visita de Teleinformática, seguimiento al Software y actualización del mismo.

1. Recibir visita de Revisoría Fiscal Conciliación con proveedores.

1. Colaboración con la Gerencia para la presentación de los informes.

1. Recopilación de documentos para solicitud de crédito ante los Bancos.

1. Elaboración de certificados Retefuente.

1. Orientación al cliente sobre los servicios que presta la empresa.

1. Diligenciamiento y pago contribución de reteica- reteiva- tasa bomberil ± cámara de comercio

1. Elaboración de pago a proveedores de servicios y bienes

1. Pago y reembolsos de caja menor

1. Preparación de auxiliares de bancos para sus respectivas conciliaciones

1. Informes preliminares de Balances

1. Informe de la cartera al comité de Evaluación de Cartera.

MANUAL DE FUNCIONES

1. Encargada de la documentación de la empresa y de la atención del público, efectuando esto durante la jornada de trabajo.

1. Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.

1. Hacer una evaluación periódica de proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de estos

1. Atender y orientar al público que solicite los servicios de una manera cortes y amable para que la información sea más fluida y clara.

1. Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

1. Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.

1. Realizar cualquier otra tarea a fin que le sea asignada.

1. Actualizar la cartelera.

1. Recibir y enviar correspondencia.

1. Archivar la correspondencia enviada y/o recibida.

1. Elaborar cheques

1. Desglosar y entregar cheques.

1. Llevar control de fondo fijo, de acuerdo a la norma y procedimientos establecidos.

14. Velar por el suministro de materiales de oficina de la unidad.

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1. Asesorar de manera real y objetiva a los clientes y sus necesidades.

1. Mantener un continuo contacto con los clientes.

1. Mantener una búsqueda constante de nuevos clientes y mercados.

1. Responsabilizarse del recaudo de cartera de los clientes.

1. Ofrecer un excelente servicio post venta.

1. Ventas y cobranzas.

1. Cumplir con las metas establecidas para el presupuesto.

1. Confirmar con el cliente la calidad del servicio prestado y resolver cualquier inquietud que pueda tener.

1. Consolidar la imagen corporativa de la organización.

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