Manual De Compras

EL MANUAL DE COMPRAS

También llamado Manual de Procedimiento de Compras, es uno de los manuales mas importantes dentro de la organización de una empresa, ya que su falta, repercute en otros departamentos inmediatamente. Se puede afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento del área de Compras, definiendo las operaciones de la misma.

En términos generales deben existir como mínimo tres cotizaciones de proveedores diferentes.

PARTES QUE INTEGRAN UN MANUAL DE COMPRAS

Introducción

En esta sección se incluye una breve descripción de la importancia de contar con el manual para lograr el desarrollo de las actividades debidamente encuadradas, así como contar con una guía escrita que cubra los aspectos de organización y operación de compras.

Contenido

Se refiere a la división del manual en sus diversos capítulos. Se presenta en carpetas, con hojas sustituibles o intercambiables y separadores.

-Antecedentes o referencia.

-Objetivos.

-Áreas afectadas de compras.

-Definición de términos.

-Resumen.

-Responsabilidad de las áreas involucradas.

-Desarrollo o trámite.

-Anexos.

Indice

Es conveniente establecer un índice, ya sea formado de acuerdo a la materia objeto de la publicación, por numeración progresiva general o por numeración particular, con la finalidad de eficientar y dar rapidez a la localización del tema.

Organización

Lineamientos integrantes, tales como cuadros de organización, descripción de funciones, listas de obligaciones, etc., con los cuales se asignan por escrito los deberes, responsabilidades y autoridad, correspondientes a todos los individuos componentes de la gerencia.

Políticas

Está destinada a incluir exclusivamente todas las políticas emanadas por la gerencia.

Procedimientos

Los procedimientos representan el aspecto más abundante dentro del manual, ya que establecen la secuencia de los pasos que han de seguir las operaciones de la gerencia, tratando de simplificar y orientar las labores respectivas.

Instrucciones técnicas

Son aquellas que cubren métodos de operación y están delimitadas a cubrir los aspectos de un área específica.

Circulares y boletines

Este apartado comprende todas aquellas disposiciones de aplicación general al personal de la gerencia, tales como medidas disciplinarias y administrativas, así como instrucciones concretas sobre determinados trámites de coordinación con otros departamentos o áreas de la empresa. Esto es lo que concierne a circulares.

En cuanto a boletines, se refiere a aquellas publicaciones dirigidas a los proveedores en lo relativo a sus relaciones con la empresa y trámites o aspectos que deben conocer, para evitar confusiones y lograr expeditación en las operaciones contractuales. Estos boletines deben estar presentes y debidamente ordenados e incluidos en el manual con la finalidad de que el personal de compras conozca y acuda a ellos en los casos particulares que así se requiera.

El manual de compras al igual que el manual de ventas y el manual de producción, son una práctica guía que estará recordando al colaborador de la Empresa, su actividad a realizar en la forma en que la Misión y Visión de la misma lo ha requerido, es por eso que cualquier Empresa bien organizada siempre deberá manejar su organización por medio de un MANUAL.

EJEMPLO DE MANUAL DE COMPRAS

BLOCKBUSTER INC.

Manual de Procedimientos del Área de Compra

Contenido

INTRODUCCIÓN 4

CULTURA ORGANIZACIONAL 6

Misión 6

Valores 6

POLÍTICAS DEL ÁREA DE COMPRAS 8

Compras 8

Proveedores 8

Forma de pago 9

OBJETIVOS DEL ÁREA DE COMPRAS 11

Objetivo general del área de compras 11

Objetivos específicos 11

ESTRUCUTRA ORGANIZACIONAL 13

Organigrama general 13

Organigrama específico del área de compras 14

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 16

COMITÉ DE COMPRAS 18

PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 20

Procedimiento de Evaluación y Selección de Proveedores 20

Procedimiento de Requisición de Compra 21

Procedimiento de Revisión de Formas 22

DISEÑO DE FORMATOS 24

INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimientos del área de Compras de la empresa Blockbuster, tiene como objetivo dar a conocer a los usuarios de dicho departamento el procedimiento de compras detalladamente, teniendo como base las políticas de compras ya que éstos facilitarán la toma de decisiones para el logro de los objetivos tanto del área de compras como de la empresa en general. Cabe mencionar que la misión y la visión de la empresa son de suma importancia para el cumplimiento de los objetivos.

Así mismo, éste manual indicará al equipo de trabajo del área de compras de Blockbuster los puestos existentes en dicha área así como sus funciones; así mismo, proporcionará en manera ordenada, secuencial y detallada las actividades de los procedimientos a seguir para cada proceso que se lleva a cabo para el abastecimiento de la organización.

Finalmente, es importante señalar que éste documento está sujeto a actualizaciones en la medida que se presenten variaciones y/o mejoras en los procedimientos.

CULTURA ORGANIZACIONAL

Misión

Ser la mejor opción de entretenimiento en películas y videojuegos, en cualquier momento y en cualquier lugar.

Valores

Los valores dentro de la empresa forman parte de la filosofía que comparten como compañía y son un enfoque principal hacia sus clientes.

* Servicio al cliente

* Trabajo en equipo

* Entretenimiento

* Diversidad

* Compromiso

* Integridad

* Ética

POLÍTICAS DEL ÁREA DE COMPRAS

Compras

* El gerente de operaciones es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de compra, condiciones comerciales, y trámites de pago.

* Los contratos, acuerdos y formatos de orden de compra de cualquier naturaleza que comprometan a Blockbuster S.A. de C.V., sólo podrán ser acreditados y firmados por el personal autorizado el área de compras de Blockbuster S.A. de C.V.

* Todo material, mobiliario y/o equipo o servicio solicitado mediante requisición por las unidades, deberá

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