Manual de procedimientos de levantamiento y conciliación de inventarios
Enviado por Luis Eugenio Escobedo • 21 de Octubre de 2020 • Ensayo • 1.905 Palabras (8 Páginas) • 309 Visitas
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Objetivos
Describir de manera precisa todas las actividades secuenciales que se realizan en el proceso de levantamiento de inventarios físicos aunado con el proceso de conciliación de inventarios, desde la orden de realizar ejecución del levantamiento, pasando por el término del levantamiento físico de mercancía, terminando con la optima conciliación de inventarios, tomando en cuenta los artículos que no han sido localizados, están en condiciones no optimas, y mal etiquetados.
3. Alcance
El alcance se visualiza desde la delegación de responsabilidades dentro de los dos procesos, donde se organizarán y ejecutarán todas las actividades necesarias para llevar a cabo el apropiado levantamiento de inventarios físicos y conciliación en la base de datos. Por lo tanto, tomaremos como entradas todos los datos que se reúnan sobre las unidades disponibles, en condiciones, en mal estado, y la salida será un registro general sobre la existencia, cantidad, estado y ubicación de las unidades levantadas, así como una base de datos propiamente conciliada.
4. Políticas
-Cumplir con responsabilidad cada actividad que se especifique realizar.
-No se tolerará algún tipo de robo u daño a la mercancía de manera consciente.
-Al encontrar producto dañado o mal ubicado deberá anotarse en la bitácora de trabajo.
5. Descripción del proceso
El proceso de levantamiento de inventarios físicos toma en consideración todas las actividades desde que se da la orden de ejecución, después de que se da esta orden, se tiene que organizar en conjunto con la administración un equipo capaz y de confianza, que será aquel que apoye al realizar el levantamiento físico, siempre supervisado por un agente administrativo, se contara bolsa por bolsa, pieza por pieza, caja por caja, contrastando con los datos que se tienen en la base de datos anteriormente congelada, si llegan a faltar, sobrar o encontrarse productos en malas condiciones se tendrán que reportar inmediatamente y separar del stock de productos para seguir realizando el conteo uno a uno, al terminar de contar se dará por terminado el proceso de inventarios físicos, y comenzara el proceso de conciliación de inventarios el cual considera las unidades físicas actuales contadas y hará una investigación detallada a cerca de los productos no encontrados, en malas condiciones o incluso mal ubicados. Después de aclarar todo este tipo de situaciones se dará de alta en la base de datos los productos que no estén en stock, y se darán de baja aquellos productos que no se encuentren en stock físico, permitiendo de esta manera tener un inventario actualizado, concreto y fidedigno de la realidad.
Diagrama de proceso de levantamiento de inventarios y conciliación de inventarios.
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Secuencia | Actividad | Responsable |
| El director general da la orden de ejecución del levantamiento de inventario físico dentro de los almacenes de la organización. | Director general de recursos y servicios. |
| La base de datos se congela, para poder modificar datos de manera oportuna sin confusiones que puedan presentarse en caso de que no se hiciera. | Departamento de almacén e inventarios. |
| Aquí se decide quienes trabajadores son los que participarán en el levantamiento físico, tomando en cuenta sus aptitudes y nivel de confianza a la empresa. | Responsable administrativo. |
| Aquí se deciden las estrategias a seguir, es decir desde que áreas del almacén, con que productos, o de que manera comenzaran a trabajar para posteriormente empezar a aplicarlo. | Responsable administrativo. |
| Casi siempre se encontrará este tipo de situación donde los productos no se encontrarán bien ubicados por lo que, en el momento que se marque una discrepancia en la base de datos inmediatamente se tendrá que buscar la razón de esta. | Personal responsable del levantamiento. |
| Cuando se encuentren productos que están fuera de su ubicación o etiquetado original debe checarse su estado físico de acuerdo a los manuales de operación, u manuales técnicos del producto. | Responsable del levantamiento. |
| Si un producto no puede ser reprocesado después de encontrarse en mal estado entonces este debe enviarse al área de desechos del almacén no sin antes haber avisado al supervisor del levantamiento. | Responsable del levantamiento. |
| Si el producto no ha sido localizado, el supervisor del levantamiento tiene que dar aviso a sus superiores para que estos tomen en cuenta la situación. | Responsable administrativo. |
| Se analizan las posibles causas de la desaparición del producto. | Responsable administrativo. |
| Se etiquetan y acomodan productos anteriormente no etiquetados y se añaden a la lista de stock. | Departamento de almacén e inventarios. |
| Se realiza una investigación exhaustiva en base a la decisión que se tomó en el punto 9. | Responsable administrativo/Responsable del levantamiento. |
| Si después de la búsqueda, no se encuentran los productos buscados la empresa termina con su levantamiento de datos oficialmente, y comienza a hacer su conciliación. | Departamento de almacén e inventarios. |
| La organización deberá comenzar a actualizar los datos según las verdaderas existencias físicas en su stock. | Responsable administrativo/Departamento de almacén e inventarios. |
| La información obtenida se resguardará para su futuro control, uso, o aclaración de dudas. | Responsable administrativo. |
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