Metodología paraa iniciar una PMO

[pic 2][pic 3][pic 4][pic 5]

Metodología para definir y echar a andar una PMO

Contenido

Metodología para definir y echar a andar una PMO        1

Introducción        2

Contexto, ¿por qué las PMO no duran?        2

Necesidad de una PMO        2

Objetivos del proceso        2

Etapas propuestas para el proceso        2

Definir una iniciativa de PMO en la organización        3

Alineación con la PE        3

Caso de Negocio        3

Diagnosticar (AS IS) y proponer la PMO a implantar (TO BE) {1 a 3 sem}        4

Definiciones preliminares        4

Definir de dónde se parte y hacia dónde se quiere llegar        4

Implementar en la organización la PMO definida {2 a 4 meses}        5

Inicio        5

Planeación        6

Ejecución        6

Cierre        7

Estabilizar la PMO implantada        7

Seguimiento        7

Acompañamiento        7

Finalización        7

Técnicas y Herramientas        8

Tácticas de implantación        8

Técnicas de implantación        8

Herramientas de implantación        8

Criterios de dimensionamiento        9

Introducción

Contexto, ¿por qué las PMO no duran?

En muchos intentos de implantación de PMO se ha logrado disponer de una herramienta bien instalada, configurada y soportada con la infraestructura necesaria, se ha logrado definir una metodología que responde a las necesidades de la organización, se han integrado a las personas necesarias (en cuanto a cantidad, nivel de conocimientos y experiencia), se ha capacitado a todos los involucrados en el proceso y se les ha asesorado para que no tengan ninguna duda de qué hacer, cómo y cuándo; sin embargo, en muchas ocasiones, la PMO no arroja los resultados deseados o simplemente no funciona.

Esto nos ha llevado a formular una manera más formal y a la vez práctica de establecer un proceso de implantación de una PMO en una organización.

Necesidad de una PMO

La alta dirección de una organización se debe preguntar para qué quiere una PMO, qué problemas necesita resolver, qué resultados requiere obtener (en ambos casos, que no los pueda lograr como actualmente opera), qué nivel de procesos puede/quiere absorber/implementar; en otras palabras, debe considerar qué es relevante, razonable/viable y culturalmente apropiado implementar como PMO dentro de la organización; cuantificar los beneficios a obtener; y, si decide implementarla, deberá determinar si está dispuesta a hacer el compromiso y a invertir el esfuerzo y dinero que implica implementar la PMO.

Si lo anterior confirma que se requiere una PMO, entonces se debe arrancar un proyecto que lo haga y este proyecto deberá seguir una metodología que aplique un proceso de implantación. Hay diversas formas de hacerlo, nuestra propuesta se describe a continuación.

Objetivos del proceso

• Implantar una PMO en una organización alineada a sus Objetivos Estratégicos (OE)
• Lograr una implantación duradera
• Incrementar el nivel de madurez organizacional en la administración de proyectos

Enfoque

Para llevar a cabo una implantación exitosa de la PMO nuestro enfoque considera los siguientes elementos como parte integral del proceso:

• La PMO debe generar valor a la organización y éste se centra en:

• Generar información vital para soportar la toma de decisiones en la organización
• Gestionar la demanda para asegurar que se están haciendo los proyectos correctos y que tienen el peso específico apropiado
• Proveer soporte consultivo a la organización para la selección y ejecución de proyectos para asegurar que los proyectos se realizan correctamente

• Cualquier implantación de procesos requiere una gestión de cambio explícita e intensa dentro de la organización (en éste documento se muestra en letra de éste color).

Etapas propuestas en nuestro enfoque para el proceso de implantación

• Definición: donde se busca alinear la PMO a implantar con la Planeación Estratégica (PE) de la organización y se genera su caso de negocio
• Diagnóstico: se determina el estado actual y el estado a lograr, se realiza la planeación estratégica de la PMO y se define una ruta a seguir
• Implementación: es una serie de iteraciones para ir logrando y consolidando la PMO
• Estabilización: se trata de un tiempo de acompañamiento y apoyo para que la PMO camine por sí misma y pueda ir madurando y obteniendo los resultados deseados

Definir una iniciativa de PMO en la organización

Alineación con la PE

Fase a realizar si el cliente requiere apoyo desde este punto o información a recabar durante la pre-venta para tener el contexto de cómo llegaron a la idea de tener una PMO.

• Planeación estratégica de la organización {1 a 2d, entrevistas}

• Aclarar contexto: ¿se trata de una PMO de un proyecto, de un área, de un tipo de proyectos o de la organización? (el qué)
• Existe explícita una planeación estratégica (PE) en la organización o es implícita?
• La PE incluye entre sus metas u objetivos una PMO de forma explícita, implícita o es algo que surge ahora? (origen de la idea de PMO)
• Explorar sentido de urgencia (el cuándo)
• Explorar evento detonador (qué es lo que duele por lo que tienen la idea de tener una PMO?)
• Identificar los objetivos estratégicos de la organización que la PMO estará apoyando (direccionar los Issues / Opportunities relacionados de proyectos, para los cuales el negocio actual sin PMO, no es una opción viable)
• Delimitar la naturaleza de los proyectos que se desea gestionar por medio de la PMO.

Caso de Negocio

 En caso de requerirse, para clientes que requieren poder justificar económicamente la inversión para implementar o replantear una PMO.

•  Caso de Negocio {7 a 10d}

• Verificar si aplica hacerlo {3 a 4d sesión de trabajo y análisis}

• Recabar costos o inversión estimada
• Recabar beneficios esperados
• Estimar valor y horizonte de tiempo de los beneficios esperados
• Dimensionar contexto (cantidad y duración promedio de proyectos, áreas de interés, actores participantes, población impactada por los resultados de los proyectos)
• Realizar el caso de negocio
• Presentar el caso de negocio

• Verificar si ya se evaluó o se decidió {3 a 4d – sesiones de trabajo}

• Evaluar y priorizar contra otras iniciativas

• Solicitar decisión explícita de implantar una PMO {1 a 2d - juntas}

Diagnosticar (AS IS) y proponer la PMO a implantar (TO BE) {1 a 3 sem}

Definiciones preliminares

Lo deseable es que esto ya sea parte de un proyecto y que a partir de este punto se empiecen a generar los entregables correspondientes.

De no ser posible lo anterior, se podría realizar como parte de la pre-venta el diagnóstico del estado actual del negocio (sin PMO o con una que debe replantearse); la propuesta puede incluir entonces los hallazgos y el proyecto debería iniciar a partir de la Planeación estratégica de la PMO.

...