PERSONAS JURIDICAS

Unidad III Sistemas de Información Contable

3.1 Concepto

Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.

La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías:

 La contabilidad financiera o la contabilidad externa

 La contabilidad de costos o contabilidad interna

>> La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.

>> La contabilidad de costos estudia las relaciones costos – beneficios – volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económica – financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.

3.2 Objetivos

1. “Objetivo filosófico: servir a la toma de decisiones.

2. Objetivo constitucional o programático: suministrar información útil para predecir, comparar y evaluar los flujos potenciales de tesorería.

3. Objetivo operativo: suministrar información útil para predecir, comparar y evaluar la rentabilidad potencial.

4. Objetivo prescriptivo: proveer información útil para evaluar la capacidad y la responsabilidad de la gerencia”.

3.3 Importancia

La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen, tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos de la información. Las nuevas demandas de información abren campo a la introducción de nuevos conceptos que pueden llegar a potencializar la empresa dentro del mercado si se da el adecuado manejo, reconocimiento y medición

3.4 Elementos que lo integran

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

Control: un buen sistema de contabilidad da a la administración el control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que utiliza un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.

3.4.1 Definición de Documento fuente

Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento

contable. Contiene, la información necesaria para el registro contable de una operación, y tiene la función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación. Dichos documentos se dividen en:

a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables.

b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad.

El uso de los documentos fuente contribuye a la optimización de los sistemas administrativos de gestión y control. Tiene la función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación. La característica de este documento es que asienta un hecho, y éste es el que registra la contabilidad, ejemplo: una factura ajena implica una compra, una factura propia implica una venta.

3.4.2 Concepto Documento Contabilizador

El documento fuente o documento contabilizador es el instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba y controla transacciones financieras efectuadas por la entidad económica, aportando los datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad.

3.4.3 Tipos de Pólizas

Es el documento que asienta el registro de las operaciones contables en la cuenta de gasto que corresponde la documentación comprobatoria.

Una póliza es un documento que justifica los contratos de seguros, fletes, operaciones de bolsa y otras clases de negocios comerciales.

Las pólizas contables son:

• Póliza Cheque CH - Documento que muestra el registro de las operaciones que su forma de pago se realiza con cheque nominativo.

• Póliza Egresos EGR - Documento que muestra el registro de las operaciones que su forma de pago, se realiza por medio de transferencia en portal bancario por Internet.

• Póliza Diario DR - Documento que muestra el registro de las operaciones que no representan una salida de recurso presupuestal (Dinero), tal como la realización de provisión de pago para acreedores y proveedores, registro de las adquisiciones que forman parte del patrimonio, de ingresos pendientes de depositar en la cuenta bancaria del Instituto y cancelación de pólizas.

• Póliza Recursos Estatales RecE - Documento que muestra el registro de los ingresos efectivamente depositados a la cuenta bancaria del Instituto.

• Póliza Cierre CR - Documento que muestra el cierre contable del ejercicio presupuestal, en el que los gastos realizados se comparan con los ingresos recibidos para determinar el déficit o superávit presupuestal.

3.4.4 Catálogo de Cuentas

Se constituye en el instrumento para el reconocimiento y revelación de los hechos, transacciones y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, con base en una clasificación ordenada, flexible y pormenorizada de las cuentas, que identifica la naturaleza y funciones de cometido estatal de la entidad contable pública. Para agrupar las operaciones que realizan las instituciones.

1er NIVEL

GRUPO

Cada uno de los conceptos anteriores está integrado por Grupos de cuentas; los conceptos que se encuentran en este nivel no son cuentas de afectación contable y únicamente se utilizarán para agrupar las cuentas que por su naturaleza

son similares:

• ACTIVO

Disponibilidades

Inversiones

Cartera de crédito

Deudores diversos35

Catálogo de Cuentas

Bienes adjudicados

Inmuebles, mobiliario y equipo

Inversiones permanentes en acciones

Impuestos diferidos a favor

Otros activos

• PASIVO

Captación

Préstamos

Otras cuentas por pagar

Impuestos diferidos a cargo

Créditos diferidos

• CAPITAL

Capital contribuido

Capital ganado

• RESULTADOS DEUDORA (EGRESOS)

Gastos por intereses

Estimación preventiva para riesgos crediticios

Comisiones y tarifas pagadas

Gastos de administración y promoción

Otros gastos

Impuestos a la utilidad causados

• RESULTADOS ACREEDORA (INGRESOS)

Ingresos por intereses

Comisiones y tarifas cobradas

Resultado por intermediación

Otros productos

En algunos conceptos el Catálogo únicamente señala este primer nivel, por lo que cada institución abrirá las cuentas de mayor que se agruparán bajo este concepto, de acuerdo con sus necesidades de clasificación e información, y serán las que se afecten contablemente.

2° NIVEL

CUENTAS DE MAYOR

Cada grupo se integra por cuentas de mayor que en algunos casos son cuentas de afectación contable y en otros son cuentas de agrupación de subcuentas, según el grado de detalle al que se lleve la información contable. Ejemplo de Cuentas de Mayor

Grupo: Cartera de crédito

Cuentas de Mayor: Cartera de crédito vigente

Cartera de crédito vencido

Estimación preventiva para riesgos crediticios

3° NIVEL

SUBCUENTAS

Las Cuentas de mayor se integran por Subcuentas, que al igual que las Cuentas de mayor en algunos casos se afectan contablemente y en otros agrupan Sub -

subcuentas. Ejemplo de Subcuentas

Grupo: Cartera de crédito

Cuenta de Mayor: Cartera de crédito vigente

Subcuentas: Créditos comerciales

Créditos al consumo

Créditos a la vivienda

Intereses créditos comerciales

Intereses créditos al consumo

Intereses créditos a la vivienda

4° NIVEL

SUBSUBCUENTAS

Como se mencionó, de acuerdo con el nivel de detalle que lleve cada institución, su contabilidad requerirá la apertura de niveles subsecuentes en el Catálogo, por lo cual no en todos los casos es indispensable la apertura de este tipo de cuentas.

Ejemplo

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