PLAN DE TRABAJO PARA RECEPCIÓN DE DELEGADOS: ASAMBLEA INTERNACIONAL

ASAMBLEA INTERNACIONAL

PLAN DE TRABAJO PARA RECEPCIÓN DE DELEGADOS

Fecha: lunes 26 de enero de 2015

Lugar: Salón del Reino Congregación Villa Vega

Con el fin de que el evento se realice de manera ordenada y sea exitoso, se ha desarrollado un plan de trabajo detallado en el que se especifican responsabilidades y actividades de quienes forman parte del Comité de Organización y Cocina

Grupo de Predicación

Según las instrucciones de la sucursal necesitamos proveer de agua embotellada a los delegados, para lo cual se colocará una pequeña mesa en un lugar visible en la parte de atrás con agua embotellada.

Las bancas estarán ubicadas de acuerdo al plano establecido en las instrucciones brindadas por la sucursal.

La consideración para el servicio del campo se realizará a las 08h30 am por lo que los delegados y sus compañeros de predicación abandonarán el lugar a las 09h00 aproximadamente.

Recibimiento

Los hermanos anfitriones que salgan a la predicación serán quienes den la Bienvenida a los hermanos delegados. Para ello, se ubicarán a la entrada del salón del reino con el rótulo correspondiente.

Almuerzo

En el almuerzo participarán 100 personas, de las cuales 80 – 40 delegados y 40 anfitriones - se servirán los alimentos en el menaje colocado para ese fin.

El almuerzo se servirá a las 12h00 y finalizará a las 14h30; por lo que el tiempo para decorar y montar el salón para el servicio de alimentación es reducido. Para que el evento sea todo un éxito es necesario una gran organización y coordinación, así como cooperación para realizar todas las actividades de manera ágil y prolija.

La duración del evento será de dos horas y media, apartando 15 minutos al finalizar para una despedida afectuosa y cariñosa

Datos a tomar en cuenta:

• Tenemos este privilegio justamente después de la asamblea por lo que el tiempo para los preparativos es corto.
• El tiempo para el montaje del salón después de la salida del grupo de predicación es reducido
• Los ayudantes en el  evento comerán después de los delegados y sus acompañantes
• Se necesitará una gran organización para estar a tiempo con el transporte y servicio de los alimentos.

Organización

Se ha dividido las responsabilidades por áreas asignando un responsable a cada una, quien será el encargado de supervisar que lo que corresponda a sus actividades esté listo y pasará informes al superintendente de cocina tanto en lo referente a los preparativos, desarrollo de evento, así como justificación de gastos con facturas.

La organización será la siguiente

[pic 1]

1. SERVICIO

El encargado de esta área es el hno. _________________

Responsabilidades:

Supervisar que el servicio del evento se realice de manera adecuada en cuanto a:

• Alquiler, recepción, pulida, limpieza y entrega del menaje alquilado.
• Montaje del salón de acuerdo a lo planificado
• Capacitar a los hermanos que servirán de meseros antes del evento a fin de que cumplan con sus funciones
• Supervisar el servicio de meseros durante el evento.

1. Encargado del Menaje: 

El responsable es el hermano ____________

Responsabilidades:

• Alquiler de menaje: realizará el contrato de alquiler en el lugar determinado por el encargado del área y se asegurará de que todos los implementos estén completos el día de la entrega por parte del proveedor.

• Supervisará el pulido (limpieza de los platos, vasos y cubiertos antes del evento), la limpieza al finalizar el evento y posterior entrega del mismo.
• El menaje requerido se detalla a continuación.

[pic 2]

• * Lista sujeta a cambios

1. Meseros:

Serán 14 hermanos asignados para esta actividad.

Responsabilidades:

• Ayudar en el pulido de los platos
• Cooperar en el montaje y decoración del Salón, en coordinación con el hermano encargado así como las hermanas anfitrionas.
• Servicio de los platos a la mesa.
• Lavado de platos después del evento

1. Anfitrionas: 

Se ha asignado a cuatro hermanas – que estarán vestidas con trajes típicos del país- el día del evento, quienes darán la bienvenida y guiarán a los delegados a sus respectivas ubicaciones.

Responsabilidades:

• Decoración del lugar
• Distribución de los delegados y acompañantes en las mesas
• Garantizar el confort de los comensales

1. Distribución del salón

Se han planteado el siguiente montaje en el Salón del Reino

[pic 3]

En esta distribución existen diez mesas  con ocho personas cada una, además de una mesa de frutas en el centro y otra de bebidas cerca de las salas auxiliares.

El montaje de los platos el momento del servicio se realizara en las salas auxiliares y su desvarase y limpieza en la parte posterior del salón.

1. Estilo de Servicio: 

El servicio a realizar será de tipo americano con un mesero encargado de cada mesa que detallará el menú para los comensales.

El momento del servicio de platos será por barrido entre todos los meseros.

Se realizará un curso de servicio dirigido a todos los participantes en el evento para capacitar a todos los hermanos y detallar el tipo de servicio así como explicar todos los detalles necesarios.

1. COCINA

El encargado de esta área será el Hno. Andrés Arévalo y se encargará de supervisar el desarrollo del menú, su preparación y servicio.

1. Medidas de higiene

Considerando el especial énfasis por parte de la sucursal en la importancia de la buena higiene del evento se considera necesario realizar un “Taller de Sanidad y Manipulación de Alimentos” dirigido a todos los participantes en la preparación de alimentos y servicio de los mismos.

Detalles del taller

Duración: 4 horas reloj que podrán ser divididas en 2 días de 2 horas cada uno.

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