PROCESO DE COMPRAS

PROCESO DE COMPRAS

Tiene por prioridad reducir el costo de adquisición, hacer los trámites fáciles, rápidos y seguros

Los problemas más frecuentes que se presentan son:

- Pedidos de último momento o urgentes

- Presupuesto limitado o restringido

- Demora en las autorizaciones y/o visados por las jefaturas

- Carencia de infraestructura

- Dificultades en el mercado (económicos, políticos, sociales, climatológicos, etc.)

- Imprevistos permanentes.

8 PASOS PARA EL PROCESO DE COMPRA

1. NECESIDAD Y REQUISICIÓN.- Después que una o más áreas de la empresa deciden su necesidad emiten el documento de requisición al departamento de compra.

ELEMENTOS BASICOS DE LA REQUISICIÓN

En este documento debe figurar lo siguiente:

1. Descripción y especificaciones detalladas del producto

2. Fecha en que deben estar disponible en el almacén

3. Utilización que se dará al articulo

4. Existencia disponible, consumo pasado y presente.

5. También puede figurar información del proveedor.

REQUISICION O SOLICITUD DE COMPRAS

2. RUTA DE REQUISICIÓN.- Llamada también seguimiento, lo cual le compete únicamente al área de compra.

2.1) Compra se encarga de verificar la existencia y el consumo de lo solicitado.

2.2) Compras establece lo siguiente:

a) Necesidad de la adquisición.

b) Si la cantidad solicitada es o no correcta.

c) Que proveedor puede suministrarla

d) Todo artículo solicitado debe tener especificaciones completas

e) Si el artículo solicitado se encuentra en el mercado nacional

f) Verificar que lo solicitado se encuentre dentro del plan de compras y del presupuesto

3. SOLICITUD DE COMPRA.- Solo en el caso que la compra proceda este documento permite al área de compras que establezca contacto con los proveedores con los cuales determina:

a. Precio, tiempo de adquisición y entrega de mercadería, condiciones y plazo de pago.

b. Peso bruto aproximado.

c. La solicitud de cotización debe tener la siguiente información descripción detallado del artículo:

- Fecha de emisión y expedición.

- Lugar o punto de entrega

- Fecha de vencimiento de la prestación de cotización

- Cantidad que se solicita

- Inspección a la que se someterán los artículos solicitados.

4. SELECCIÓN DE PROVEEDORES.- Es responsabilidad exclusiva del departamento de compras el cual se encarga de trabajar con una base de datos de registros de proveedores.

Debemos tener en cuenta:

a. La relación de los productos y sus precios así como la entrega y la calidad.

b. Debemos tener como mínimo 3 proveedores por producto

c. Se debe efectuar un análisis de cotizaciones.

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