El Proceso De Compras

El proceso de compras

4.1 Requisición de compra: departamental y de producción

La requisición o solicitud de compras es el documento interno que maneja una empresa en el cual se describen las necesidades de algún departamento interno, en cuyo caso es recomendable que la explicación de los requerimientos se haga con la mayor claridad posible e incluso indicaciones especiales para hacer solicitudes correctas a proveedores.

Los requisitos básicos indispensables son:

1. Persona que solicita el material

2. Departamento

3. Sucursal

4. Fecha en que se formula la solicitud

5. Número de requisición

6. Cantidad requerida

7. Descripción clara y precisa del material solicitado

8. Clave de proveedor (si existe catálogo de proveedores)

9. Partida (no. de partida presupuestal)

10. Unidad de medida (piezas, metros, litros, cajas, kilos, etcétera)

11. Nombre y firma de la persona que formula la solicitud

12. Vo. Bo. del departamento

13. Observaciones

4.2 La cotización

La cotización es el documento que formaliza una negociación en la cual se detallan los productos o servicios sujetos de una relación comercial, y se establecen las condiciones de servicio para la prestación de los mismos. Los puntos importantes a considerar en una cotización son los siguientes:

Fecha de expedición de la negociación

Fecha de aplicación de la vigencia

Razón social del cliente

Razón social del proveedor

Número de proveedor

Tipo de movimiento a negociar (alta de producto, cambio de precio, oferta, baja de producto, etcétera)

Breve redacción del convenio a efectuarse

Descripción detallada de los productos / servicios objetos del convenio:

• Código de barras

• Descripción del producto

• Costo bruto

• Costo neto

• Precio bruto

• Precio neto

• Condiciones de aplicación

Nombre, puesto y firma de los representantes y testigos de las empresas involucradas.

Lo anterior tiene la finalidad de evitar que en un futuro se generen malos entendidos entre proveedores y compradores, pues en muchas ocasiones no existe una orden de compra formal como tal, sino más bien la aceptación por escrito de una cotización, por lo que cualquier reclamo posterior puede ser improcedente si no se cuidan los elementos esenciales mencionados con anterioridad.

A continuación un ejemplo:

4.2.1 Cuadros comparativos por proveedor

Para que la empresa tenga control sobre los proveedores con los que cuenta, es necesario que diseñe un expediente de todos ellos, al igual que deberá incluir datos provenientes de catálogos, revistas especializadas, folletos e información obtenida en expos, cámaras, asociaciones y otros.

Por lo anterior, es conveniente elaborar uno o varios cuadros comparativos de proveedores clasificados por categoría, plaza, calidad o algún otro criterio que fije la empresa en el cual se incluyan los siguientes datos:

Capacidad financiera

Capacidad técnica (requisitos de calidad)

Capacidad de producción

Además es importante incluir dentro de este cuadro comparativo de proveedores la información “intangible” pero importante a tener en cuenta para

su adecuada selección: honestidad, integridad, entendimiento de las necesidades, entre otros.

4.3 Requisiciones, pedidos u órdenes de compra: abierta y cerrada

Las requisiciones de compra interna que un departamento hace al área de Compras, generalmente derivan en solicitudes de cotización a proveedores que más adelante se convierten en órdenes de compra, por lo tanto es conveniente

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