Políticas De Compra

POLITICAS DE COMPRAS

I.- COMPRAS DE ARTICULOS, BIENES Y SERVICIOS

I.1. Los bienes y servicios a comprar deberán estar incluidos en el presupuesto aprobado de la institución.

I.2. Los bienes y servicios a comprar, que no estén incluidos en el presupuesto, deberán cumplir con las exigencias establecidas para estos casos por las diferentes agencias.

I.3. Las compras de artículos, bienes y servicios, serán realizadas, previo análisis de la administración con la aprobación de la Dirección Ejecutiva.

I.4. La administración será responsable de determinar los renglones de material gastable, formularios y material de limpieza que requieran reabastecimiento.

II.- COTIZACIONES

II.1. El formulario de Requisición de Compras deberá ser llenado y enviado por el departamento solicitante a la administración, quien controla el presupuesto de compras y solicita cotizaciones.

II.2. El formulario de Requisición de Compras deberá contener la descripción y las especificaciones claras de los materiales, productos y servicios a ser adquiridos.

II.3. El formulario de Requisición de Compras deberá especificar a que renglón del presupuesto se hará el cargo correspondiente.

II.4. Se deben solicitar Cotizaciones a los proveedores para obtener mejores condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y servicios.

II.5. Las Cotizaciones deberán contener descripciones iguales a las especificaciones requeridas en el formulario de Requisición para los artículos que se desean comprar.

II.6. Las cotizaciones deben contener precios firmes y fechas posibles de entrega.

II.7. Las Cotizaciones pueden provisionalmente recibirse por fax y en el expediente final deben presentarse por escrito, en original y sin tachaduras.

III.- ORDENES DE COMPRA.-

III.1. Las órdenes de compra serán con numeración consecutiva pre-impresa.

III.2. Serán preparadas por una persona diferente a la que aprueba y a la que realiza los registros contables.

III.3. Serán distribuidas de la manera siguiente:

a. Original para el Proveedor

b. Copia para la Encargada de Servicios Administrativos / Anexar a la Factura de Pago al Proveedor.

c. Copia para el Cronológico de Contabilidad / para el Registro Contable.

III.4. Las órdenes de compra dañadas o anuladas serán selladas como “Cancelada”, devolviéndose el original y las copias a Contabilidad para ser archivadas.

III.5. Los criterios para la adjudicación de las órdenes de compra, se fundamentarán principalmente en la calidad, precios, descuentos, transporte y entrega oportuna.

III.6. Para seleccionar la empresa que más convenga, se utilizará un formulario de comparación de cotizaciones que incluya especificación, precio

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