Procedimiento Para Elaborar Y Actualizar Organigramas

• Procedimiento para elaborar o actualizar organigramas.

1. Autorización para realizar el estudio.

Esta autorización debe emanar del titular de la organización apoyado por los niveles de decisión, en especial por el responsable del órgano administrativo.

2. Integración del equipo de trabajo.

La elaboración de organigramas requiere de personal compenetrado con la materia, por lo que conviene seleccionar equipo realmente preparado. En el caso de trabajos específicos y de poca complejidad basta con designar a un solo responsable.

3. Determinación del programa de trabajo.

Se debe elaborar una planeación de actividades que se plasme en un documento rector que sirva como marco de actuación. Debe contener los motivos, naturaleza, responsables, acciones y alcance, asimismo debe incluir una gráfica de Gantt, una red o ambas para dar seguimiento y controlar las acciones.

4. Captación de información.

Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de las funciones que se revisan, con los líderes técnicos de las unidades, con el personal operativo y con los usuarios de los servicios y/o áreas que interactúan con las unidades estudiadas. También se puede acudir a bases de catos y archivos en donde se puede recopilar información relativa a la organización, sus funciones, niveles y relaciones.

La información debe reunir:

• Los órganos que integran las áreas.

• El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.

• Las relaciones que guardan entre ellos.

• La naturaleza de las relaciones.

• Las funciones que realizan y, en su caso, los puestos y números de plazas que los integran.

• Los beneficios que se espera obtener.

5. Clasificación y registro de la información.

El trabajo de clasificación y registro debe centrarse en formatos que permitan un manejo ágil y que podrían ordenarse en carpetas como documentos fuente. Su procesamiento emplea equipos de cómputo, en específico paquetería especializada para diseño gráfico y/o presentaciones, manejo de gráficos o bases de datos.

6. Análisis de información.

Es necesario examinar críticamente los datos obtenidos con el fin de detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.

7. Diseño del organigrama.

Con la información analizada y aprobada, se integra el documento.

Actualización:

Los organigramas deben revisarse de una manera continua y en función de los cambios que sufra la organización. El titular de cada unidad será responsable de señalar los cambios correspondientes a su área, reportándolos al área administrativa o personas directivas encargadas de actualizar los organigramas.

Todo organigrama debe ser flexible y adaptable, de forma que si hay cambios, este puede adaptarse;

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