Procedimiento Para Elaborar Procedimiento

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS.

Revisiones del Procedimiento.

Nº Versión. Fecha. Motivo de Revisión. Páginas elaboradas o modificadas.

1. OBJETIVO.

Proporcionar directrices para la Estructuración de los Documentos que mantendrán el Sistema de Gestión en FEXTUN, SA, con el fin de normalizar la documentación.

2. ALCANCE.

Se aplica para la Estructuración y Codificación de los Documentos del Sistema de Gestión adoptado por FEXTUN, SA.

3. RESPONSABILIDAD.

El Coordinador General será el encargado de aprobar los documentos del Sistema de Gestión una vez revisados y será el máximo responsable del cumplimiento de este procedimiento.

Coordinadores y Jefes de áreas serán los encargados de la elaboración y envíos de todos los documentos referentes al proceso que se lleva a cabo en su área de trabajo a la Coordinación de Gestión de Calidad.

El Gestor de Calidad coordinará al personal asignado en la elaboración de los documentos en que apoyan el Sistema de Gestión de la empresa Fextun, S.A

Los supervisores y técnicos designados tienen que cumplir las disposiciones y reglas establecidas en este procedimiento.

4. REFERENCIAS.

Directrices para la Documentación de Sistemas de Gestión de la Calidad (COVENIN ISO TR 10013:2002).

5. DEFINICIONES.

Documento Normativo.

Documento dispuesto para el uso comun, continuado de reglas, pauta o caracteristicas para determinadas actividades o para sus resultados, dirigidas a obtener un nivel optimo de orden en un contexto dado.

Estructuración de Documentación.

Conjunto de documentos que soportan los procesos u operaciones relativas a la calidad que se llevan a cabo en las áreas de una organización.

Especificación.

Documento técnico oficial que establezca de forma clara todas las características, los materiales y los servicios necesarios para producir componentes destinados a la obtención de productos.

Flujograma.

Diagrama representativo de los elementos y actividades relacionadas o interrelaciones en un proceso.

Formatos.

Documento utilizado para registrar los datos requeridos por el Sistema de Gestión de Calidad.

Instrucciones de Trabajo.

Descripción detallada de cómo realizar y registrar las tareas.

Manual Gestión de la Calidad.

Nivel A. Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una organización.

Es el primer nivel de la documentación, describe el Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con la política y los objetivos de Calidad establecidos.

Método de Trabajo.

Modo de hacer un trabajo, en mejorar la forma de realizarlo, en medir sus tiempos y en adiestrar al personal en los nuevos procedimientos.

Normas.

Reglas, pautas o características para determinadas actividades o para sus resultados, dirigido a obtener un nivel óptimo de orden en un contexto dado.

Organigrama.

Diagrama gráfico de la estructura organizativa de una organización y la relación entre las unidades que la componen.

Organización.

Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones.

Plan de la Calidad.

Documento que específica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.

Plantilla.

Son un tipo de formato para estructurar de manera uniforme los documentos que sustentan al Sistema de Gestión de la Calidad.

Procedimiento Operativo Estándar (POE).

Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Registros.

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

6. REQUISITOS.

6.1 Todo documento elaborado en FEXTUN, S.A, y que formará parte de su Sistema de Gestión, deben regirse por los lineamientos establecidos en este procedimiento.

6.2 Los documentos que están relacionados con el Sistema de Gestión deben permanecer legibles y fácilmente identificables. La identificación se garantiza a través de la codificación señalada en este documento.

6.3. Los documentos de soporte del Sistema de Gestión como por ejemplo: Normas, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, Métodos de Trabajo, Diagramas de flujo, especificaciones u otros, deben contener la Plantilla de Portada de Documento PG-FE-001 y ser transcritos en el formato Plantilla de Documentos de este procedimiento.

6.4 Todo documento debe ser redactado con verbos en tiempo presente y en tercera persona, tales como: ordena, llena, prueba, inspecciona, ensaya, descarga, traslada, entre otros. El documento “Norma” debe ser redactado incluyendo la palabra “Debe”, cuando aplique.

6.5 Los documentos deben elaborarse con los aspectos indicados en este procedimiento, ya que las especificaciones del contenido varían de acuerdo a cada uno de ellos (Procedimientos, Instrucciones, Métodos, Manual de Procedimientos Generales, entre otros).

6.6 Todo formato que se genera del Sistema de Gestión contendrá las anotaciones para su llenado.

6.7 La redacción del texto debe ser clara, simple, completa y precisa. Adicionalmente, debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, cuando se empleen términos en otro idioma se colocara entre paréntesis el significado, después del término indicado.

7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:

Los POE seguirán una estructura básica y su empleo será según el objetivo y las actividades que se regulan. La utilización de estos aspectos puede ser obligatoria u opcional cuando se requiera, enumerándose de forma consecutiva de acuerdo a su uso, estos son:

Introducción.

Objetivo. Recursos Materiales. ANEXOS.

Alcance. Descripción de Actividades.

Definiciones. Registros.

Responsabilidades. Referencias.

Generalidades. Reglas de Seguridad.

Deben seguirse las siguientes normas para el desarrollo de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad

7.1. Lineamiento para la elaboración del documento.

7.1.1. Los documentos se elaboraran en papel tamaño carta, con letra tipo Times New Roman, a un tamaño de texto de doce (12) puntos

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