Procedimientos Para Elaborar Un Manual

Manuales administrativos.

Los manuales administrativos son una valiosa herramienta técnica que, coadyuva a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa.

• Definición, antecedentes y objetivos.

• Definición de manual.

Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta ó separadamente.

Con el propósito de ampliar y dar claridad a la definición, citamos algunos conceptos de diferentes autores;

• Duhat Kizatus Miguel A. Lo define “ Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.

• Para Terry G.R.: “Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”.

• Continolo G. Lo conceptualizará como: “ Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”.

• Definición de manual de organización.- Es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura, funciones, así como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo.

• Definición de manual de procedimientos.- Instrumento administrativo básico para coordinación, dirección y control administrativo, que facilita la adecuada relación entre las distintas unidades administrativas de la organización.

• Definición de manual de políticas.- Es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración superior.

Antecedentes.

El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los años de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.

Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos.

Objetivos.

Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especialización del manual, podemos mencionar los siguientes objetivos:

Presentar una visión de conjunto de la organización ( manual de organización).

• Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización).

• Facilitar el reclutamiento de personal ( manual de organización).

• Presentar una visión integral de cómo opera la organización ( manual de procedimientos).

• Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento ( manual de procedimientos).

• Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos).

• Precisar expresiones generales para llevar a cabo accione en cada unidad administrativa ( manual de políticas).

• Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio (manual de políticas).

• Facilitar la descentralización, mediante lineamientos para los niveles intermedios en la toma de decisiones ( manual de políticas).

• Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica (manual por función específica).

• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo (manuales administrativos).

• Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales ( manuales administrativos).

Clasificación.

Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos; por su contenido y por su función específica, en el siguiente cuadro se describen cada una de estas agrupaciones:

Por su contenido • Manual de historia del organismo.

• Manual de organización.

• Manual de políticas.

• Manual de procedimientos.

• Manual de contenido múltiple ( cuando trata de dos contenidos, por ejemplo políticas y procedimientos; historia y organización).

• Manual de adiestramiento o instructivo.

• Manual técnico.

Por función específica • Manual de producción.

• Manual de compras.

• Manual de ventas.

• Manual de finanzas.

• Manual de contabilidad.

• Manual de crédito y cobranza.

• Manual de personal.

• Manuales generales (los que se ocupan de dos o más funciones operaciones.)

Clasificación de los manuales administrativos

Planeación y proceso de elaboración.

La primera etapa en la manualización de un organismo, empieza con una adecuada planeación, por lo que será importante en ésta etapa considerar factores como:

• Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo.

• Diagnóstico situacional de la empresa, en sus principales componentes; personal, finanzas, organización y tecnología usada etc.

El conocimiento de estos puntos permitirá desarrollar un plan de manualización adecuado y acorde a la situación que guarda el organismo; por lo que el siguiente paso en la planeación será, el programa de trabajo, en el que se realizan estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan.

Existen dos técnicas de programación que pueden ser usadas en la elaboración de manuales administrativos, las gráficas PERT y CPM, su uso puede ser por separado aunque con la combinación de ambas se obtienen menores resultados.

Las siglas PERT significan “técnica de evaluación y revisión de programas“, las siglas CPM significan “método del camino crítico” otra técnica de programación útil para la elaboración de manuales es la gráfica de

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