Proceso de Inventario, procedimientos, Sistema de procedimientos asociados al inventario

    Se entiende por inventario la relación detallada e individualizada de un conjunto de elementos que se agrupan en función de su relación con una determinada rúbrica contable.

PALABRAS CLAVES: Registro, Proceso de Inventario, procedimientos, Sistema de procedimientos asociados al inventario.

           Concepto y Fines

   La información que debe recoger el inventario se concretará en datos y características físicas, técnicas, económicas y jurídicas, que, a través de su permanente actualización, permitan satisfacer las necesidades de sus potenciales usuarios.

    La información que sobre la situación física y técnica del bien nos facilite el inventario, será fundamental a los efectos de calcular la depreciación y obsolescencia que pudieran afectarle. Los principales fines son:

 − Identificar los bienes y elementos que integran el inmovilizado material e inmaterial, sirviendo de soporte a la contabilidad patrimonial.

 − Permitir el control de las situaciones jurídicas que puedan afectar a los elementos que registra, tengan o no repercusión contable.

 − Contribuir al proceso de elaboración de los presupuestos del sujeto contable.

− Conocer su situación geográfica y la Unidad de Gasto a la que pertenece.

 − Conocer su valor económico y las amortizaciones practicadas.

 − Aportar los datos necesarios para el desarrollo de la Contabilidad Analítica.

 − Facilitar el control y el mantenimiento descentralizado.

 − Facilitar a los órganos directivos y de gestión el conocimiento exacto de todos los bienes que dispone para el cumplimiento de los fines la empresa.

    Todos ellos están relacionados y responden al objetivo de que el inventario sea un soporte fiable de la contabilidad y un instrumento útil para la gestión y control del inmovilizado no financiero.

 Bienes a incluir en el Inventario Patrimonial

Se incluirán en el Inventario Patrimonial de la empresa los bienes que reúnan alguna de las siguientes características:

a) No ser fungibles

 b) Su utilización sea superior al ejercicio presupuestario y sea amortizable

c) Producen un incremento de capital o patrimonio

Asimismo, se considerarán como inventariables, independientemente de su precio, aquellos materiales que supongan un incremento de valor de un bien ya inventariado  incorporación de tarjetas) y no supongan sustitución o reparación de los mismos. Estos incrementos de valor serán tratados como alteraciones de los bienes originarios.

No obstante, habrá que tener en cuenta que no se considerarán inventariables aquellos bienes que tengan la siguiente naturaleza:

− El material ligero de oficina ( grapadoras taladradoras, carpetería, calendarios, etc.) a excepción de aquellos objetos elaborados con materiales nobles, electrónicos y eléctricos susceptibles de inventariarse como consecuencia de la aplicación del criterio económico.

 − El material ligero de vidrio de los laboratorios ( pipetas) e incluso los pequeños montajes construidos para la realización de prácticas a partir de componentes sueltos. − Los pequeños instrumentos de uso médico-quirúrgico personal ( bisturí, etc.), herramientas de uso individual ( destornilladores, alicates, martillo, etc.) y pequeños aparatos ( mecheros, soportes, etc.).

 − El material fungible de rápido deterioro, considerándose como tal aquel que con el uso se consuma, sea cual fuere su aplicación (papel, compuestos químicos, material de limpieza, etc.) independientemente de su precio.

 − Los bienes particulares de las personas que desempeñan su trabajo en la empresa y cuya propiedad corresponde a ellos.

  Procedimientos

Se exponen a continuación, y de forma general, los diferentes procedimientos a los que se puede ver sometido un elemento patrimonial:

 • Alta de bienes. Proceso mediante el cual se procede a incorporar a inventario un bien.

• Baja de bienes Se realizaría la desincorporación del inventario de un bien.

 • Traspaso de bienes Proceso en el que un bien ya inventariado cambia de unidad, y en su caso, de ubicación.

 • Traslado de bienes. Cambio de ubicación de un bien.

 • Rectificación de datos. Correcciones de datos realizadas sobre un bien inventariado.

Se detalla seguidamente el proceso a desarrollar para la ejecución del inventario en la empresa en lo que a dichos procedimientos se refiere.

Alta de bienes

 Aquí se recogen todas aquellas operaciones que conllevan un alta de elementos patrimoniales muebles en el inventario de la Universidad.

Adquisición de bienes

. Procedimiento general de las empresas

En función de la cuantía de la adquisición, se tendrá que elaborar un documento contable A o AD, acompañado de la correspondiente documentación.

Una vez recibido el documento AD o D debidamente firmado, la UGA procederá a comunicar al proveedor que sirva la mercancía.

. Recepción del material

   Una vez recibida la mercancía, deberá ser incorporada al inventario. Posteriormente podrán ser emitidos los correspondientes certificados y realizar el etiquetado del material.

Finalmente se enviará la documentación a las correspondientes unidades (Financiera y Patrimonio y Contratación) para su validación.

Información relativa a la adquisición

Partiendo de la información introducida en la aplicación de contabilidad (documentos AD ó D) se deberá consignar los datos relativos a la factura donde aparezcan los bienes adquiridos. Estos son:

− Proveedor. Indicará en todo caso el nombre  del proveedor de la mercancía. En el caso de que el tercero del documento contable sea una persona física deberá introducirse obligatoriamente este dato. Si el tercero es una persona jurídica este dato se copiará de la información del documento.

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