Protocolo para hacer una compra internacional

Los proveedores son aquellas empresas que abastecen a otras con bienes o servicios necesarios para el correcto funcionamiento del negocio, éstos son un elemento vital para una compañía dentro del proceso comercial ya que, gracias a lo que ellos proporcionan es posible otorgar a los clientes el servicio o producto que ellos esperan.

En otras palabras la elección de buenos proveedores juega un papel decisivo, además define en gran parte el presente y futuro de la empresa. Hoy en día es casi impensable que una gran compañía productora pueda sobrevivir y mantenerse como líder del sector sin adquirir materia prima o componentes a proveedores de otros países, por esto es importante contar con proveedores internacionales, entablando así un avance y equilibrio en la economía empresarial.

Las compras internacionales generan en los profesionales un cuello de botella al dificultarse la operación de conseguir nuevos proveedores en el exterior y no poder hacerlo mediante un proceso coherente, lo que lleva a mantenerse durante mucho tiempo con un solo proveedor internacional sin conocer que en el mundo existen otros fabricantes, comercializadores o intermediarios que posee ese mismo producto, con igual o mejores estándares de calidad, precio, tiempos de entrega y condiciones de pago. Si se mantiene fiel a un solo proveedor y este falla o cambia las condiciones del negocio, se puede permanecer estancado en el desarrollo del objeto social de la empresa, mientras se establece una nueva relación comercial con otro proveedor.

“En la actual coyuntura mundial, la internacionalización de la empresa aparece como un factor de diversificación de los riesgos imprescindible en un entorno competitivo. Este proceso de apertura de las empresas hacia el comercio internacional debe ser planificado y llevado a cabo por personas que, además de ser emprendedoras, estén capacitadas y posean suficientes conocimientos acerca de los escenarios internacionales”.

Por otro lado, es fundamental que los establecimientos posean conocimiento acerca de los parámetros como la lista de documentos que el proveedor internacional deba entregar o enviar para poder realizar la compra internacional. Inicialmente, es esencial el documento del representante legal, es decir, la cedula de ciudadanía, pasaporte, cedula extranjera, así mismo, los certificados de gestión en sistemas de calidad ISO, OHSAS,CCS-RUC, aquí hay que tener en cuenta que estos documentos deben estar con fecha vigente, también los certificados de experiencia contractual, considerando que, estas experiencias deben ser contratos finalizados, actas de liquidación, evaluaciones de desempeño y/u órdenes de compra, deben contener el objeto, el valor, fecha de inicio y de finalización, el nombre del contratante, y la hoja de la forma del contrato, igualmente los estados financieros, teniendo presente que se deben entregar los estados de los últimos dos años, éstos deben contener, estado de resultados, notas a los estados financieros, la firma del representante legal, el contador y la firma del revisor fiscal (para las empresas que deben tener revisor fiscal).

De la misma manera, el certificado de existencia y representación legal, éste debe ser original y haber sido expedido dentro de los treinta días anteriores, además una copia del RUT, de igual modo, la certificación bancaria, el titular de la cuenta debe ser original de la empresa, al mismo tiempo, el ARL, si es prestador de servicios, sin importar el tipo de servicio, se debe enviar certificación de inscripción de ARL, donde especifique que la empresa cuenta con programa de salud ocupacional o sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, reglamento de higiene y seguridad industrial, plan y/o cronograma de conformación de brigadas y primeros auxilios, simulacros y entrenamientos por riesgo especifico y por último la carta de representación, distribución y/o comercialización de marcas, este certificado debe indicar que su empresa es la representante, distribuidora y/o comercializadora de la marca en Colombia. (Solo para proveedores de bienes aplica este tipo de carta).

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