Proyectos

METODOLOGIA

Las actividades de seguimiento y control están presentes en todo el ciclo de vida de un proyecto, dado que su principal objetivo son las acciones orientadas a recopilar y contrastar información sobre los avances del proyecto, con el objetivo:

- Proveer visibilidad adecuada a todas las personas involucradas en el proyecto acerca del resto de actividades que se estén desarrollando.

- Retroalimentar la planificación original.

El control estará presente en todas las fases, desde el inicio del proyecto hasta el cierre, y aún después de concluido el mismo continúan una serie de actividades que para lograr el éxito de su cumplimiento deben ser monitorizadas y controladas.

En el proceso de seguimiento es muy importante la actualización constante de los valores reales, que no son más que los detalles del proyecto. Los valores reales son un elemento importante en el seguimiento de los proyectos, pues nos permiten comparar las diferencias existentes entre lo planificado y la realidad de los indicadores, apoyando la toma de decisiones y las acciones correctivas cuando sea necesario.

Entre los aspectos fundamentales detectados a través del seguimiento se encuentran:

- Avance de los proyectos según las fechas planificadas.

- Identificación significativa de tiempo, costos y calidad.

- Resultados comparativos una vez aplicadas las medidas o acciones correctivas.

Procedimiento para realizar seguimiento

- Definir los objetivos del seguimiento: en este primer paso se determinan que aspectos son los que interesan registrar específicamente.

- Identificar agentes de seguimiento: en esta actividad se identifican, describen, priorizan los responsables del seguimiento, dentro y fuera del proyecto.

- Seguimiento de las tareas: El seguimiento se lleva a cabo revisando el estado de cada tarea con el miembro del equipo asignado par su realización y verificando su estado con los responsables de dichas unidades de trabajo.

- Gestionar las Incidencias: esta actividad consiste en registrar la incidencia, valorar su impacto y proponer una solución.

- Planificar el presupuesto para el seguimiento: se planifica y distribuye el presupuesto entre los distintos niveles de seguimiento, en algunos casos este presupuesto resulta elevado por las características críticas de algunos proyectos.

- Confeccionar los productos del seguimiento: se elaboran los documentos de salida del proceso, dígase informes de seguimiento con el avance del proyecto, planes de trabajo, recomendaciones, acciones correctivas, etc.

Procedimiento para realizar control:

- Definir los puntos de control: son los momentos donde se decide realizar el control (al finalizar una fase relevante del proyecto, al final de una actividad clave, etc.)

- Controlar las tareas: en esta actividad se establece la comparación entre los resultados obtenidos del seguimiento y los previstos con el plan, se calculan las diferencias y se realiza el análisis de las posibles causas de esas diferencias, especialmente si son significativas.

- Proponer acciones correctivas: se proponen acciones correctivas para corregir o compensar los problemas detectados, se revisan los planes originales de ser necesario.

- Controlar los cambios: se realizarán las solicitudes y registro de los cambios, evaluados por el equipo del proyecto e información a todos de los cambios efectuados.

GLOSARIO

Franquiciado o franquiciador Es el titular o usufructuario de un nombre comercial o marca distintiva del negocio, y de un conjunto de conocimientos y experiencias (“know how”).

Franquiciado o

franquiciatario Es el empresario que adhiere y se une al sistema comercial de la franquicia, para operar una o más unidades de negocio al amparo del nombre comercial, marcas, sistema y asistencia técnica del franquiciante.

Franquicia

comercial Se trata de un sistema de reproducción en cadena de un modelo de negocios comercial o industrial exitoso, a través de operadores jurídicamente independientes. Entre los elementos característicos de la franquicia comercial se incluyen:

1. Vinculación a través de un contrato.

2. Uso compartido de una marca o nombre comercial del franquiciante.

3. Traspaso inicial de un conjunto de conocimientos y

experiencias del franquiciante a favor del franquiciado

(expresado en la entrega de Manuales de Operaciones y en la capacitación y entrenamiento inicial).

4. Asistencia técnica constante del franquiciante al franquiciado, a través de apoyo operacional, reentrenamiento y supervisión técnica y comercial/industrial.

5. Independencia jurídica

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