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LOS DOCUMENTOS JUSTIFICANTES

A la hora de reflejar las variaciones patrimoniales el contable se ha de basar en unos documentos que lo justifican. Estos documentos son los documentos justificantes, los cuales, además de servir como base para la realización de los asientos contables serán también la prueba formal de que tales asientos reflejan variaciones reales del patrimonio. Por tanto, los documentos justificantes no solamente han de existir sino que deben ser también conservados, no solo por razones lógicas sino también por imperativo legal, y eso está regulado en el artículo 30 del Código de Comercio.

DOCUMENTACÍON MERCANTIL Y CONTABLE

Los propios libros contables: basados en otros libros contables

Documentación relativa a las compras y ventas: albarán, notas de pedido y facturas.

Documentos relativos al almacén: referidos al registro de compras y ficha de almacén

Documentos relacionados con cobros y pagos: letra de cambio, cheques y extractos bancarios

Documentos relacionados con temas fiscales y laborales: liquidación de impuestos, nóminas, Tc1 y Tc2

Otros documentos: pólizas de seguros, escrituría, contrato de compraventa, recibos de suministros y contratos de alquiler

DOCUMENTOS JUSTIFICANTES MERCANTILES-TIPO

Albarán:

No tiene aplicación contable a menos que esté respaldado por una factura. Sirve ara comprobar entradas y salidas.

Factura:

La expedición de la factura es obligatoria para todas las empresas. Es uno de los principales documentos y lo 1º que hay que hacer es identificar si ha sido emitida por nuestra empresa o por otra a nuestro nombre. Los datos a consignar son los siguientes:

Estar numeradas correlativamente

Llevar NIF/CIF y los domicilios tanto del que expide como del destinatario

Aparecer el importe con el IVA desglosado

Lugar y fecha de emisión

El cheque:

Sirve para efectuar pagos a través del banco. La persona que firma el cheque es la que paga y la que cobra es la que está detrás de la denominación “páguese por un cheque...”. Siempre va a banco c/c.

La letra de cambio:

Documento en virtud del cual una persona llamada librador ordena a otra, denominada librado, que pague cantidad una determinada que en una fecha indicada a la orden de una 3ª persona (tomador, tenedor o beneficiario). Los requisitos de la letra de cambio son:

Vencimiento

A la vista: el librado tiene que pagarla

A plazo vista: pagarla en la fecha determinada

A plazo fecha: el librado tiene un plazo de pago posterior a la fecha

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