SISTEMAS DE COBRANZA

3.1.3 SISTEMAS DE COBRANZA.

Todas las actividades que se llevan a cabo en una empresa comercial son sólo con un objetivo, poder cobrar a los clientes la cantidad que deben al término de la negociación.

El objetivo de los sistemas de cobranza es recuperar lo que se invirtió en la mercancía vendida y a pesar de que existen diferentes sistemas, hay empresas comerciales que se cierran a la oportunidad de mejorar probando otro sistema.

Los llamados Sistemas de Gestión de Cobranzas son una variedad de softwares que las empresas implementan en sus operaciones de cobranzas con el objetivo de reunir toda la información relacionada con la cobranza en un mismo lugar facilitando el acceso a esta de manera eficaz, confiable y precisa. Además permiten el intercambio de la información en la organización y sus diversas áreas.

Algunos ejemplos de este software son:

• ERP (Enterprise Resource Planning)
•  Formiik
•  Intiza
• Cash Pot
• Grandi y Asociados
• Entre otros.

Componentes de un Sistema de Gestión de Cobranzas.

Cada software brinda herramientas distintas en relación a las necesidades y requerimientos actuales de las empresas, sin embargo, dentro de las herramientas más comunes que ofrecen son:

• Agenda de gestión de cobranzas:

Es un tipo de base de datos que incluye información acerca de los clientes/deudores, los acreedores involucrados, las fechas de cobranza, el estatus de la deuda, las acciones ejecutadas y el avance o retroceso que éstas han generado para decidir las nuevas medidas futuras que mejoren la respuesta del deudor. Además permite hacer uso de filtros que faciliten la lectura de la información.

[pic 1]

• Liquidación de la deuda:

Es un módulo que permite observar los detalles de la deuda con el fin de poder actualizar la información; se permite hacer el cálculo de los intereses, si es el caso, y representa una excelente herramienta para llevar el control de los pagos directamente.

[pic 2]

• Convenios de pago:

Este es un rubro para que el software establezca un tipo de negociación; se acude a este cuando al deudor le resulta imposible cumplir con el pago de su deuda, entonces se fija cambiar las clausulas y condiciones del contrato original.

El uso de los convenios de pago es muy común y resulta de utilidad ya que a la empresa o agencia de cobranzas le ayuda a agilizar el flujo en los ingresos provenientes de las cobranzas, recuperar la deuda real aun cuando parte de los intereses se pierdan, limpiar la cartera vencida de los deudores con estatus de deuda incobrable, para de esta forma mostrar flexibilidad e invitarlo a liquidar su deuda, ayudando así a que la imagen de la empresa refleje capacidad de negociación.

[pic 3]

• Reportes de Gestión de Cobranzas:

Es un apoyo visual que a través de gráficos permite analizar de manera fácil y rápida toda la información para así realizar mediciones en la efectividad de los cobradores y supervisar los costes de rescate de clientes.

[pic 4][pic 5]

• Estadística de recuperación de deudas:

Es una herramienta que facilita las tareas, ya sea judiciales como extrajudiciales, que se realizan en pro de la recuperación de deudas morosas.

Estimula el intercambio de información de la empresa con la agencia de cobranzas, las asesorías legales y en caso de existir, con el call center.

En este último, el software proporciona las estadísticas en rubros como la cantidad de llamadas realizadas, la cantidad de cierres logrados a través de la negociación, el seguimiento de las deudas aun no liquidadas y en proceso de.

[pic 6][pic 7]

• Grabación de conversaciones telefónicas:

Graba las conversaciones telefónicas que se guardan en un archivo mp3 el cual automáticamente se archiva en la base de datos del software y sirve para cualquier aclaración futura si se da el caso de que se requiera proceder por la vía judicial.

[pic 8]

• Gestoría Judicial:

Es una herramienta que ayuda a administrar y llevar un control de los trámites que promuevan el pago de la deuda de parte del deudor, tales como exhortos, avisos de subasta, embargo e inhibición (derecho del acreedor sobre el deudor).

[pic 9]

Para llevar a cabo las cobranzas existen dos tipos de técnicas, las Judiciales y las Extrajudiciales.

Las Extrajudiciales son las que se refieren a tácticas y técnicas empleadas por la empresa para hacerle saber al deudor cuál es la cantidad que debe, en éstas no se involucra ninguna acción legal, se hace todo lo posible por llegar a un acuerdo mediante una relación personal.

Este sistema se aplica a deudores que tienen las siguientes características:

• Los que no saben que tienen esa deuda y se enteran hasta que les llega un aviso.
• A los que les llegan los avisos, pero los ignoran.
• A los que les llegan los avisos, pero por algún motivo lo olvidaron y no hicieron el pago (Descuidados).
• Los que temporalmente tienen problemas económicos y no pueden liquidar su deuda.
• Los que no han podido realizar su pago porque sufrieron algún accidente.

Regularmente se usa una serie de métodos extrajudiciales, con la finalidad de ponerse en contacto con el deudor mediante teléfono, telégrafo, cartas, etc. Para que pueda liquidar su deuda antes de proceder legalmente.

...