Sistemas De Informacion Para La Empresa

INTRODUCCIÓN

Los sistemas de información de una empresa son el conjunto de medios humanos y materiales encargados del tratamiento de la información empresarial, mediante la entrada de datos, su proceso y almacenamiento y su posterior salida, presentación y a veces, su explotación.

Hemos visto que uno de los factores de mayor importancia en la administración actual, es poseer información de alta calidad, tanto en los distintos procesos de una organización, como para la toma de decisiones; esto ha provocado que cada día se busque un mayor perfeccionamiento, tanto de los elementos técnicos para obtenerla, como de los sistemas de información que se desarrolla, con el objeto de lograr resultado oportunos, confiables y al más bajo costo.

Por lo tanto, es necesario controlar que cada etapa de sistema conformado para obtener la información se haya cumplido correctamente, es decir, se verifique que los procesos administrativos y electrónicos de datos sean coherentes y actúen como un todo que satisfaga los requerimientos de quienes deben hacer uso de dicha información.

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?

Para poder definir lo que es un S.I.A. (Sistemas de Información Administrativa), primero debemos tener conocimiento sobre ciertos conceptos:

• Información: Toda entidad por formar parte de un sistema económico- social, está expuesta a una serie de cambios que el medio le impone y a los cuales debe adaptarse. Paralelamente, debe cumplir ciertos objetivos que se ha fijado y para lograrlo está continuamente enfrentada a tomar decisiones, lo que hace necesario la existencia de información elaborada que cumpla con las condiciones propias de esta.

Información es el dato percibido que, en una u otra forma, cambia la conducta del individuo que la percibe, es toda señal (o dato) que decrece la incertidumbre que posee un individuo sobre una situación determinada. Es una selección de datos organizados con relación a un usuario, problema, tiempo, espacio y función.

• Sistemas: Es un conjunto de elementos o funciones, estructuradas e interactuantes cuya finalidad es lograr un objetivo determinado.

Los sistemas varían en cuanto a elementos, aspectos, volumen, atributos, relaciones y objetivos. Si lo miramos desde este punto de vista la empresa es un sistema, así lo demuestran las diversas y múltiples interrelaciones que existen entre sus partes.

Los Sistemas pueden clasificarse en abiertos y cerrados, los primeros se diferencian de los segundos en que interactúan con el medio, o sea, obtienen de él los recursos que necesitan (corriente de entrada), y los transforman con lo cual generan el bien y/o servicio (corriente de salida).

La corriente de entrada puede tomar diferentes formas dependiendo del tipo de empresas. En términos generales abarca a los insumos y materias primas, esfuerzo humano, recursos financieros, capacidad administrativa, la información interna o externa que requieren las empresas.

El proceso del sistema es la transformación de la corriente de entrada a través de la mezcla de los distintos elementos que la componen en una corriente de salida.

La corriente de salida generalmente va a estar ligada a la función u objetivo principal de la empresa que es la producción de un bien y/o servicio.

1. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

La administración efectiva de una organización requiere buenos sistemas de información. La toma de decisiones lógicas requiere que se entiendan las circunstancias que rodean un evento y de las expectativas de que se disponga. Mientras más oportuna y pertinente sea la información mejor será la decisión resultante.

El sistema de información de una empresa es el punto básico para una buena gestión administrativa, ya que a través de sus componentes toma los datos desde la actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboración, al proceso de decisiones.

Para comprender lo que significa un buen sistema de información dentro de una entidad, es necesario identificar los objetivos que este persigue.

2. Importancia de la Información para la empresa

La Información es un recurso vital, producido por los sistemas de información. Las organizaciones utilizan también otros recursos como materiales, materias primas, energía y recursos humanos, todos ellos sujetos a cada vez mayores restricciones en su uso y crecimiento, debido a problemas de escasez y, por tanto, de coste.

Debe considerarse que un sistema de información no tiene porqué ser asociado a los sistemas informáticos, con los que muchas veces se les confunde. Por el contrario, un sistema de información puede ser una persona, un departamento, toda la empresa (o al menos toda parte o elemento de la empresa, o relación entre los mismos, que trate con información). El Sistema de Información comprende, pues, planificación, recursos humanos y materiales, objetivos concretos a corto, medio y largo plazo, etc., aunque también tecnología y técnicas.

Con los adelantos tecnológicos actuales, sobre todo en las tecnologías de información, es casi imposible que una empresa no haga uso de la información para el desarrollo de sus actividades cotidianas; tan solo tener la información adecuada de un estado financiero no necesariamente en computadoras demuestra que es necesaria la información para todo tipo de actividades y si ha esto le agregamos el uso de computadoras como herramientas junto con sistemas capaces de ofrecernos la información en forma rápida, ordenada, y concreta, además que la Internet se ha vuelto tan importante y popular para cualquier tipo de persona como para cualquier tipo de empresa sabiendo de antemano que la información es vital en todos los aspectos, muchas empresas emplean Internet como medio de información con sus posibles consumidores, proveedores, socios.

La información es la parte fundamental de toda empresa para tener un alto nivel de competitividad y posibilidades de desarrollo.

De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas. Es por esta razón que todos los profesionales en el área de Administración de Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de sistemas de información.

Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos.

3. Los sistemas de información de la Empresa

En los últimos años se han incorporado a nuestro entorno numerosos avances tecnológicos

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