Sistemas De Información En Las Organizaciones

Los sistemas de información están cambiando la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, automatizando los procesos operativos de las empresas, proporcionan información de apoyo al proceso de toma de decisiones, además de facilitar el logro de ventajas competitivas a través de su implantación en las empresas.

Un sistema es el mecanismo por el cual se genera información. Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio, no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo en la práctica ser utiliza como sinónimo de sistemas de información computarizado.

Elementos:

• Equipo computacional: hardware necesario para el sistema de información.

• Recurso humano que interactúa con el sistema de información, son personas que utilizan el sistema.

• Datos o información fuente son introducidos en el sistema, son todas las entradas que se necesitan para generar como resultado la información que desea.

• Las telecomunicaciones son básicamente hardware y software que facilitan la transmisión del texto, datos, imágenes.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas:

• Entrada de información: es el proceso mediante el cual el sistema de información toma los datos que requiere para procesar la información. Estas entradas pueden ser manuales o automáticas, las manuales son aquellas que son proporcionadas en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas.

• Almacenamiento de información: es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso, suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos.

• Procesamiento de información: es la capacidad del sistema de información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones prestablecida, pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente de información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.

• Salida de información: es la capacidad de un sistema de información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades de salida son las impresoras, cintas magnéticas, voz, etc.

Las tecnologías de información hacen referencia a todas aquellas tecnologías que permiten y dan soporte a la construcción y operación de los sistemas de información.

Los sistemas de información cumplen tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

1. Automatizar los procesos operativos

2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones

3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación

Los sistemas de información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización son llamados sistemas transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc.

Los sistemas de información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS), sistemas para la toma de decisiones de grupo (GDSS), sistemas expertos de apoyo a la toma de decisiones (EDSS) y sistemas de información para ejecutivos (EIS).

Características de los tipos de sistemas de información:

• Sistemas transaccionales: suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización. Suelen ser el primer tipo de sistema que se implanta en las organizaciones para continuar con los mandos intermedios y posteriormente con la alta administración a medida que evolucionan. Requieren bastante manejo de datos para poder realizar sus operaciones como resultado generan grandes volúmenes de información. A través de este sistema se integra gran cantidad de información que se maneja en la organización, la cual se podrá utilizar posteriormente para apoyar a los mandos intermedios y altos. Algunos ejemplos de este sistema son las facturas, nominas, cuentas por cobrar/pagar, conciliaciones bancarias, etc.

• Sistemas de apoyo a las decisiones: son integrados después de haber implantado los sistemas de transacción más importantes, ya que estos constituyen su plataforma de información. La información que generan son de apoyo en los mandos intermedios y en los de alta administración en el proceso de toma de decisiones. No ahorran mano de obra, pero son interactivos, con altos estándares de diseño gráfico y visual, puesto que están dirigidos al usuario final. Se clasifican en: DSS, GDSS, EIS, EDSS

• Sistemas estratégicos: su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones, pro puede llevar acabo dichas funciones, suelen desarrollarse dentro de la organización. Su forma de desarrollo se basa en incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Su función es lograr que los competidores no posee, ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores.

Estadísticas del Uso de Sistemas de Información en México

De acuerdo a la Secretaría de Gobierno, México tiene un nivel de gasto en tecnologías de la Información y comunicaciones (TIC) de 3.2% del PIB, ubicándose en el lugar 50 a nivel mundial.

Este rezago es aún mayor en términos de gasto en software, que es 6 veces inferior al promedio mundial y 9 veces menor que el de EUA.

Las estadísticas anteriores nos indican que en nuestro país existen áreas de oportunidad en el uso de las tecnologías de información, pese a que cada día más empresas consideran a los sistemas como parte estratégica del éxito de su negocio.

En las siguientes dos gráficas se presentan estadísticas del Inegi de 2003. La primera identifica el porcentaje de empresas que utilizan equipo de cómputo en sus procesos administrativos, y la segunda, el porcentaje de empresas que usan internet en sus relaciones con clientes y proveedores. Esta información está clasificada por tamaño de empresa y por sector al que pertenecen

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