Sistemas de Información y la organización

1.4 Sistemas de Información y la organización.

Los Sistemas de Información (SI) nos permiten obtener mejoras considerables en las organizaciones y a su vez establecer mejoras en el espacio de su infraestructura.

Los Servicios de Información en las organizaciones ofrecen ventajas y beneficios:

• Mejorar la eficiencia
• Aumentar la ventaja competitiva.

La ventaja es la diferencia que se tiene sobre las organizaciones o del estado actual de las cosas y con beneficio nos referimos a los resultados que podemos lograr con las ventajas en el mercado, ante los competidores.

Los factores de un sistema de información son los que más importan ya que esto va a permitir una mejora favorable ante cualquier tipo de organización competitiva.

Los Sistemas de Información  que responden a este tipo de criterios son:

• Sistemas que permitan un ahorro de costos
• Sistemas que permitan una reducción de labores manuales
• Sistemas que permiten una reducción de espacio físico

Los Sistemas de Información responden al  tipo de pregunta: ¿Cómo lograr una posición, un servicio único y diferente, antes los competidores que todavía no lo poseen?

Se caracterizan por habilitar o permitir el crecimiento del negocio y se usan para ganar una ventaja sobre nuestros competidores. Los Sistemas de Información que responden a este tipo de criterios son los siguientes:

• Sistemas de compra por Internet
• Servicios bancarios diferentes
• Sistemas de compra de pasajes aéreos

Las empresas al ser del ámbito competitivo, reaccionan cada una tratando de ser mejor en cada punto que encuentra su debilidad ante su competencia directa e indirecta, con la incorporación de la novedad a sus recursos, tratan de disminuir la ventaja existente de la empresa que lidera este proceso. Es decir, se trata de copiar a quien lidera la competencia.

Los beneficios de eficiencia y aumento de las ventajas competitivas no se dan aislados, no son únicos. Un Sistema de Información produce una combinación de estos beneficios, en la decisión de invertir en el mejor sistema de información para su empresa.

En general los Sistemas de Información ofrecen algunas ventajas dependiendo el punto en que la empresa tenga más necesidad, incluso puede ser solo uno de ellos el foco, el motor o generador de la opción de compra.

Existe una evolución clara del desarrollo de los sistemas de información a través del tiempo, en donde el  énfasis en alguna de las ventajas mencionadas suele darse en el cambio de los objetivos perseguidos por los SI en una organización.

1.4.2 La jerarquización de los procesos

Los sistemas de información en una empresa, independiente del uso de computadoras es parte importante de la empresa.

El contar con la información necesaria aumenta nuestra posibilidad de tomar  decisiones rápidas y concretas, hasta llegar a aquellos niveles de certeza posible. Se está tomando como criterio para de la toma de decisiones la razonabilidad de los problemas.

A nivel de una organización también existe información formal e informal, y las necesidades de información son muy amplias que producen un jerarquización de los procesos de sistemas de información, siendo estos de orden establecidos por los procedimientos de cada empresa de alta complejidad y calidad, a todos los niveles de las decisiones empresariales, y sus medios para mantener el sistema de información son extraordinariamente amplios usándose:

• Informes
• Reuniones de consulta
• Planillas de resultado
• Boletines informativos
• Balances
• Planos
• Mapas
• Comunicaciones telefónicas
• Comentarios informales

Los medios y su automatización para realizar y obtener la información es lo que se denomina como Tecnología de Información.

1.4.3 La interrelación de procesos:

En las empresas se ha desarrollado diversos tipos de sistemas de información que se interceptan entre sí. A partir de las propias necesidades del sector productivo. La enseñanza de los procesos principales de interrelación son aquellos desarrollados de acuerdo con las necesidades propias de cada organización; entre ellos se puede comentar como por ejemplo:

1. Sistemas de Información Marketing (S.I.M): están orientados a obtener y procesar información sobre mercadotecnia, una organización necesita tres tipos de información de mercadotecnia: inteligencia de mercadotecnia, información interna de mercadotecnia y comunicación de mercadotecnia en la información.
2. Sistemas de Información de Producción (S.I.P): tiene como objetivo apoyar el sistema de producción.
3. Sistemas de Información Financieros (S.I.F): proporcionan a personas y grupos, tanto dentro como fuera de la organización, información relacionada con los asuntos financieros de la organización.
4. Sistemas de Información de Recursos Humanos (S.I.R.H): recopilan y almacenan información relacionada con los recursos humanos para transformarla y luego distribuirla a los usuarios de la organización.
5. Sistemas de dirección para directivos (S.D.D): proporcionan a los directivos información sobre el desempeño global de la empresa. Utilizan fuentes de información interna y fuentes del entorno en las que se desempeñan.

1.4.4  Detalle de los Procesos:

Existen varios niveles de flujo de información en las organizaciones, se toma la información externa quien interactúa con la información interna de la empresa generando el proceso y flujo necesario de la información para generar cada procedimiento del sistema de información deseado.

Componentes básicos de un Sistema de Información:

• Documentos: cualquier fuente de información, en forma material, capaz de ser empleada para referencia o estudio como una autoridad.
• Registros: es un conjunto de elementos de forma colectiva para la aportación de información acerca del asunto que se requiera.
• Ficheros o archivos de registros: es un conjunto de registros, casi siempre con características similares.
• Equipos: el equipamiento es muy variado y depende de la línea tecnológica.
• Elementos de apoyo de los sistemas: manuales de procedimiento y software específicos.
• Procesos: conjuntos d tareas que se relacionan de forma lógica, para la obtención de resultados concretos, dentro de un SI que desarrollan múltiples procesos, con procedimientos, actividades y tareas.
• Personas: son las que diseñan los sistemas, operan los equipos, realizan los procesos, y ponen gran parte de las decisiones técnicas y personales que permiten que los sistemas operen con eficiencia

La cartera de aplicaciones es el conjunto real, planificado y potencial de sistemas informáticos que una empresa demanda para cubrir sus expectativas de información.

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