TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACION

TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACION

• El mundo de hoy es una sociedad compuesta de organizaciones. Todas las actividades de producción de bienes y servicios son planeadas, coordinadas, dirigidas y controladas por organizaciones, que están compuestas de recursos humanos y no humanos. La vida de las personas depende de las organizaciones y éstas dependen de las personas. La teoría general de la administración se ocupa del estudio de las organizaciones.

• la administración se ocupa de la combinación de recursos para asegurar que las universidades alcancen su misión

• consecución de las metas organizacionales en forma adecuada y eficaz planeando, organizando, dirigiendo y controlando los recursos

• estudia el proceso administrativo

UNIVERSALIDAD

• las funciones administrativas son las mismas tanto para las organizaciones pequeñas como para las grandes, para las públicas como para las privadas, para las lucrativas como para la no lucrativas (universalidad)

TOMA DE DECISIONES

• Las jerarquías y la coordinación establecen el marco para la toma de decisiones

• Lo que hace un ejecutivo es tomar permanentemente decisiones, de hacer como de no hacer

• Existen decisiones programadas y no programadas.

• Las decisiones programadas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos y reglas, escritas o no, que facilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes. Generalmente corresponden a los sectores operativos (para matricular a un alumno se le requiere certificados de estudios secundarios y aprobación del preunivesitario)

• Las decisiones no programadas abordan problemas poco frecuentes. Generalmente corresponden a los sectores administrativos y fundamentalmente al estratégico (crear una nueva carrera, como distribuir los recursos, suscribir un convenio con otra institución)

• Las decisiones se toman en mayores o menores condiciones de incertidumbre, lo que implica asumir mayores o menores riesgos. Está relacionado con la información

certidumbre riesgo incertidumbre

informa exacta información insuficiente

• El proceso decisional tiene 4 etapas:

o investigar la situación (definir el problema, diagnosticar causas)

o desarrollar alternativas

o evaluarlas y seleccionar la mejor

o implementar la decisión y monitorearla

PROCESO ADMINISTRATIVO

• Forma sistemática de hacer las cosas en una organización

• Es lo que hacen o deben hacer los directivos

• Consta de 4 etapas:

o Planeamiento

o Organización

o Dirección

o Control

PLANEAMIENTO

• Es pensar con anticipación las metas y las acciones a desarrollar con algún criterio

• Opuesto a improvisación, disminuye la incertidumbre

• Proceso de definir metas y diseñar planes para alcanzarlas

• Jerarquías del planeamiento: están íntimamente vinculadas con el sistema de información y el nivel de estructuración de los procedimientos

• A medida que las universidades crecen tienen necesidad de formalizarse. La formalización sirve para dirigir y controlar al personal e incluye políticas, procedimientos y reglas. Es necesario para la descentralización

• Si al planeamiento le agregamos el elemento tiempo tenemos los programas y presupuestos

• Un presupuesto es un estado cuantitativo monetario de los recursos destinados a realizar actividades proyectadas

ORGANIZACIÓN

• Proceso para asignar las tareas, agrupar las actividades y asignar la autoridad y los recursos de la universidad

• El diseño organizacional es determinar la estructura más conveniente para la estrategia, personal, tecnología y tareas a realizar

• La estructura organizacional (organigramas) es el marco que preparan los directivos para dividir y coordinar las actividades de los empleados

• El proceso de organización tiene 4 piedras angulares:

o división del trabajo (especialización): grado en que las funciones se subdividen en trabajos individuales

o departamentalización: criterio para agrupar al personal en departamentos e integrar los departamentos en la organización total (organigrama)

o jerarquía (cadena de mando): línea ininterrumpida de autoridad que une a todos los miembros de la universidad y especifica las relaciones jerárquicas entre ellos

o coordinación: incluye la integración de actividades en forma colectiva o secuencial y la comunicación

• La autoridad se delega, la responsabilidad no

• La autoridad es el derecho formal y legítimo de un funcionario para tomar decisiones, emitir órdenes y asignar recursos a fin de obtener los resultados previstos

• Estructuras organizacionales: forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de los empleados

• La centralización y descentralización se refiere al nivel jerárquico donde se toman las decisiones.

DIRECCIÓN

• Consiste en mandar, comunicar y motivar al personal para que realicen las actividades planeadas

• Es lograr los objetivos a través de otros (personal)

• Incluye los temas de liderazgo, comportamiento organizacional, motivación, comunicación, trabajo en equipos

CONTROL

• Es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la universidad y los planes ideados para alcanzarlos

• Comparación entre lo ejecutado (dirección) y lo planeado (planeamiento y organización), detectando desvíos y tomando las acciones correctivas si corresponden

• El control tiene lugar en todos los niveles: estratégico, administrativo y operativo

• Para controlar se necesita:

o fijar los estándares de desempeño

o medir el desempeño

o comparar ambos

o retroalimentación positiva (reafirmar) o negativa (corregir)

• Los estándares pueden ser de:

o cantidad

o calidad

o tiempo

o costo

• Planear es ver hacia delante, controlar es ver hacia atrás. Planeamiento y control son 2 caras de una misma moneda, son las hermanas siamesas

Graficación de la función control

ESCUELA DE LAS RELACIONES HUMANAS

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