TOMA DE DECISIONES

UNIDAD 1: DEFINICION DE SISTEMA ADMINISTRATIVO.

Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema. Así, el sistema de control de producción, por ejemplo, consiste en un conjunto de procedimientos de pedidos de materiales, procedimientos de despacho o ruteo, procedimientos de control, etcétera. Obsérvese la condición de “relación” como elemento indispensable para que un conjunto de partes configuren un sistema. En toda definición de sistema aparece siempre ese factor como común denominador que transforma la individualidad de cada componente de tal modo que ya no tiene sentido sino dentro de un conjunto.

Los profundos cambios experimentados en los últimos años en el ambiente socio/político/económico en que se desarrolla la empresa moderna, unido esto a los avances de la tecnología, obligan a encara urgentemente la necesidad de su remodelación y adecuación al concepto de sistema. Es indudable que en la gestión empresarial sobreviven aquéllos que utilizan los mejores procedimientos y emplean los mejores medios) para alcanzar sus objetivos.

Tipos de Sistemas Administrativos: Dentro de la empresa existen diversos tipos de sistemas administrativos, a saber:

• Operacionales: Captan, procesan y reportan información de carácter repetitivo, con pasos lógicos por ejemplo en primera instancia se debe cortar la piel para la fabricación de calzado y posteriormente se la puede unir o pespuntar.

• Directivos: La información no sigue un procedimiento establecido de procesamiento o selección. Por ejemplo, optar por diferentes alternativas de información para llegar a la mejor toma de decisiones.

• De control: Mecanismos utilizados para que un sistema funcione de acuerdo a los objetivos deseados. Por ejemplo, el presupuesto maestro que los contadores emplean para establecer periódicamente comparaciones entre la erogación real y la presupuestada.

• Informativos: Manejan datos y elaboran reportes que permiten tomar una decisión de acuerdo con los objetivos establecidos, ejemplos, las actividades que desarrolla el departamento de sistemas como el control del sistema “red computacional” de una empresa.

1.1.1 DEFINICION DE LA TOMA DE DECISIONES

La organización es un sistema de decisiones en donde la gente participa conscientemente y racionalmente, escogiendo y decidiendo entre alternativas más o menos racionales que le son presentadas. Los directivos y gerentes de una empresa son los responsables de los hombres, dinero, maquinaria, materiales y métodos a su disposición, es por ello que para determinar su uso y alcanzar los objetivos de la empresa, deben de tomarse constantes decisiones que en un momento dado, pueden tener repercusiones tanto internas ( en cuanto a las utilidades, el producto, persona, etc.) como externas( relación con proveedores, la economía, el entorno, clientes, etc.) de la organización. La toma de decisiones es el proceso sistemático y racional a través del cual se selecciona de entre varias alternativas el curso de acción más óptimo.

Las decisiones implican 6 elementos:

• AGENTE DECISORIO: Es la persona que selecciona la opción entre varias alternativas de acción.

• OBJETIVOS: Son las metas que el agente decisorio pretende alcanzar con sus acciones.

• PREFERENCIAS: Son los criterios que el agente decisorio utiliza para escoger.

• ESTRATEGIAS: Es el curso de acción que el agente decisorio escoge para alcanzar mejor sus objetivos, depende de los recurso de que disponga.

• SITUACION: Son los aspectos del entorno que rodean al agente decisorio, muchos de los cuales, están fuera de su control.

• RESULTADO: Es la secuencia o resultante de una estrategia.

Importancia de la toma de decisiones para los directivos y gerentes:

• La toma de decisiones es una responsabilidad fundamental de la organización.

• Incluye la adquisición de información acerca de la organización y el medio ambiente externo, la detección de limitaciones o discrepancias en la conducta y rendimiento esperado, el análisis de eventos y alternativas y la implantación de nuevos cursos de acción.

• La toma de decisiones puede incluir la participación de los subordinados.

• Ayuda a la organización a aprender.

Implicaciones en la toma de decisiones:

1. RACIONALIDAD LIMITADA: Se debe de tener la suficiente información del problema en un ambiente concreto para poder analizarla y evaluarla, el criterio que orienta la decisión es la eficiencia que se logra maximizando resultados con el mínimo de recursos.

2. RELATIVIDAD DE LAS DECISIONES: Al escoger una alternativa cualquiera, implica la renuncia de las demás y la creación de nuevas situaciones y alternativas en el tiempo. Toda decisión implica hacer ciertas concesiones, pues la alternativa escogida, jamás permite la realización completa o perfecta de los objetivos comprendidos y representa solo la mejor solución encontrada en aquellas circunstancias.

3. JERARQUIZACION DE LAS DECISIONES: El comportamiento es planeado siempre que es guiado por objetivos y es racional cuando selecciona las alternativas más adecuadas para lograr los objetivos; siendo estos buscados a través de las acciones de las personas y obedece entre sí a una jerarquía, en donde un nivel cualquiera es un fin de relación con el nivel más bajo y medio con los de orden superior.

4. RACIONALIDAD ADMINISTRATIVA: Implica la utilización de técnicas que facilitan la aplicación del trabajo organizado, la selección y determinación de los curos de acción más adecuados en la comunicación de las personas.

5. INFLUENCIA ORGANIZACIONAL: La facultad que tienen los participantes para decidir independientemente sobre ciertos asuntos es sustituido por la organización, pues esta les establece: División de tareas, estándares de desempeño, sistemas de autoridad canales de comunicación, entrenamiento y adoctrinamiento.

Requisitos para la toma de decisiones:

• Definir restricciones y limitaciones

• Relación costo-beneficio, especificando los rendimientos que se esperan.

• Saber definir cuando se utilizan los métodos heurísticos y cuando cuantitativos, aunque lo mejor es ocupar de los dos.

• Conocer los factores internos formales de la organización (cultura,

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