Trabajo Sistemas

CAPITULO II

LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA ACTUAL

2. PROPÓSITO GENERAL DEL SISTEMA ACTUAL

2.1 Mitos de la Sistematización en la Empresa antes de sistematizar la Empresa

* Actitud de las empresas ante la posibilidad de sistematizar:

1. Que se pierda la información importante tanto de la empresa como del paciente y no se pueda recuperar.

2. Cuando se presente algún error o problema con el software cuanto se demorarían el proveedor en solucionar el inconveniente.

3. El gasto y tiempo que se tiene que invertir para capacitar a todos nuestros empleados.

* Actitud de las empresas cuando se toma la decisión de sistematizar:

1. El ahorro que se tendrá para no utilizar los documentos escritos como facturas manuales, historias clínicas manuales etc.…

2. Al trabajar en red todas nuestras oficinas se tiene la historia y lo que se va a entregar a nuestros clientes es más rápido.

3. Al finalizar todos los meses se puede tener un informe detallado de todas las consultas, cirugías, pagos que se presentan mensualmente en nuestra empresa.

* Actitud de las empresas cuando se está sistematizando:

1. El tiempo que se gastara para tener el sistema al día

2. Los gastos extras que se puedan presentar durante la implementación del software

3. El tiempo que en que los empleados de nuestra empresa deberán implementar para recibir en detalle todo

lo que trae el software

* Actitud de las empresas cuando se ha sistematizado:

1. La demora para presentar informes a la junta principal de la clínica

2. Si el sistema no funciona bien, se presentan demoras en la atención y en la información para tener en el sistema.

3. Al pedir mantenimiento en el software se tiene que presionar mucho al proveedor

2.2 Identificación de documentos de entrada y salidas:

2.2.1 Documentos de Entrada:

Los documentos de entrada para nuestra empresa son los siguientes:

* Teclado

* Escáner

* Luz óptica (La que lee los códigos de barra para los medicamentos)

* Fax

* Disco duro

* Copias de seguridad del software

* Microsoft Office xp

* Acceso a internet

* Bibliotecas virtuales

2.2.2 Documentos de Salida:

Los documentos que se tienen en la empresa para la información son:

* Impresoras: Para tener impresiones de las facturas, de los medicamentos que se le dan al paciente, los reportes que se deben entregar

* Correo electrónico: El correo que tenemos para recibir e imprimir lo que nos puede llegar como facturas de los proveedores, cartas de pacientes, reclamos, y toda la información que se nos puede presentar.

* La pantalla: es donde podemos ver toda la información suministrada diariamente.

* Estada Balance General: Activo, Pasivo, Capital Contable

Estado de Resultados: Relación entre el balance general y el Estado de resultados

* Estado de Flujo de efectivo: Clasificación de los flujos de efectivo , usos, Flujos de Efectivo neto

* Usuarios de los Estados Financieros: Administración de la empresa, Accionistas, Instituciones Financieras, Instituciones recaudadoras y/o fiscalizadoras

2.3 Identificación de control de errores

2.3.1 Errores que se presentan o se podrían presentar frecuentemente.

Errores de Producción:

* Arranque del sistema: Se pueden presentar problemas en la fase de arranque puesto que el diseño es nuevo, y cuando estos estén solucionados los problemas se vuelven más cotidianos.

* Uso de comités en la organización: Un comité no debe emplearse mucho para tomar decisiones, muchas veces no se puede llegar a un consenso unánime.

* Diseño del sistema: Se debe determinar los sistemas de producción necesarios para la producción, inventarios, control de calidad como de dotar el personal etc.

Errores en Sistemas:

* Bloqueador: Al momento de un error se puede bloquear el sistema y se necesita de un técnico para desbloquearlo

* Mayor: Perdida mayor de funcionalidad, como menús inoperantes, datos de salida extremadamente incorrectos, o Dificultades parcial o total del programa.

* Base de Datos: Que se pierda gran parte de la información

Por algún virus que infecte nuestra base de datos

* Desbordamiento de Buffer: Cuando el software no contrala adecuadamente la cantidad de datos que se copian sobre un área de memoria reservada, esta información puede almacenarse en otras partes de memoria

Errores de Contabilidad

* Errores en los Inventarios: Errores de ingresar mal la cantidad de medicamentos que entran o salen de la bodega, si el error se encuentra después de cerrar el inventario se tienen que presentar en el informe de balance

* Operaciones Matemáticas: Se pueden presentar que al momento de hacer cálculos el sistema no toma bien los datos y muestran operaciones que no son, y quedan registradas si no nos damos cuenta

* Errores de Repetición: Los asientos repetidos o duplicados que se pueden verificar cuando se imprime un informe en borrador para realizar las correcciones

Errores de Administración

* Falta de enfoque: Generalmente la falta de enfoque lleva entre otras cosas a un mal manejo de inventarios, donde se acumulan artículos de baja rotación, medicamentos vencidos.

* Errores de Medicación: Cualquier incidente previsible que pueda causar daño al paciente o de lugar a una utilización inapropiada de los medicamentos cuando estos están bajo control de los profesionales.

* Administración de los recursos de la empresa: Cuando se utilizan los bienes o recursos de la empresa para otro fin que no sea mejorar el bien de la empresa.

2.3.2 Como se detectan los errores:

Los errores los detectamos cuando realizamos una auditoría interna a cada sección de la empresa, esta auditoría es muy recomendable hacerla una vez al mes para tener más control sobre la información, se realiza imprimiendo un informe de lo que vamos a auditar sin previo aviso y verificar con todos los soportes que se tiene para ver si es la información mostrada es real.

2.3.3 Como se corrigen los errores

Cuando se presente un error se debe verificar como paso y si el error es uno de los que uno cree que son más fáciles de solucionar como en la parte de inventario que haya un sobrante o un faltante se arregla, pero siempre y cuando se tenga el visto bueno del gerente de la empresa porque igual todos los errores se tiene que hacer un seguimiento exhaustivo para verificar si es verdad o fue de otra forma que se realizo el error.

2.3.4 Controles para el manejo del error

Al presentarse

...