Psicóloga

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ISO 9001:2008 MODULO 3. DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA

DE GESTIÓN DE CALIDAD

TALLER SEMANA 4. ACTIVIDAD GRUPAL

DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS:CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y CONTROL DE LOS REGISTROS

AUTORES:

Ramírez Valencia, Claudia Marcela

Hernández Rincón, Viviana

Alzamora Ayola, Belly Cristal

Alvarado Meza, Edicta Alejandra

COLOMBIA, JUNIO 2011.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 1

1. CONTROL DE DOCUMENTOS 2

1.1 DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE DOCU MENTOS 2

1.1 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS 3

2. CONTROL DE REGISTROS 4

2.1 DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE REGISTROS 4

2.1 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS 5

3. DIFICULTADES AL MOMENTO DE ESTABLECER CONTROL DE DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS 6

4. EJEMPLO DE FORMATO DE REGISTRO REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008 8

5. CONCLUSIONES 14

6. BIBLIOGRAFIA 15

7. ANEXOS 16

ANEXO A. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 16

ANEXO B. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS 17

INTRODUCCIÓN

La aplicación de un sistema de gestión de calidad (SGC) en las empresas, es un mecanismo para reducir costos y mejorar los procesos de producción a través de del enfoque en procesos teniendo en cuenta el concepto de Calidad. La serie 9000 se centra en la elaboración de un manual de calidad con el propósito de recopilar los procesos de la empresa para lograr una mayor eficiencia en su ejecución en términos de calidad del producto o servicio (Azout ,2007).

En la norma ISO 9001, se exige de forma obligatoria la ejecución de seis (6) procedimientos documentados para controlar la ejecución, seguimiento y evaluación de la implementación del sistema. En el presente trabajo se precisarán dos (2) de ellos: el control de documentos y el control de registros.

El control de documentos establece que se deben aprobar, revisar y actualizar los documentos, asegurar que éstos identifican los cambios, se mantengan legibles y que se les diferencie de los documentos obsoletos (ICONTEC, 2008).

Respecto al control de registros, éstos evidencian la conformidad del sistema con los requisitos y evalúan su funcionamiento. La norma establece que se deben definir controles para su identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición.

En el desarrollo del trabajo se presentan ejemplos prácticos sobre dichos controles, los documentos y registros para tal fin con su codificación, basado en la experiencia laboral de los integrantes del equipo en el desarrollo del tema.

1. CONTROL DE DOCUMENTOS

1.1 DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE DOCU MENTOS

Figura 1. Diagrama de flujo control de documentos

En el anexo A, se puede ver el desarrollo teórico del diagrama de flujo.

1.1 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

Cuadro 1. Listado maestro de documentos para el proceso de selección

PROCESO DE SELECCIÓN

Código Nombre del Documento Responsable Versión Fecha de Aprobación

PGH-001 Procedimiento de selección RRHH 00001 21/06/2011

PGH-002 Procedimiento de formación RRHH 00001 21/06/2011

PGH-003 Procedimiento de bienestar social RRHH 00001 21/06/2011

2. CONTROL DE REGISTROS

2.1 DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE REGISTROS

Figura 2. Diagrama de flujo control de registros

En el anexo B, se puede ver el desarrollo teórico del diagrama de flujo.

2.1 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

Cuadro 2. Listado maestro de registros para el proceso de selección

Código Nombre del Documento Responsable Ubicación Acceso Tiempo de Retención Disposición Final

RG-001 Hoja de vida corporativa RRHH Dependencia correspondiente Libre

1 año Incinerar

RG-002 Perfil del cargo por competencias RRHH Dependencia correspondiente Libre

1 año Incinerar

RG—003 Necesidad de capacitación RRHH Dependencia correspondiente Restringido Seis meses Archivo de la empresa

RG-004 Verificación de referencias laborales Auxiliares de selección Dependencia correspondiente Restringido 15 días Hoja de vida del empleado

RG-005 Entrevista por competencias Coordinador de Selección Dependencia correspondiente Libre

15 días Hoja de vida del empleado

RG-006 Informe de visita domiciliaria Auxiliares de selección Dependencia correspondiente restringido 15 días Hoja de vida del empleado

RG-007 Informe de selección Coordinador de Selección Dependencia correspondiente Restringido mensual Archivo de la empresa

3. DIFICULTADES AL MOMENTO DE ESTABLECER CONTROL DE DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

Al presentarse cambios importantes en una empresa, se suelen presentar una serie de inconvenientes, los cuales, con una adecuada información y acompañamiento durante el proceso de cambio se pueden obtener excelentes resultados. Sin embargo, no se puede dejar a un lado que durante el establecimiento del control de registros y documentos se pueden presentar inconvenientes como:

3.1 CONOCIMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN Y FORMATOS

Al implementar el control de registros se puede presentar inconvenientes al tener que modificar la documentación y formatos que se manejan en una empresa el inconveniente se presenta cuando al dar a conocer las modificaciones los trabajadores no están preparados para manejar estos cambios; para manejar este tipo de dificultades es necesario dar a conocer a todos los trabajadores la nueva metodología de forma tal que interioricen la información y tengan total control de la misma, dentro de las formas de manejar estos inconvenientes es por medio de una capacitación adecuada de acuerdo a las funciones de cada trabajador, así mismo emplear una periodo de “practica” con el fin que todos los trabajadores dentro de ese periodo practiquen lo aprendido en las capacitaciones y de esta forma en el momento que se presenten equivocaciones sea dentro de este periodo para evitar futuras dificultades en los

...