Sistemas, Cambios Y Caos.

Capitulo 4

Sistemas, cambios y caos.

Destaca las relaciones existentes entre los diversos elementos de las organizaciones así como sus relaciones entre si y en su medio circundante, a fin de entender que las organizaciones son Unidades integrales, dentro de los cuales, cualquier cambio afecta la estructura misma y su medio en conjunto.

¿Qué es un sistema?

Un sistema es “un conjunto de diversos elementos, mismos que se encuentran interrelacionados”. Algunas veces las conexiones no son evidentes y a veces no se consideran como sistemas puesto que algunos elementos parecieran estar dispersos.

Sistemas determinísticos y sistemas probabilísticos

S. Determinísticos: su funcionamiento puede predecirse con toda certeza (sistema solar)

S. probabilísticos: en su funcionamiento existe incertidumbre (amiba)

Las empresas y organizaciones son sistemas probabilísticos, puesto que puede existir incertidumbre en las actividades de la organización, aunque algunas sean más inciertas que otras.

Límites de los sistemas

Estos no siempre son objetos físicos o entidades corpóreas. la definición de los límites de todo sistema destacando el caso de las organizaciones virtuales donde desde luego los espacios se reducen significativamente y se centran por ende en una sola dimensión, esto es, desde el mismo espacio se atienden todas las áreas funcionales de la organización y consecuentemente se le ofrece la atención al cliente con principios de calidad.

Subsistemas y suprasistemas

Independientemente de los límites establecidos en los sistemas reconocen la importancia de dividirlos en subsistemas y suprasistemas, en el primer caso, tenemos el argumento típico de como desde una organización comercial los subsistemas pueden ser considerados como las áreas departamentales o funcionales de la empresas, en cambio en los suprasistemas la propia organización se constituye en una unidad más desagregada del entorno económico que se constituye de esta manera en su suprasistema

La relación así, establecida entre uno y otro, se presenta en un ambiente o configuración abierta esto es, se influyen mutuamente y exportan recursos y al mismo tiempo, absorben recursos proveniente del ambiente, por el contrario se supone que los sistemas cerrados no reciben esta retroalimentación lo que resulta verdaderamente difícil de vivenciar así tanto uno como otros realmente son difíciles de encontrar puramente en la realidad.

Sistemas cerrados y sistemas abiertos

Cada sistema se encuentra en un medio circundante, pueden existir también nexos entre el sistema y el suprasistema, ), en el sistema abierto se recibe una gran cantidad de intercambios desde y fuera de la organización, que dé inicio se presentan en la forma de insumos (entrada), que luego transforma la organización (proceso) y da como resultado un producto.

Comunicación

El sistema influye con sus reacciones o respuestas o resultados, todo esto sobre el medio empleado vías específicas denominadas salidas. El intercambio de estímulos y reacciones entre el sistema y su medio circundante así como en los diversos elementos del sistema se denomina comunicación, esta es fundamental para la vida del sistema.

Lo más frecuente es que el sistema no tenga suficientes entradas de tal manera que no llega la información necesaria. Para la supervivencia de la propia empresa resulta trascendente la determinación de establecer canales de comunicación tanto externa como interna.

La cibernética

El sistema recibe información también de si mismo o retroalimentación (retroacción), puede indicarse que la respuesta se convierte en estimulo.

La cibernética se ha definido como la teoría del control y de la comunicación en las máquinas y la sociedad.

Uno de los conceptos básicos además de retroalimentación, es la homeostasis, este se refiere a un sistema de equilibrio constante hacia el cual tienden los sistemas; cualquier desviación de dicho estado es percibido por el sistema y se pone en juego cierta energía para restaurar la homeostasis y mantener cierto limites estrechos.

El proceso administrativo tradicional

Este proceso consiste en fijar un objetivo y realizar actividades para lograrlo y determinar si se alcanzó o no, a fin de corregir las acciones de este último caso.

La planeación, ejecución y control, son pasos de este proceso. La planeación habla de establecer el edo. Inicial desaseado y que se requiere una retroalimentación sobre el propio desempeño para controlar que la actividad no se desvié.

Se habla de que la homeostasis no es estática y que se busca establecer constantes dinámicos, las organizaciones desean crecer y esto implica cambios.

Entradas y salidas de procesos

Los diversos procesos que integran el propio sistema, los estímulos que reciben son transformados y analizados y dan origen a las respuestas. Los insumos o estímulos son en muchos casos, de material, de materia prima, conocimientos, habilidades y experiencias de sus miembros.

El proceso

Este se pude dividir en etapas bien definidas, en virtud de su funcionalidad y especialización. En épocas recientes se ha puesto más énfasis en el proceso y se ha creado un punto de vista de la reingeniería o el rediseño organizacional.

Algunos principios

a) El enfoque está en proceso

b) El proceso se ejecuta en forma natural

c) No existe un proceso uniforme si no varias versiones del mismo para satisfacer las diversas necesidades de los clientes

d) La división del trabajo dentro de las empresas resulta obsoleta

e) Desaparece el trabajo en serie una sola persona debe encargarse por completo del proceso

f) Los trabajadores toman decisiones: planean, ejecutan y controlan.

g) Otros pasos pueden solicitarse a los proveedores, en vez de hacerlos en las empresas

h) Deben de reducirse los puntos de contacto

i) Se buscan resultados espectaculares en vez de pequeñas mejoras

j) No existen reglas fijas

k) La informática es el eje fundamental para agilizar los procesos y contar con la información rápida y oportuna

Cambios en la estructura

a) Desaparecen los departamentos funcionales

b) B) Ya no existen puestos especializados

c) El papel del trabajar cambia: de controlados a facultados

d) El aspecto intelectual del trabajador toma primicia sobre el manual

e) No se proporciona entrenamiento o capacitación sino educación, formación integral

f) Las medidas de desempeño cambian

g) Cambian los criterios de asenso

h) Se incrementa el valor de la productividad

i) Los directivos cambian su papel:

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