TÉCNICO APOYO ADMINISTRATIVO EN SALUD

1 MECANISMOS LEGALES DE CONTROL DE LA HISTORIA CLÍNICA SEGÚN NORMATIVA

El ministerio de salud es quien establece normas para el manejo de la Historia Clínica, en el ejercicio de las facultades legales y en especial conferidas por los artículos 1, 3, 4 y los numerales 1 y 3 del Artículo 7 del decreto 1292 de 1994, considerando que conforme al Artículo 8 de la ley 10 de 1990, le corresponde formular las políticas y dictar todas las normas cinetífico-administrativas, de obligatorio cumplimiento por las entidades que integran el sistema de salud.

La ley 100 de 1993, en su Artículo 173 numeral 2, da facultad al Ministerio de Salud para dictar las normas científicas que regulan la calidad de los servicios, de obligatorio cumplimiento por parte de todas las Entidades Promotoras de Salud, los Prestadores de Servicios de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud y las direcciones Seccionales, Distritales y Locales de Salud. También el Decreto 2174 de 1996, el cual organizó el sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Seguridad Social en Salud, en el numeral 4 del Artículo 5, estableció como uno de los objetivos del mismo, estimular el desarrollo de un sistema de información sobre la calidad, que facilitara la realización de las labores de auditoria, vigilancia y control y contribuyera a una mayor información de los usuarios.

Nos dice este decreto que la Historia Clínica es un documento de vital importancia para la prestación de los servicios de atención en salud y para el desarrollo científico y cultural del sector, y que de conformidad con el Artículo 35 de la Ley 23 de 1981, corresponde al Ministerio de Salud implantar modelos relacionados con el diligenciamiento de la Historia Clínica en el Sistema Nacional de Salud.

En el capítulo III de la misma, habla claramente de los mecanismos legales y de control de la prescripción medica, la historia clínica, el secreto profesional y algunas conductas.

ARTICULO 33. Las prescripciones médicas se harán por escrito, de conformidad con las normas vigentes sobre la materia.

ARTICULO 34. La historia clínica es el registro obligatorio de las condiciones de salud del paciente. Es un documento privado sometido a reserva que únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la Ley.

ARTICULO 35. En las entidades del Sistema Nacional de Salud la Historia Clínica estará ceñida a los modelos implantados por el Ministerio de Salud.

ARTICULO 36. En todos los casos la Historia Clínica deberá diligenciarse con claridad.

Cuando quiera que haya cambio de médico, el reemplazado está obligado a entregarla, conjuntamente con sus anexos a su reemplazante. (COLOMBIA, s.f.)

Este capítulo resalta mucho el secreto profesional, nos dice claramente que el médico está obligado a guardar el secreto profesional en todo aquello que por razón del ejercicio de su profesión haya visto, oído o comprendido, {salvo en los casos contemplados por disposiciones legales}.

2 NORMAS INSTITUCIONALES PARA LA MOVILIZACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA

El Ministerio de Salud en La Resolución número 1995 De 1999 (Julio 8) Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica. En el Capítulo III Organización y Manejo del Archivo de Historias Clínicas, en el Artículo 14 nos habla:

Podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la Ley:

1) El usuario.

2) El Equipo de Salud.

3) Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.

4) Las demás personas determinadas en la ley.

PARAGRAFO. El acceso a la historia clínica, se entiende en todos los casos, única y Exclusivamente para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, debiendo en todo caso, mantenerse la reserva legal.

La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, se realiza permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte.

El acceso a la consulta de documentos se efectúa previa verificación del documento de identidad y el establecimiento de los fines de consulta.

Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las Leyes.

MOVILIZACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA:

En el evento que se requiera trasladar una historia clínica a otra dependencia en calidad de préstamo, el área solicitante diligenciará el Formato N° SI – F001 de Solicitud de historias clínicas, radicando en el área de recepción del archivo y registrando firma de recibido, fecha y hora.

Los eventos considerados en éste ítem, corresponden a:

- Contestación de demandas, tutelas, requeridos por la Gerencia, Subgerencia de Servicios de Salud o área jurídica.

- Contestación de objeciones o glosas, requeridos por el área de auditoría de cuentas médicas.

- Proceso de atención en el servicio de urgencias o de hospitalización.

-La solicitud se tramitará al interior del archivo, se efectúa el procedimiento de alistamiento de historias clínicas.

-En caso de solicitudes de una sola historia se debe entregar inmediatamente, si es grupal a las 12 horas.

Se procederá a efectuar entrega de la solicitud, verificando identificación completa de la historia clínica, número total de folios, nombre y cargo de quien retira la historia, fecha de préstamo y término perentorio para su devolución máximo 36 horas. Vencido el plazo, el responsable del archivo clínico deberá hacer exigible su devolución inmediata y reportar al Jefe de la Oficina de Desarrollo institucional, para trámite de solicitud formal.

En caso de solicitud para atención de pacientes hospitalizados o de urgencias, el archivo efectuará el trámite de búsqueda y entregara la historia clínica en forma inmediata.

TODO traslado de la historia clínica debe quedar registrado en el Sistema DGH módulo de préstamos de historia clínica e ingresar nombre, servicio y fecha en que se realizó el préstamo.

En el caso de devolución de la historia clínica, se debe recibir en el área de recepción del archivo verificando una a una las historias clínicas, sus folios y proceder a hacer el descargue en el sistema DGH. (Avila, 2007)

El plazo máximo

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