Ejemplo de planeacion de un proyecto (Fiesta de graduacion prepa UVM)

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Investigación/ Tarea: Actividad 4.

Nombre del alumno: Jurado Gutiérrez Carlos Arturo

Nombre del profesor: Jesús Tiburcio Cortes

                                 Asignatura: Desarrollo y administración de proyectos.

Fecha de Entrega: 10/09/2017

La metodología WBS Es una descomposición jerárquica del trabajo a ejecutar por el equipo de proyecto orientada a productos entregables para alcanzar los objetivos de un proyecto, programa o portafolio que  ayuda a un proyecto se hace más manejable cuando se descompone en partes individuales, que cuando se unen conforman la Estructura Desagregada del Trabajo (WBS) y en base a esta metodología crearemos la planeación de nuestro proyecto en este caso la planeación de una fiesta de graduación para los alumnos de la preparatoria UVM.

Primero se evalúa una lista de supuestos:

• Fecha cuando se llevará a cabo la fiesta de graduación
• Presupuesto disponible
• Número de alumnos graduados
• Número de alumnos que tomaran parte de la fiesta (tomando en cuenta, organizadores y aquellos que no quieran ir a la fiesta)
• Número de invitados por alumno
• Lugar de la recepción
• Horario de actividades
• Alimentos y bebidas
• Alquiler de otros recursos como sillas, mesas o algún extra como una actividad.
• Trasporte
• Regalo conmemorativo.

• Se crea una lista de actividades necesarias:

1. Obtener un presupuesto y en base a este hacer las siguientes elecciones para poder repartirlo de la manera más eficiente.  
2. Asignar los rolles que cada persona tendrá, además de las tareas que tendrá que cumplir.
3. Decidir la fecha en base a los demás alumnos considerando que no se realice en día festivo o que impida otra celebración relacionada con la graduación.
4. Dar un costo preliminar en base a los servicios que se planean contratar.
5. Buscar el lugar donde tendrá lugar la fiesta comparando precios y servicios y ver si el día que elegimos anteriormente está disponible si no es así modificarlo si cumple con lo mencionado en el punto uno.
6. Hacer la invitación a los alumnos y que confirmen su asistencia a la fiesta, además de dar sus datos y lo necesario antes de una fecha acordada, además del número de invitados que llevaran.
7. Se hace una pequeña encuesta a los alumnos que fueron ya confirmados para saber que alimentos y bebidas les gustarían durante el evento y a base al presupuesto y sus sugerencias se toma una decisión final.
8. Ver disponibilidad de los recursos gastronómicos y si es necesario el alquiler de extras, así como de trasporte (si es necesario)
9. Elección de un regalo conmemorativo este puede ser desde un bolígrafo, portafolios, alfombrillas, tasas, etc.
10. Costo final del boleto para alumnos y familiares en base a los servicios próximos a contratar.
11. Compra y renta de los servicios antes mencionados en base a los resultados obtenidos.
12. Hacer una revisión preliminar del lugar, pero con los elementos extras que se quieren agregar además de planificar el horario de actividades.
13. Entregar el producto final esta vez la fiesta
14. Dar seguimiento al entregable revisando que no falte nada, o se encuentre algún imperfecto o problemas durante la fiesta hasta que esta termine (por problemas se podría entender que faltara algún lugar, equivocación de lugares, falta de regalo o comida, en caso de problemas con el lugar o comida los dueños tendrían que arreglar ese problema una vez notificado).
15. Cierre del proyecto es decir la culminación de la fiesta y todo papeleo necesario o pendiente es entregado como finalizado.

• La metodología WBS nos dice que es necesario definir entregables, Persona o recursos implicados y que labor tendrán por lo que nuestro entregable seria la fiesta mientras que las personas y sus respectivos puestos serian:

1. Organizador – Este se encargará como su nombre lo indica de organizar a los demás además de encargarse de que no exista algún problema durante todo el proceso.
2. Encargado de presupuesto – este se encarga de decidir cuánto dinero se invertirá en cada parte del proyecto además de hacer ajustes en esto si es necesario. Otra tarea importante será recibir el pago de los alumnos además de entregar el mismo los boletos del evento.
3. Encargado de disponibilidad – Estos se encargarán de buscar el lugar, la comida, el trasporte y el regalo, además de contratar el servicio en base al presupuesto que el encargado de presupuesto les indique, incluyendo también hacer la invitación a los alumnos y los que confirmen procederá a hacer su demás trabajo.
4. Encuestador – Se encargará de las encuestas para saber las preferencias de la gente además este será el encargado de entregar los resultados en los que se basará el organizador para tomar la decisión final.
5. Coordinador- como su nombre lo dice su tarea será coordinar, siendo un apoyo para el organizador este se encargar de que todos cumplan sus tareas y apoyarlos si es necesario, además de que será el quien junto al organizador realicen la revisión preliminar, la entre y la revisión durante el entregable en este caso la fiesta.

• Una vez definido todo esto procedemos a crear nuestro diagrama de red en base a la información que hemos definido anteriormente.

NOTA – LAS IMÁGENES DE LOS DIAGRAMAS DE RED CON UNA CALIDAD SUPERIOR SE ENCUENTRAN EN LA CARPETA A4_JGCA_FIESTA.

Para realizar los diagramas primero separe todo el proyecto en tres fases planeación. Implementación y entrega, tomando en cuenta las actividades que se definieron, se agrupan para que en un lapso de un mes las primeras ideas ya fueran planteadas igual que los rolles y tareas, en la fase de implementación se hacen todos los preparativos además de la búsqueda de los recursos necesarios y por supuesto contratar los servicio no sin antes hacer encuestas que nos servirán como base para buscar y contratar lo necesario,

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