Que es un PMO

TRABAJO SOBRE PMO. Len Berdugo

¨Las organizaciones que quieren transformar sus estrategias en resultados a través de la gestión de proyectos se preocupan por crear estructuras para administrarlos. Estas estructuras son llamadas oficinas de gestión de proyectos o project management office (PMO) y son responsables de diseminar en la organización las buenas prácticas de gestión y capacitar a los funcionarios en estas".

Roque Rabechini,  profesor en Diploma Internacional en Gerencia de Proyectos

En la implementación de una ¨Oficina de Gestión de Proyectos o El equipo de Gestión de Programas¨, podemos obtener mejores resultados en los programas que se establezcan y asegurar en mayor medida el éxito de las estrategias empresariales, organizando con menores probabilidades de fallas las actividades que no son de rutina para una empresa, como pueden ser en este caso los proyectos.

El principal objetivo que persigue una oficina de gestión de proyectos es realizar la integración entre la estrategia de negocio y los diferentes proyectos que se desean desarrollar en la empresa.

Las siguientes son generalmente las responsabilidades de un equipo de gestión de proyectos, algunas aplicables al campo de gestión empresarial y otras a las actividades desarrolladas en el campo de dirección de proyectos:

Gestión de la cartera de proyectos (junto con la dirección del proyecto)

Evaluación de proyectos

Priorización con base a criterios estratégicos

Alineación con la estrategia de la empresa

Asignación de recursos a cada proyecto

Gestión de los programas de proyectos

Seguimiento de interrelaciones entre proyectos

Gestión de procesos

Gestión de proyectos críticos o clave

Metodología de gestión (procedimientos)

Creación de plantillas u otros recursos (registros y formatos)

Selección y establecimiento de herramientas de control

Definición y establecimiento de excelencia operacional

Servicios a gestores de proyectos (PM)

Establecer un inventario de activos de la organización en PM

Asesoramiento, capacitación y formación a gestores de proyecto

Auditorias a programas

Informes ejecutivos y apoyo en proyectos estratégicos

Recopilación de lecciones aprendidas

Soporte en herramientas de PM establecidas

Soporte administrativo PM

Gestión global de riesgos, calidad, costes, etc.

Servicios a gerenciales (Organización de juntas de avances)

Monitorización y control de indicadores globales, KPIs

Monitorización del avance global, Plan maestro de Proyectos

Servicios para facilitar la gestión de la cartera de proyectos

Elaboración de plan de Capacitación en PM

Capacitación de nuevos gestores

Divulgación de estrategias, reportes e indicadores

Apoyo para la certificación.

Apoyo a los Directores de Proyecto.

Ofrecer políticas en las que enmarcar nuestros Proyectos.

Conocimiento geográfico y cultural de donde se va a desenvolver el Proyecto.

Ofrecer metodologías que le son propias a la organización.

Las siguientes no deberían ser responsabilidades del equipo de gestión de proyectos:

Definir la estrategia de la compañía.

Garantizar el éxito de los proyectos a los que da soporte.

Implementación de la metodología de trabajo.

Entiendo que hay varios tipos de Oficinas de gestión de proyectos, dependiendo del tamaño de la empresa y del numero de personas que conforman este equipo,

a saber:

Tipo C, son las conformadas por 2 a 5 miembros del equipo, generalmente trabajan en proyectos de pequeña escala. Mas bien se considera una oficina de apoyo, pues se encarga de dar soporte a los gerentes de proyectos en la elaboración de cronogramas, presupuestos, reportes.

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