MODELO DE GESTIÓN - PMO

MODELO DE GESTIÓN DE UNA PMO

ENFOQUE GENERAL Y ESTRATEGICO -> PMO

Gestión del portafolio de proyectos

- la identificación de proyectos

- Clasificación de proyectos

- Priorización de proyectos

- Gestión del portafolio de proyectos

- Control y seguimiento de proyectos

- Gestión con base en la estrategia de la compañía

- Gestión de la capacidad y los recursos para asignarlos de la manera más óptima entre los proyectos

- Visibilidad general y estratégica del status de todos los proyectos

ENFOQUE ESPECÍFICO -> Cada gerente de proyecto

Gestión de cada proyecto

- Autorización y aprobación

- Requerimientos mínimos de planificación del proyecto

- Definición de responsabilidades y alcance de control de cada proyecto

- Estándares de reportes y documentación del proyecto

- Organización y control de todas las variables de cada proyecto para optimizar tiempos y recursos

GESTIÓN DEL PORTAFOLIO DE PROYECTOS

Variable estratégica

Identificación - A partir de los objetivos estratégicos de la compañía se desarrolla el Plan Fundamental de Red anual en donde se identifican todos los proyectos que se deberán desarrollar para generar la capacidad de servicio necesario tal que se puedan cumplir los objetivos estratégicos de la compañía. Formato PLAN FUNDAMENTAL DE RED. El plan fundamental de red contiene los proyectos principales que serán desarrollados y con base en él se dimensiona el presupuesto general que será solicitado para aprobación durante el año.

- El plan fundamental de red es revisado y aprobado como documento oficial.

- El plan Fundamental de Red constituye la base para la definición del portafolio de proyectos que se desarrollará durante el año. Con base en este, se crea el reporte de gestión del portafolio base sobre el cual se actualizarán los proyectos adicionales que se desarrollen durante el año en curso y servirá como herramienta para el seguimiento y control estratégico de todos los proyectos

- Con base en las oportunidades y necesidades que se evidencien y requerimientos de los involucrados, se generan nuevas ideas y se plantean nuevos proyectos 3

Clasificación - Se deberían crear categorías para la identificación de los proyectos, para valorar el nivel de control que se requiere y la criticidad del proyecto. Esta clasificación podría seguir los siguientes criterios:

- Presupuesto

- Alcance

- Impacto estratégico

FACTORES A CONSIDERAR

Calificación Presupuesto (USD) Alcance Impacto estratégico

1 <100K Regional El retraso o aplazamiento del proyecto sería tolerable

2 100K – 500K Nacional El no cumplimiento de los objetivos del proyecto afecta a otros proyectos

3 >1MILLON Nacional El no cumplimiento de los objetivos del proyecto afecta directamente el cumplimiento de un objetivo estratégico de la compañía

- Con base en esta clasificación, se podría valorar la criticidad de los proyectos y esto permite la priorización para gestionar y coordinar los recursos de la mejor forma.

NIVEL Calificación final(mayor calificación de los 3 factores)

Alta 3

Media 2

Baja 1

- En el momento de la definición del Plan Fundamental de Red se deberían clasificar los proyectos, así como cada vez que se presente una idea de proyecto para aprobación.

- Para facilitar y organizar la gestión y control del portafolio se deberían agrupar los proyectos considerando:

- Tipo de proyecto

- Área especializada: TX, BSS, CORE, OPEX, VAS

Tipo de proyecto Definición Abrev

Roll out Contienen fases independientes con entregables similares en diferentes momentos y en diferentes ubicaciones o en momentos sucesivos y en la misma ubicación R

De un resultado Proyectos que contienen varias fases, pero los resultados son implementados en un único momento, con un conjunto de entregables. U

Varios escenarios Proyectos que contienen fases que implementan varios grupos de entregables en fechas sucesivas. V

3

Gestión del Portafolio

- Se debería mantener una lista actualizada de todos los proyectos y con fácil acceso, que contenga:

- ID

- Nombre

- Gerencia o área

- Tipo

- Project Manager o líder del proyecto

- Fecha de inicio

- Fecha de finalización

- Nivel

- Fase actual del proyecto (Inicio, planeación, ejecución, cierre)

- Estado actual del proyecto (verde : con el cronograma, amarillo : con riesgo de desviación, rojo : retrasado)

- Al administrar el portafolio se pueden visualizar las relaciones de precedencia y dependencia de los proyectos, y esto ayudaría a administrar la comunicación entre distintos proyectos

- La gestión del portafolio de proyectos debería estar enfocada hacia el mejoramiento continuo 3

Control y Seguimiento general

- Se debería realizar periódicamente (mensual o quincenal) una revisión del estado de todos los proyectos para mantener actualizado el estado de los proyectos del portafolio en el reporte general del portafolio de proyectos.

- Esta revisión debería consistir en una reunión con cada gerente de proyecto, en la cual el gerente de proyecto presente el estado y avance del proyecto a cargo, los posibles riesgos que pueden afectar el cumplimiento del cronograma, asuntos que requieran ser atendidos por niveles de autoridad más altos y nuevos requerimientos o cambios que deban realizarse sobre la planificación inicial del proyecto.

- Antes del inicio de todo proyecto se debería hacer una revisión del cumplimiento de todos los requerimientos de planificación de cada proyecto para garantizar el seguimiento de la metodología de gestión de la PMO y poder realizar el seguimiento y control adecuado.

- Al finalizar cada proyecto se debería hacer una revisión de los resultados del proyecto e identificar hechos relevantes sucedidos que deban ser tenidos en cuenta como lecciones aprendidas para futuros proyectos. 3,4

Visibilidad General y Estratégica

- El mecanismo o herramienta que da visibilidad a la compañía del estado general del portafolio de proyectos es el reporte del CAPEX TRACKING REPORT.

- El CAPEX TRACKING REPORT debería ser un reflejo exacto y confiable del estado y desarrollo de los proyectos.

- Para lograr exactitud y confiabilidad en las cifras que se reportan en el CAPEX TRACKING REPORT es necesario manejar el control específico de

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