Conceptos Basicos

Base de datos

Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensión de nombre de archivo .accdb y las bases de datos creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensión de nombre de archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).

Con Access, puede:

• Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.

• Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.

• Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.

• Organizar y ver los datos de distintas formas.

• Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet.

Partes de una base de datos de Access

Formularios

Informes

Consultas

Macros

Módulos

Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre.

Un registro está formado por el conjunto de información en particular.

Un dato es la intersección entre un campo y un registro.

Tipo de datos

El tipo de datos determina aspectos muy importantes sobre los datos que se podrán introducir en ese campo y sobre el propio campo. En concreto:

La clase de datos que se podrán introducir en el campo.

El espacio que Access reservará para los datos que se introduzcan en el campo.

Las operaciones que se podrán efectuar con los datos de ese campo.

Si se podrá utilizar ese campo como índice o para ordenar la tabla.

Texto

Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono.

Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamaño del campo (el menor de los dos valores).

Memo

Texto extenso, o combinación extensa de texto y números.

Hasta 65.535 caracteres.

Numérico

Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.

1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. de réplica).

Fecha/Hora

Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999.

8 bytes.

Moneda

Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

8 bytes.

Auto numérico

Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Auto numérico no se pueden actualizar.

4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. la réplica).

Sí/No

Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

1 bit.

Objeto OLE

Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Access.

Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco)

Hipervínculo

Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo.

Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervínculo puede contener hasta 2048 caracteres.

Asistente para búsquedas

Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Tamaño igual al del campo clave principal utilizado para realizar la búsqueda (habitualmente 4 bytes).

Máscara de entrada

Puede utilizar la propiedad Máscara De Entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir en

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