Contabilidad De Acredores

CONTABILIDAD DE ACREEDORES / FI-AP (Accounts Payable)

Definición

El Módulo de Cuentas a Pagar se centra en la compra de mercancías, materiales y servicios. Incluye un programa que registra pedidos, suministros y facturas para cada proveedor, de modo que las transacciones actualizan automáticamente las cuentas del Libro Mayor. Está integrado directamente con el módulo de Gestión de Tesorería, encargado de los pagos al contado y las reclamaciones.

Otras posibilidades que ofrece este módulo son las cuentas para una sola ocasión, los pagos a un proveedor alternativo, la anulación de documentos, etc. Es necesario destacar el programa de pagos automáticos que incorpora R/3 y cuya finalidad básica es el ahorro de tiempo.

Funciones Comerciales de una cuenta por pagar

Se incluye un programa que registra pedidos, suministros y facturas para cada proveedor. Las transacciones operativas actualizan automáticamente las cuentas del sistema FI-Libro Mayor, así al transmitir una operación con un proveedor, el sistema actualiza la cuenta a pagar.

Está integrado directamente con el cash management (Gestión del flujo) que trata con los pagos al contado.

Desde las cuentas a pagar se puede utilizar un programa automático de pagos.

Los informes relativos a este módulo siguen las funciones normalizadas de SAP para introducir, por ejemplo:

 Listado de fechas de vencimiento para los pagos.

 Lista de divisas.

 Listado de recordatorios

La correspondencia relacionada con las cuentas a pagarse pueden programar para que produzca cartas y mensajes automáticos en casos como:

 Confirmación de saldos

 Información general

 Calculo de interés.

Datos maestros de proveedores

El maestro de proveedores contiene información sobre los proveedores que suministran a una empresa. Esta información se almacena en los registros maestros de proveedores individuales.

De conformidad con el principio de almacenamiento de datos sin redundancia de SAP ERP, la práctica normal es utilizar los datos maestros para el control de los datos básicos que se modifican muy raramente. En la etapa de diseño de los datos maestros hay que asegurarse de que estos objetos de datos tienen un campo para cada componente informativo que sea necesario para el registro y transmisión de las transacciones con los vendedores.

Si la información requerida se le ha suministrado al sistema, no habrá que introducirla manualmente cada vez que se vaya a registrar una transacción

La información de los datos maestros no están necesariamente disponibles a cualquiera que esté interesado en ellos, ciertos objetos de datos pueden permanecer ocultos para los usuarios que no tengan autorización para acceder a ellos. Ejemplo: el saldo de un proveedor en el banco.

Cada sociedad a su vez se divide en áreas de negocio para el tema contable. Los datos maestros de cada sociedad han de incluir:

 Condición de pago.

 Número de cuenta del cliente bajo cada sociedad.

 Formas de pago

 Como se han de clasificar las anotaciones del proveedor en cada sociedad.

 Moneda utilizada en la gestión de pedidos del proveedor

 Nombres de personas de contacto importantes (plantilla de personal de ventas)

Creación y Mantenimiento de los registros maestros de proveedor

Cuando se identifica a un proveedor nuevo o potencial, se crea un nuevo registro maestro, al que habrá que asignar a un grupo de cuentas. Este grupo determina si puede asignar números de cuenta más de una vez, pero se puede tener a los clientes y a los proveedores dentro del mismo rango de números.

El grupo de cuentas también controla que campos estarán activos en los datos maestros los campos que ofrece este grupo se pueden asimilar a una de tres posibles categorías.

 Campos en los que el usuario ha de introducir entradas válidas.

 Campos en los que el usuario puede introducir entradas o dejarlos en blanco.

 Campos en los que se puede suprimir para que no aparezcan en pantalla puede suprimir una pantalla llena de campos si no se necesita un régimen particular.

Además tenemos las siguientes opciones:

 Se puede copiar un registro desde otro de referencia que se creó precisamente con ese propósito. Se habrá de hacer por lo menos una modificación antes que se pueda transmitir como un registro de proveedor nuevo.

 Se pude copiar los datos maestros de un proveedor existente y editar los detalles no válidos para convertirlos en nuevos datos.

 Se puede crear nuevos datos maestros de proveedor introduciendo todos los datos necesarios.

Una vez que se ha creado y almacenado un dato maestro, se le puede volver a llamar y modificarlo en todos los campos si fuera preciso. Es posible trabajar en todos los campos o solo en una parte de ellos, con los detalles del producto o servicio.

Los datos maestros se visualizan de forma selectiva, de forma que solo se verán los campos que se necesiten para la tarea que de este ejecutando.

Cuenta para una sola ocasión

Si se piensa que un proveedor no se va a convertir en un suministrador regular, se puede abrir una cuenta para una sola ocasión seleccionando la función adecuada (). Así se creara un registro que contiene los datos esenciales para el control, tales como de cuenta asociada a la que se enviara la compra. Los datos de dirección y cuenta bancaria se aportaran cuando se reciba la factura y esta información llegara después a la cuenta de una sola ocasión, en la que se localizaran cuando sean necesarios los datos de pago y eventuales reclamaciones.

Oficina principal-cuentas de sucursales

El

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