Controles En Un Sistema De Procesamiento

Introducción

Desde el punto de vista de la teoría de control, un sistema o proceso está formado por un conjunto de elementos relacionados entre sí que ofrecen señales de salida en función de señales o datos de entrada.

Es importante resaltar el hecho de que no es necesario conocer el funcionamiento interno, o cómo actúan entre sí los diversos elementos, para caracterizar el sistema. Para ello, sólo se precisa conocer la relación que existe entre la entrada y la salida del proceso que realiza el mismo

La relación entrada/salida permite predecir la respuesta del sistema y seleccionar la acción de control adecuada para mejorarla. De esta manera, el diseñador, conociendo cuál es la dinámica deseada ajustará la acción de control para conseguir el objetivo final frente a perturbaciones externas del sistema.

Controles en un sistema de procesamiento.

Su función es la de ayudar a los funcionarios que tienen responsabilidad administrativa, técnica y/u operacional a que no incurran en falta. Y es por ello que aquí el control es creativo, inteligente, y constructivo de asesoramiento, oportuno a todas las direcciones o gerencias a fin de que la toma de decisiones sea acertada, segura y se logren los objetivos, con la máxima eficiencia.

La máxima autoridad del área de informática de una empresa o institución debe implantar los siguientes controles:

1. Controles de Preinstalación

Hacen referencia a procesos y actividades previas a la adquisición e instalación de un equipo de computación y obviamente a la automatización de los sistemas existentes.

Objetivos:

• Garantizar que el hardware y software se adquieran siempre y cuando tengan la seguridad de que los sistemas computarizados proporcionaran mayores beneficios que cualquier otra alternativa.

• Garantizar la selección adecuada de equipos y sistemas de computación

• Asegurar la elaboración de un plan de actividades previo a la instalación

Acciones a seguir:

• Elaboración de un informe técnico en el que se justifique la adquisición del equipo, software y servicios de computación, incluyendo un estudio costo-beneficio.

• Formación de un comité que coordine y se responsabilice de todo el proceso de adquisición e instalación

• Elaborar un plan de instalación de equipo y software (fechas, actividades, responsables) el mismo que debe contar con la aprobación de los proveedores del equipo.

• Elaborar un instructivo con procedimientos a seguir para la selección y adquisición de equipos, programas y servicios computacionales. Este proceso debe enmarcarse en normas y disposiciones legales.

• Efectuar las acciones necesarias para una mayor participación de proveedores.

• Asegurar respaldo de mantenimiento y asistencia técnica.

2. Controles de organización y Planificación

Se refiere a la definición clara de funciones, línea de autoridad y responsabilidad de las diferentes unidades del área PAD, en labores tales como:

• Diseñar un sistema

• Elaborar los programas

• Operar el sistema

• Control de calidad

Se debe evitar que una misma persona tenga el control de toda una operación.

Acciones a seguir

• La unidad informática debe estar al mas alto nivel de la pirámide administrativa de manera que cumpla con sus objetivos, cuente con el apoyo necesario y la dirección efectiva.

• Las funciones de operación, programación y diseño de sistemas deben estar claramente delimitadas.

• Deben existir mecanismos necesarios a fin de asegurar que los programadores y analistas no tengan acceso a la operación del computador y los operadores a su vez no conozcan la documentación de programas y sistemas.

• Debe existir una unidad de control de calidad, tanto de datos de entrada como de los resultados del procesamiento.

• El manejo y custodia de dispositivos y archivos magnéticos deben estar expresamente definidos por escrito.

• Las actividades del PAD deben obedecer a planificaciones a corto, mediano y largo plazo sujetos a evaluación y ajustes periódicos "Plan Maestro de Informática"

• Debe existir una participación efectiva de directivos, usuarios y personal del PAD en la planificación y evaluación del cumplimiento del plan.

• Las instrucciones deben impartirse por escrito.

3. Controles de Sistema en Desarrollo y Producción

Se debe justificar que los sistemas han sido la mejor opción para la empresa, bajo una relación costo-beneficio que proporcionen oportuna y efectiva información, que los sistemas se han desarrollado bajo un proceso planificado y se encuentren debidamente documentados.

Acciones a seguir:

Los usuarios deben participar en el diseño e implantación de los sistemas pues aportan conocimiento y experiencia de su área y esta actividad facilita el proceso de cambio

• El personal de auditoría interna/control debe formar parte del grupo de diseño para sugerir y solicitar la implantación de rutinas de control

• El desarrollo, diseño y mantenimiento de sistemas obedece a planes específicos, metodologías estándares, procedimientos y en general a normatividad escrita y aprobada.

• Cada fase concluida debe ser aprobada documentadamente por los usuarios mediante actas u otros mecanismos a fin de evitar reclamos posteriores.

• Los programas antes de pasar a Producción deben ser probados con datos que agoten todas las excepciones posibles.

• Todos los sistemas deben estar debidamente documentados y actualizados. La documentación deberá contener:

- Informe de factibilidad.

- Diagrama de bloque.

- Diagrama de lógica del programa.

- Objetivos del programa.

- Listado original del programa y versiones que incluyan los cambios efectuados con antecedentes de pedido y aprobación de modificaciones.

- Formatos de salida.

- Resultados de pruebas realizadas.

• Implantar procedimientos de solicitud, aprobación y ejecución de cambios a programas, formatos de los sistemas en desarrollo.

• El sistema concluido será entregado al usuario previo entrenamiento y elaboración de los manuales de operación respectivos

4. Controles de Procesamiento

Los controles de procesamiento se refieren al ciclo que sigue la información desde la entrada hasta la salida de la información, lo que conlleva al establecimiento de una serie de seguridades para:

• Asegurar que todos los datos sean procesados.

• Garantizar la exactitud de los datos procesados.

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