ELEMENTOS PARA ORGANIZAR UN ARCHIVO DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL

1. OBJETIVO(S):

Controlar la producción y trámite documental de la entidad, mediante el diseño e implementación de Tablas de Retención Documental, en los Archivos de Gestión de cada una de las dependencias de la Contraloría de Bogotá, D.C.

2. ALCANCE:

Inicio: Identificación de las dependencias productoras de documentos a través de: recopilación de normas sobre la estructura orgánico – funcional en la entidad, resoluciones reglamentarias, manuales de procedimientos, organigramas.

Fin: El diseño e implementación de las tablas de Retención documental para cada una de las unidades productoras de documentos; y elaboración del informe de seguimiento dirigido a la Oficina Asesora de Control Interno.

3. BASE LEGAL:

ƒ Ley 80 de diciembre 22 de 1989. “Por la cual se crea el archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones “.

ƒ Ley 594 de julio 14 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones”. Artículo 24 (Obligatoriedad de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental por las entidades del estado).

ƒ Decreto 1777 de agosto 3 de 1990. “Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15 de 1990 sobre adopción de los estatutos del Archivo General de la Nación”.

ƒ Decreto 1382 de agosto 18 de 1995. “Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”.

ƒ Decreto 173 de junio 4 de 2004. “Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital”

ƒ Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. “Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos”. Archivo General de la Nación.

ƒ Acuerdo No.12 de octubre 18 de 1995 Artículo 19. Creación del Comité de Archivo. Archivo General de la Nación.

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PROCEDIMIENTO DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL

ƒ Acuerdo No. 09 de octubre 18 de 1995. “Por la cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental ordenadas por el Decreto Número 1382 de 1995. Archivo General de la Nación.

ƒ Acuerdo No. 24 de abril 26 de 2001, “Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones”. Concejo de Bogotá. D.C.

ƒ Acuerdo No. 060 de octubre 30 de 2001, “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”.

ƒ Acuerdo No. 039 de octubre 31 de 2002. “Por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2002. Archivo General de la Nación.

• Acuerdo No. 041 de octubre 31 de 2002. “Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y parágrafo, de la ley 594 de 2000. Archivo General de la Nación.

ƒ Acuerdo No. 042 de octubre 31 de 2002. “Por la cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Unico Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.

ƒ Resolución Reglamentaria No. 011 de junio 12 de 2001. “Por la cual se adoptan los códigos para identificar las dependencias de la Contraloría de Bogotá”, o los actos que la modifiquen. Contraloría de Bogotá. D.C.

ƒ Resolución Reglamentaria No. 017 de abril 29 de 2002.”por la cual se conforma y reglamenta el funcionamiento del Comité de Archivo de la entidad”, o los actos que la modifiquen. Contraloría de Bogotá D.C.

ƒ Circular No. 041 de noviembre 02 de 2001. “Elaboración y adopción de Tablas de Retención Documental”. Alcaldía Mayor de Bogotá.

ƒ Circular No. 046 de noviembre 12 de 2004. “Definición de criterios técnicos de la Serie Contratos”. Alcaldía Mayor de Bogotá.

4. DEFINICIONES:

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

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PROCEDIMIENTO DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO DE GESTIÓN (administrativo, activo, de oficina): Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO CENTRAL (semiactivo, intermedio): Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTÓRICO (permanente, inactivo): Aquel al cual se transfiere la documentación del Archivo central o del Archivo de Gestión que debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia, la cultura y administración de la Memoria Institucional.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina (Archivo de Gestión) y su conservación temporal (Archivo Central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo Histórico).

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen

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