Ejercico feedback ERP

Ejercicio Feedback Nº1. Sistemas de la información

ERP (SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL)

1. Introducción

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (en inglés ERP, Enterprise Resource Planning), son sistemas cuya misión es integrar la gestión de los distintos departamentos de la empresa, unificando y centralizando todos los datos que se deseen, sin importar la distancia física, básicamente creando una arquitectura de software que facilita e integra la información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa.

Con los ERP se mejora la capacidad de colaboración y gestión entre los diferentes departamentos, equipos y empleados de la organización. Como consecuencia esto se traduce en una mejora de la productividad.

Actualmente, un ERP se ha convertido en un aspecto fundamental en la elaboración y gestión de una estrategia empresarial.

Los objetivos principales de los sistemas ERP

• Optimización de los procesos empresariales.
• Acceso a la información.
• Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
• Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

1. Un poco de historia enfocada a SAP

SAP es una de las mayores empresas de software para negocios, con sedes en más de 140 países. Su volumen de negocio ha crecido un 370% entre 2002 y 2014, convirtiéndose en el tercer proveedor de software independiente a nivel mundial.

Fue fundada por cinco exempleados de IBM en 1969 y su nombre proviene del alemán Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamientos de datos). El ERP de SAP fue lanzado por primera vez en 1973, bajo el nombre SAP R/1, y ofrecía un sistema único para distintas tareas propias de un negocio. Este sistema fue mejorado en 1979 y 1992, y durante esos años la popularidad de SAP como solución para empresas creció.

SAP R/3 actualmente se llama "SAP ERP" y va enfocado a grandes compañías, mientras que el SAP Business One a pequeñas y mediana.

Sin embargo, no se dedica a cualquier tipo de software, sino que tiene muy claro cuál es su terreno y qué es lo que se le da bien, por lo que se sitúan en el centro de los productos informáticos destinados a la gestión empresarial. Y dentro de este sector, pueden dirigirse a empresas privados u organismos públicos, lo que también les ayuda a extenderse y lograr un mayor público y un mayor número de clientes en todo el mundo, no solo en Alemania.

1. Modelos de sistema de ERP

Los modelos de sistema de ERP podemos clasificarlos:

• Según su diseño:

Diseñar un software a medida supone que el sistema ERP se va a crear desde cero para una empresa en concreto. Se trata de una solución costosa que obliga a buscar y encontrar la compañía idónea para llevar a cabo el proceso, pero sin embargo ofrece la máxima adaptabilidad.

En cambio, las soluciones modulares o estándares contarían con mayor rapidez en la implantación y más baratas. En función de las necesidades de cada empresa se contratan paquetes o módulos; incluso existen soluciones prediseñadas para cada tipo de empresa concreto. Dependiendo del tamaño de cada empresa el software a escoger será:

• Pymes: SAGE X3, SAP Business One, Microsoft Navision, A3 ERP.
• Empresas Grandes: Microsoft Dynamis y SAP.
• Para empresas pequeñas y medianas existe la posibilidad de crear un ERP a través de un software libre o en la nube.

• Según su instalación:

Este modelo hace referencia a la manera en la que va a estar instalado el software. Algunos programas de este tipo se realizan en local, es decir, que se instalan en el entramado informático de la propia empresa para que pueda ser utilizado en uno o varios equipos dentro de la sede del negocio.

Sin embargo, una solución en la nube supone la ventaja añadida ya que se puede usar desde cualquier lugar donde haya una conexión a Internet, porque está ubicado en un servidor concreto. Esto significa que su funcionamiento no se reduce solamente a la sede de la empresa, sino que permite una mayor versatilidad en este sentido.

1. Características generales

• Operaciones en tiempo real (o casi en tiempo real). Dado que los procesos del ejemplo anterior se producen a los pocos segundos de la recepción del pedido, los problemas se identifican rápidamente, lo que da al vendedor más tiempo para corregir la situación.

• Integración en toda la empresa. Los procesos de negocio se integran de extremo a extremo entre departamentos y unidades de negocio. Por ejemplo, una nueva orden inicia automáticamente una verificación de crédito, consulta la disponibilidad del producto y actualiza el programa de distribución. Una vez que la orden es enviada, la factura es enviada.

• Una base de datos común. Una base de datos común fue una de las ventajas iniciales del ERP. Permite que los datos se definan una vez para la empresa con cada departamento utilizando la misma definición. Los distintos departamentos tenían que ajustarse ahora a las normas de datos aprobadas y a las reglas de edición. Mientras que algunos ERP siguen dependiendo de una sola base de datos, otros han dividido la base de datos física para mejorar el rendimiento.

• Apariencia y tacto consistentes. Los primeros proveedores de ERP se dieron cuenta de que el software con una interfaz de usuario coherente reduce los costes de formación y parece más profesional. Cuando un proveedor de ERP adquiere otro software, a veces se abandona el aspecto común en favor de la velocidad de lanzamiento al mercado. A medida que las nuevas versiones entran en el mercado, la mayoría de los proveedores de ERP restauran la interfaz de usuario consistente. Gracias a utilizar tecnología Microsoft, en todas las herramientas que el trabajador utiliza mantiene el mismo look & feel y usabilidad. Eso facilita el aprendizaje y adopción por parte del personal.

1. Características técnicas

Las dos características principales que diferencian a los ERP de otros programas de gestión empresarial es que son modulares y configurables:

• Modulares: los ERP cuentan con diferentes programas o módulos que gestionan los diferentes departamentos de la empresa, tales como ventas, marketing, almacenes o recursos humanos. Todos estos módulos comparten información en torno a una base de datos común que vertebra el funcionamiento del ERP.
• Configurables: los ERP deben poder modificarse para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa, por ejemplo, a la hora de gestionar el inventario o los puntos de venta. Por eso es necesario que el ERP se pueda configurar para adaptarse a diferentes organizaciones y procesos, teniendo en cuenta además que las necesidades de una misma empresa varían a través del tiempo.

1. Áreas de la empresa en la que se utiliza un sistema de gestión

Uno de los requisitos más importantes en cualquier sistema de gestión es el principio de mejora continua y tiene que nacer de las estrategias a largo y corto plazo de la organización. Dentro de la empresa hay distintas áreas en las que es fundamental contar con un sistema de gestión integrado: 

• Procesos: comprende el impacto en los procesos y prácticas que hacen funcionar a la organización. En esta área gracias al sistema de gestión implantado se realiza una estandarización de los procesos de negocio, mejora el cumplimiento regulatorio, mayor funcionalidad con menor necesidad de soluciones temporales, centralización, etc.

• Tecnología: Relacionados a la tecnología que soporta el funcionamiento de la organización. En la mayoría de los casos, la implementación de un ERP conlleva a la modernización tecnológica, sustituyendo sistemas arcaicos que no cumplen con las necesidades tecnológicas y no logran la performance para acompañar el crecimiento de las operaciones de la organización. Al utilizar un mismo software (ERP) en toda la organización cruzando departamentos, ya no es necesario que ciertos departamentos compren y mantengan software en forma individual. Es posible integrar otros sistemas (por ejemplo: lectores de código de barras) al ERP mediante servicios publicados en una capa específica de integración.

• Productividad: Eficiencia en el uso de los recursos para realizar las operaciones necesarias para el funcionamiento de la organización. Menor necesidad de personal de informática para explotar información debido a la flexibilidad para que el usuario extraiga customice y analice la información, sin necesidad de solicitar desarrollo de reportes específicos.

• Seguridad: Las operaciones son realizadas y la información es accedida solamente por las personas establecidas, la información es respaldada para evitar pérdidas en caso de siniestros. Además, la información es almacenada en forma centralizada por un motor de base de datos relacional, asegurando la integridad relacional de la información, facilitando la implementación de procedimientos adecuados de respaldo y recuperación de la información.

1. Tiempo beneficios y costes asociados a una implantación

En cuanto a los costes de implantar un sistema de gestión integrado estos serian los principales:

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