Elaboracion De Cotrol De Documentos

1. PROPÓSITO

Establecer el procedimiento para la elaboración, la revisión, la aprobación, la emisión, el control de los cambios, la distribución, la actualización y mantenimiento de los documentos utilizados en el Sistema de gestión de la calidad (SGC), incluyendo el control de los documentos externos y obsoletos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todo el personal involucrado en el Sistema de gestión de la calidad de la Universidad Politécnica de Chiapas.

3. POLITICAS DE OPERACIÓN

3.1 Cada Área, por medio de su responsable asegura el control de los documentos, el cual debe procurar el conocimiento e implantación del presente procedimiento.

3.2 El control de los documentos puede ser físico o electrónico.

3.3 En caso de la utilización de medios electrónicos, cada Área deberán asegurar el mantenimiento y resguardo del respaldo correspondiente.

3.4 El criterio para identificar los documentos controlados de los documentos no controlados es el siguiente:

- Documento controlado: Se refiere a los documentos con los cuales la Universidad Politécnica de Chiapas tiene control para poderlos modificar y actualizar, tales como Manual de calidad, procedimientos, formatos, instrucciones de trabajo, instructivos, planes de calidad y demás documentos generados por la institución.

- Los documentos no controlados son aquellos cuyas modificaciones no pueden ser realizadas o actualizadas por la Universidad Politécnica de Chiapas, tales como manuales, catálogos externos o documentos externos, documentos de las autoridades y aquellos documentos que el Representante del SGC decida.

- Los documentos solicitados por los usuarios que salgan de las instalaciones de la institución y que no deban ser modificados ó actualizados tales como el Manual de calidad, se consideran como Documentos no Controlados.

- Las impresiones de documentos electrónicos para fines informativos, así como las fotocopias son considerados como Documentos no Controlados.

3.5 En caso de que algún documento controlado sea distribuido físicamente, será necesario asignarle un número de copia controlada y se entregará por medio del Registro de distribución física de documentos UPCH-R-104.RG-03 o bien por medio de oficio recopilando la firma de recepción del documento.

3.6 El Responsable del SGC, mantiene la documentación en la computadora destinada para esta función y respalda las copias de seguridad al menos una vez al cuatrimestre.

3.7 La adecuada implementación de los documentos será verificada por el Responsable del área, el cual será el encargado de solicitar las modificaciones que se consideren necesarias a los documentos para asegurar su actualización, a través del formato denominado Solicitud de acción de mejora UPCH-R-104.RG-09, manteniéndolo este registro como evidencia de la identificación y documentación del cambio realizado.

3.8 Los documentos obsoletos que sean retenidos para preservar la información, los conocimientos o por cualquier otra razón serán identificados con la leyenda "DOCUMENTO OBSOLETO".

3.9 El encabezado y/o pie de página sugeridos en este documento podrá(n) omitirse o adecuarse en caso de no ser operativamente funcionales.

3.10 El Departamento de Programación y Presupuesto de la Universidad Politécnica de Chiapas, será el órgano responsable de definir y actualizar los lineamientos para la clasificación y organización de los archivos de la información pública, con base en los lineamientos y reglamentos de la Ley que garantiza la transparencia y el derecho a la información pública para el Estado de Chiapas.

3.11 Los procedimientos que se documenten e implementen en la Universidad Politécnica de Chiapas deberán considerar:

1. PROPÓSITO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA (INTERACCION CON OTROS DOCUMENTOS)

7. CONTROL DE REGISTROS

8. GLOSARIO

9. CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS

1. Propósito: se describe la finalidad que se persigue con la documentación e implementación del procedimiento.

2. Alcance: se señala la cobertura para la aplicación del procedimiento.

3. Políticas de operación: se describen los criterios, reglas, requisitos e indicaciones que orientarán al usuario en el cumplimiento del procedimiento.

4. Diagrama del procedimiento: se especifica por medio de un diagrama de flujo la manera secuencial del procedimiento.

5. Descripción del procedimiento: se describe en forma ordenada y secuencial los pasos a seguir, dando respuesta a las siguientes preguntas: ¿qué? ¿cómo? ¿quién? ¿cuándo? y ¿por qué?; así como los puntos de control necesarios y anexos (cuando aplique). Si en la descripción de la actividad se utilizan abreviaturas o conceptos específicos utilizados en el la actividad descrita, será necesario que estos se incluyan dentro del espacio denominado “GLOSARIO” (ver punto 8).

6. Documentos de referencia: se menciona el Marco legal así como las referencias normativas correspondientes al procedimiento tales como reglamentos, normas, políticas; administrati¬vas como manuales, circulares, procedimientos y guías, que se relacionen o afecten al procedimiento que se documenta.

7. Control de registro: se mencionan las formas que se utilizan para registrar datos y resultados en la ejecución del procedimiento.

8. Glosario: se incluyen las expresiones o abreviaturas que faciliten la comprensión y aplicación del procedimiento.

9. Control de cambios y mejoras: Se registran los cambios y actualizaciones al procedimiento, considerando el nivel de revisión, la sección y/o página donde se realiza el cambio, la descripción de la modificación y mejora así como la fecha de modificación.

3.12 El responsable del documento en coordinación con el Representante del SGC, asigna el código de la siguiente forma: AAAAAA.BB-NN

Donde AAA corresponde al área responsable del documento:

UPCH-R-100 Rectoría

UPCH-R-101 Coordinación Jurídica

UPCH-R-102 Coordinación de Tecnologías de Información

UPCH-R-103 Coordinación de Comunicación Social

UPCH-R-104 Representante de la Rectoría para el SGC

UPCH-SAC-200 Secretaría Académica

UPCH-SAC-201 Dirección de Vinculación Universitaria

UPCH-SAC-201-1 Departamento de Extensión y Vinculación

UPCH-SAC-201-2 Departamento de Desarrollo Empresarial

UPCH-SAC-202 Dirección General de Programas Académicos

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