Evidencia 5: Manual “Procesos y procedimientos logísticos”
Enviado por richard31985 • 12 de Junio de 2018 • Informe • 649 Palabras (3 Páginas) • 1.278 Visitas
Evidencia 5: Manual “Procesos y procedimientos logísticos”
Las empresas organizadas buscan documentar sus procesos y procedimientos para garantizar la calidad y los requerimientos del mercado. Los procesos y procedimientos conforman uno de los elementos más importantes de la mejora continua, liderazgo y administración participativa.
Las empresas que cuentan con un sistema de calidad, todos sus procesos estarán debidamente documentados, para ser consultados por todos los trabajadores de manera permanente, en pro de la satisfacción del usuario final.
El manual de procesos y procedimientos, es un componente del sistema de control interno. Es un documento que contiene la descripción detallada, sistemática, ordenada e integral de operaciones o actividades y métodos de trabajo que deben ser desarrolladas, para dar conocimiento de las normas, políticas y procesos importantes de la empresa. Adicionalmente, es facilitador de la comunicación, coordinación, dirección y evaluación, sirve de apoyo al proceso de inducción ya que facilita el adiestramiento del nuevo personal
El uso repetido de una actividad con calidad crea hábito y se podrá conservar la buena imagen y el buen servicio al usuario. (Cliente interno o externo).
Recopila políticas, normas y condiciones, facilitando el correcto funcionamiento de los procesos. Debe estar desarrollado con lenguaje sencillo que permita ser entendido y aplicado, creado en una herramienta que pueda ser modificado y actualizado.
Los principales beneficios de utilizar o diseñar manuales de procesos y procedimientos son:
- Reducción de gastos generales.
- Reducción de costos evitando dobles procesos.
- Guía de trabajo a ejecutar.
- Control interno de las actividades.
- Mejoramiento de la eficiencia en la operación.
- Revisión permanente y actualización de políticas de la compañía.
- Auditoria administrativa de políticas, procedimientos y controles.
En primera medida se debe determinar cuáles son los principales procesos, los cuales deben ser desarrollados sin error.
- Objetivo del proceso
- Actividades
- Resultado Final
- Indicadores de Gestión
- Controles del Proceso
El No uso de manual de procesos y procedimientos puede causar confusión entre los colaboradores de la empresa.
Pasos para elaborar un Manual de Procedimientos son:
- Identificar el procedimiento que se pretende documentar. Entendiendo que procedimiento es una secuencia de acciones cronológicas relacionadas entre sí, para llegar a un fin específico. Determina el “Cómo” se desarrolla una tarea o actividad. Por ejemplo “Compras”.
- Tener presente: Entradas, salidas, controles y recursos.
- Políticas del procedimiento.
- Desarrollo del paso a paso.
Para la elaboración del manual de procesos y procedimientos debe tener en cuenta la presentación. Uso de encabezado y pie de página con los datos requeridos en todas las hojas del contenido:
[pic 1]
En el pie de página debe ir la numeración de las hojas eje. 2/7
Debe contener:
- Nombre oficial de la organización
- Denominación y extensión
- Lugar, fecha de elaboración y número de elaboración.
- Unidades responsables de su elaboración.
- Índice o Contenido
- Introducción
- Áreas de aplicación
- Responsables
- Objetivos de los procedimientos
- Políticas
- Paso a paso del proceso o procedimiento.
Para el punto que solicita elaboración de un diagrama de flujo de los procesos del área seleccionada, debe tener presente la forma correcta de elaboración de diagramas, utilizando toda la simbología y conectores. Ejemplo:
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